Podstawowe zasady wdrażania zmian

Wszelkie zmiany zakłócają rutynę pracy pracowników, a tym samym stanowią poważne zagrożenie. Dlatego organizacja bezpiecznego wdrażania zmian wymaga stałej uwagi menedżerów na wszystkich szczeblach zarządzania.

Pojęcie "zmiany" obejmuje zmiany:

• metod pracy i organizacji pracy;
• miejsca (miejsc) wykonywania pracy.

Dlatego eksperci funkcji HSE i bezpieczeństwa przemysłowego muszą potrafić przekonująco wyjaśnić innym, co następuje po zmianach oraz jaką wartość stanowią one dla firmy, kierownictwa i pracowników.

Eksperci funkcji HSE i bezpieczeństwa przemysłowego powinni opracować wymagania, które zapewnią mechaniczne wykonywanie czynności przez pracownika, dostarczając mu odpowiedzi na pytanie, co powinien robić inaczej lub w nowy sposób.

Jedna Firma – Jeden Standard

Lokalny dokument normatywny (dalej Standard) powinien zostać opracowany z uwzględnieniem wymagań wszystkich zakładów, wszystkich lokalizacji i (lub) jednostek biznesowych oraz wszystkich osób, łącząc wszystkie podejścia w firmie, aby wspólnie osiągnąć więcej.

Powinien być elastyczny i obejmować wszystkie operacje firmy, na przykład: wytwarzanie energii elektrycznej, budownictwo, wydobycie i przetwórstwo, transport i logistykę, zarządzanie wykonawcami oraz ryzykiem biurowym.

W ten sposób, wdrażając Standard, każda funkcja jest zaangażowana w proces i ponosi odpowiedzialność za wdrożenie z uwzględnieniem lokalnych potrzeb, przepisów prawa, języka i wymagań operacyjnych.

Uruchomienie komunikacji – motywacja

Uruchomienie i zapewnienie regularnej, obejmującej całą firmę, wielopoziomowej, wielokanałowej i wielojęzycznej komunikacji poprzez:

• zdobycie zaangażowania kluczowych interesariuszy;
• zdefiniowanie wszystkich typów odbiorców w celu dostarczenia spersonalizowanych komunikatów;
• wykorzystanie wszystkich kanałów komunikacji i punktów styku (wiadomości wideo od kadry zarządzającej, rozmowy osobiste przed zmianą/w strefie roboczej, plakaty, e-mail, naklejki na ŚOI, instruktaże na stanowiskach pracy, biuletyny informacyjne itp.);
• wyjaśnienie „dlaczego, jak, kto, kiedy”;
• wyjaśnienie „co to oznacza dla mnie” (czynnik motywacyjny);
• zapewnienie szybkiego i skutecznego rozpowszechniania wyników.

Szkolenia

Etapowe, multimodalne szkolenia dla konkretnych funkcji, pozwalające na przyswojenie, utrwalenie i wdrożenie przekazu.

Sesje uzgodnione z wyższą kadrą zarządzającą, szkolenia behawioralne dla menedżerów, szkolenia umiejętności dla pracowników, szkolenia dla docelowych grup roboczych:

• szkolenia prowadzone przez instruktora;
• interaktywne przewodniki szkoleniowe: wideo, animacja, grywalizacja, interakcja, e-learning;
• uczestnictwo grupowe, odgrywanie ról;
• szkolenia praktyczne, coaching.

Stymulowanie zmian kulturowych

Przywództwo definiuje kulturę, a kultura definiuje zachowanie. Liderzy będą wspierać proces zmian, promując wdrażanie bezpiecznych systemów pracy i szkoleń. Plan realizacji wspiera „Indywidualny plan realizacji” każdego zakładu, kładąc nacisk na:

• terminową i aktualną komunikację;
• aktywne upodmiotowienie;
• stałą informację zwrotną;
• proaktywną identyfikację problemów;
• stymulowanie zdecentralizowanej odpowiedzialności przy wsparciu korporacyjnym.

Wsparcie i zapewnienie możliwości monitorowania

• dział HR wspiera wdrażanie szkoleń, monitorowanie indywidualnego rozwoju kompetencji;
• zespół komunikacji korporacyjnej uruchamia i zapewnia regularną komunikację;
• korporacyjny dział IT zapewnia automatyzację i monitorowanie raportowania;
• działy finansów i HR opracowują kryteria motywacyjne i zwiększające wydajność w celu wsparcia wdrażania, stosowania i ciągłego doskonalenia Standardu.

Podstawowe zasady wdrażania zmian pomagają sformułować plan działania dla implementacji zmian. Rdzeniem zmian jest praca z ludźmi zaangażowanymi w transformację. Jasny plan działania pomoże przekazać znaczenie zmian, poradzić sobie z sabotażem pracowników i utrzymać motywację do pracy w nowy sposób.