Các nguyên tắc cơ bản trong việc triển khai thay đổi

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng làm xáo trộn thói quen làm việc của nhân viên, do đó tiềm ẩn nguy cơ nghiêm trọng. Vì vậy, việc tổ chức triển khai thay đổi một cách an toàn đòi hỏi sự chú trọng liên tục từ lãnh đạo ở mọi cấp quản lý.

Khái niệm "thay đổi" bao gồm các thay đổi về:

• phương pháp lao động và tổ chức công việc;
• địa điểm thực hiện công việc.

Do đó, các chuyên gia HSE và an toàn công nghiệp phải có khả năng giải thích thuyết phục cho người khác về những gì sẽ xảy ra sau thay đổi, giá trị mà nó mang lại cho công ty, ban lãnh đạo và nhân viên.

Các chuyên gia HSE và an toàn công nghiệp cần xây dựng các yêu cầu đảm bảo việc thực hiện các hành động của nhân viên một cách máy móc, cung cấp câu trả lời cho nhân viên về những gì họ phải làm khác đi hoặc làm theo cách mới.

Một Công ty – Một Tiêu chuẩn

Văn bản quy định nội bộ (sau đây gọi là Tiêu chuẩn) phải được xây dựng dựa trên yêu cầu của tất cả các doanh nghiệp, tất cả các địa điểm và (hoặc) đơn vị kinh doanh và tất cả mọi người, kết nối mọi phương pháp tiếp cận trong công ty để cùng nhau đạt được kết quả lớn hơn.

Tiêu chuẩn phải linh hoạt và bao quát tất cả các hoạt động của công ty, ví dụ: sản xuất điện, xây dựng, khai thác và chế biến, vận tải và hậu cần, quản lý nhà thầu và rủi ro văn phòng.

Do đó, khi triển khai Tiêu chuẩn, mỗi bộ phận đều tham gia vào quy trình và chịu trách nhiệm triển khai dựa trên nhu cầu địa phương, luật pháp, ngôn ngữ và các yêu cầu vận hành.

Khởi động truyền thông – Động lực

Khởi động và đảm bảo truyền thông đa cấp, đa kênh, đa ngôn ngữ thường xuyên trên toàn Công ty thông qua:

• giành được sự cam kết của các bên liên quan chính;
• xác định tất cả các loại đối tượng để gửi các thông điệp phù hợp;
• sử dụng tất cả các kênh liên lạc và điểm tác động (thông điệp video từ các lãnh đạo cấp cao, trò chuyện trực tiếp trước ca làm việc/tại khu vực làm việc, áp phích, email, nhãn dán trên thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE), hướng dẫn tại nơi làm việc, thư thông báo, v.v.);
• giải thích «tại sao, như thế nào, ai, khi nào»;
• giải thích «điều này có ý nghĩa gì đối với tôi» (yếu tố động lực);
• đảm bảo phổ biến kết quả nhanh chóng và hiệu quả.

Đào tạo

Đào tạo đa phương thức, theo từng giai đoạn cho các chức năng cụ thể, cho phép tiếp thu, ghi nhớ và thực hiện thông điệp.

Các buổi họp thống nhất với lãnh đạo cấp cao, đào tạo hành vi cho quản lý, đào tạo kỹ năng cho công nhân, đào tạo các nhóm làm việc mục tiêu:

• đào tạo dưới sự hướng dẫn của giảng viên;
• hướng dẫn học tập tương tác qua video, hoạt hình, trò chơi hóa, tương tác, e-learning;
• tham gia nhóm, đóng vai;
• đào tạo thực hành, huấn luyện.

Thúc đẩy thay đổi văn hóa

Lãnh đạo định hình văn hóa, và văn hóa định hình hành vi. Các nhà lãnh đạo sẽ thúc đẩy quá trình thay đổi thành công bằng cách khuyến khích triển khai các hệ thống làm việc an toàn và đào tạo. Kế hoạch thực hiện hỗ trợ «Kế hoạch thực hiện cá nhân» của mỗi doanh nghiệp với trọng tâm là:

• truyền thông kịp thời và cập nhật;
• trao quyền chủ động;
• phản hồi liên tục;
• chủ động xác định vấn đề;
• thúc đẩy trách nhiệm phi tập trung với sự hỗ trợ từ tập đoàn.

Hỗ trợ và đảm bảo khả năng giám sát

• bộ phận Nhân sự hỗ trợ triển khai đào tạo, giám sát phát triển năng lực cá nhân;
• đội ngũ truyền thông nội bộ khởi động và đảm bảo truyền thông thường xuyên; bộ phận IT của tập đoàn đảm bảo tự động hóa và giám sát báo cáo;
• bộ phận Tài chính và Nhân sự xây dựng các tiêu chí khuyến khích và nâng cao hiệu suất để hỗ trợ việc triển khai, áp dụng, sử dụng và cải tiến liên tục Tiêu chuẩn.

Các nguyên tắc cơ bản trong việc triển khai thay đổi giúp hình thành kế hoạch hành động để thực hiện các thay đổi. Cốt lõi của sự thay đổi là làm việc với những người tham gia vào quá trình chuyển đổi. Một kế hoạch hành động rõ ràng sẽ giúp truyền đạt tầm quan trọng của thay đổi, đối phó với sự phản kháng của nhân viên và duy trì động lực làm việc theo cách mới.