หลักการพื้นฐานในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงใดๆ ย่อมส่งผลกระทบต่อขั้นตอนการทำงานที่คุ้นเคยของพนักงาน จึงถือเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรง ดังนั้น การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างปลอดภัยจึงต้องอาศัยความเอาใจใส่จากผู้บริหารทุกระดับอย่างต่อเนื่อง

คำว่า "การเปลี่ยนแปลง" หมายถึงการเปลี่ยนแปลงในด้าน:

• วิธีการทำงานและการจัดระเบียบงาน;
• สถานที่ปฏิบัติงาน

ดังนั้น ผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE และความปลอดภัยในการทำงานต้องสามารถอธิบายให้ผู้อื่นเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นหลังจากการเปลี่ยนแปลง และสิ่งนี้มีคุณค่าต่อบริษัท ผู้บริหาร และพนักงานอย่างไร

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE ต้องกำหนดข้อกำหนดที่จะช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานตามขั้นตอนได้อย่างเป็นระบบ โดยให้คำตอบแก่พนักงานว่าพวกเขาต้องทำอะไรที่แตกต่างไปจากเดิมหรือทำอะไรใหม่ๆ

หนึ่งบริษัท – หนึ่งมาตรฐาน

เอกสารระเบียบข้อบังคับภายใน (ต่อไปนี้จะเรียกว่า มาตรฐาน) จะต้องได้รับการจัดทำขึ้นโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของทุกสถานประกอบการ ทุกพื้นที่ และ (หรือ) หน่วยธุรกิจ รวมถึงพนักงานทุกคน โดยเชื่อมโยงแนวทางทั้งหมดในบริษัทเข้าด้วยกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่กว่าร่วมกัน

มาตรฐานนี้ต้องมีความยืดหยุ่นและครอบคลุมการดำเนินงานทั้งหมดของบริษัท เช่น การผลิตไฟฟ้า การก่อสร้าง การขุดเจาะและการแปรรูป การขนส่งและโลจิสติกส์ การบริหารจัดการผู้รับเหมา และความเสี่ยงในสำนักงาน

ดังนั้น ในการนำมาตรฐานไปใช้ ทุกฝ่ายจะมีส่วนร่วมในกระบวนการและรับผิดชอบในการดำเนินการ โดยคำนึงถึงความต้องการในท้องถิ่น กฎหมาย ภาษา และข้อกำหนดในการดำเนินงาน

การเริ่มต้นสื่อสาร – การสร้างแรงจูงใจ

การเริ่มต้นและสร้างความมั่นใจในการสื่อสารที่สม่ำเสมอ ครอบคลุมทั่วทั้งบริษัท ในหลายระดับ หลายช่องทาง และหลายภาษา โดยผ่าน:

• การสร้างความมุ่งมั่นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก;
• การระบุกลุ่มเป้าหมายทุกประเภทเพื่อส่งข้อความที่ปรับให้เหมาะสม;
• การใช้ช่องทางการสื่อสารและจุดสัมผัสทั้งหมด (ข้อความวิดีโอจากผู้บริหารระดับสูง, การพูดคุยส่วนตัวก่อนเริ่มงาน/ในพื้นที่ทำงาน, โปสเตอร์, อีเมล, สติกเกอร์บนอุปกรณ์ PPE, การบรรยายสรุปในที่ทำงาน, จดหมายข่าว เป็นต้น);
• การอธิบาย «ทำไม อย่างไร ใคร เมื่อไหร่»;
• การอธิบายว่า «สิ่งนี้มีความหมายต่อฉันอย่างไร» (ปัจจัยจูงใจ);
• การสร้างความมั่นใจในการเผยแพร่ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การฝึกอบรม

การฝึกอบรมแบบเป็นขั้นตอนและหลากหลายรูปแบบสำหรับหน้าที่เฉพาะด้าน เพื่อให้สามารถทำความเข้าใจ จดจำ และนำข้อความไปปฏิบัติได้

เซสชันการประสานงานกับผู้บริหารระดับสูง, การฝึกอบรมด้านพฤติกรรมสำหรับผู้บริหาร, การฝึกอบรมทักษะสำหรับคนงาน, การฝึกอบรมกลุ่มทำงานเป้าหมาย:

• การฝึกอบรมโดยมีวิทยากร;
• คู่มือการเรียนรู้แบบโต้ตอบ วิดีโอ แอนิเมชัน เกมมิฟิเคชัน การมีปฏิสัมพันธ์ การเรียนรู้ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-learning);
• การมีส่วนร่วมของกลุ่ม การแสดงบทบาทสมมติ;
• การฝึกปฏิบัติจริง การโค้ชชิ่ง

การกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม

ภาวะผู้นำเป็นตัวกำหนดวัฒนธรรม และวัฒนธรรมเป็นตัวกำหนดพฤติกรรม ผู้นำจะส่งเสริมกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จโดยการสนับสนุนการนำระบบการทำงานที่ปลอดภัยและการฝึกอบรมมาใช้ แผนการดำเนินงานจะสนับสนุน «แผนการดำเนินงานส่วนบุคคล» ของแต่ละสถานประกอบการ โดยเน้นที่:

• การสื่อสารที่ตรงเวลาและทันสมัย;
• การมอบอำนาจอย่างจริงจัง;
• การให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างต่อเนื่อง;
• การระบุปัญหาเชิงรุก;
• การส่งเสริมความรับผิดชอบแบบกระจายอำนาจโดยมีการสนับสนุนจากส่วนกลาง

การสนับสนุนและการตรวจสอบ

• ฝ่าย HR สนับสนุนการขยายผลการฝึกอบรม ตรวจสอบการพัฒนาสมรรถนะรายบุคคล;
• ทีมสื่อสารองค์กรเริ่มต้นและสร้างความมั่นใจในการสื่อสารที่สม่ำเสมอ; ฝ่าย IT ขององค์กรจัดให้มีระบบอัตโนมัติและการตรวจสอบการรายงาน;
• ฝ่ายการเงินและ HR กำหนดเกณฑ์การสร้างแรงจูงใจและการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนการขยายผล การนำไปใช้ การใช้งาน และการปรับปรุงมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง

หลักการพื้นฐานในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง ช่วยในการสร้างแผนปฏิบัติการสำหรับการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงคือการทำงานร่วมกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการเปลี่ยนผ่าน แผนปฏิบัติการที่ชัดเจนจะช่วยสื่อสารความสำคัญของการเปลี่ยนแปลง รับมือกับการต่อต้านของพนักงาน และรักษาแรงจูงใจในการทำงานในรูปแบบใหม่