Integracja formuły zaufania w budowanie kultury bezpieczeństwa

Po raz pierwszy z formułą zaufania zetknąłem się w książce Stephena Coveya „Szybkość zaufania”. Oto co pisze autor:

„Zaufanie wpływa na nas 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, 365 dni w roku. Inspiruje i wspiera jakość każdej relacji, każdej komunikacji, każdej pracy i projektu, każdego przedsięwzięcia i każdej inicjatywy. Zmienia jakość każdej bieżącej chwili, a także zmienia trajektorię i wynik każdego przyszłego momentu naszego życia – zarówno prywatnego, jak i zawodowego.

Wbrew powszechnym przekonaniom, zaufanie nie jest czymś nieuchwytnym i nieokreślonym, co albo się ma, albo nie. Wręcz przeciwnie, zaufanie to pragmatyczny, wymierny i użyteczny zasób, który można budować, i to znacznie szybciej, niż mogłoby się wydawać”.

Biorąc pod uwagę, że nowoczesne podejście do budowania i rozwijania kultury bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie wiąże się z wdrażaniem znacznej liczby zmian, niezwykle ważne jest, aby kierownictwo i pracownicy ufali Tobie oraz Twoim propozycjom i wspierali je. W niniejszym artykule chciałbym podzielić się osobistym doświadczeniem w stosowaniu formuły zaufania, którą wykorzystuję w codziennej pracy, aby osiągać wyznaczone cele w zakresie HSE oraz budować kulturę bezpiecznych zachowań w Grupie Kapitałowej „RUST”.

Proponowana formuła ustala związek między czterema podstawowymi elementami zaufania, które odnoszą się do prawdziwości słów, działań, emocji i pobudek:

T = (C + R + I) / S

gdzie:

T = Zaufanie (Trust)

C = Wiarygodność (Credibility)

R = Niezawodność (Reliability)

I = Bliskość (Intimacy)

S = Orientacja na siebie (Self-Orientation)

Wiarygodność (Credibility): główna zasada polega na tym, że zawsze musisz być pewny tego, co mówisz, i być gotowym na każde pytanie lub nieprzewidzianą sytuację, która może pojawić się w trakcie opracowywania i/lub wdrażania danego projektu. Jednak wiarygodność zależy nie tylko od Twoich kompetencji w danej kwestii, ale także od Twojego doświadczenia. Dlatego na etapie omawiania nadchodzących zmian WAŻNE jest, aby mówić o możliwych ryzykach, o wcześniej popełnionych błędach i wyciągniętych z nich wnioskach.

Trzy kluczowe myśli dotyczące zwiększenia wiarygodności:

• Nigdy nie kłam, a nawet nie wyolbrzymiaj
• Pokaż pracownikom, że masz wystarczająco dużo doświadczenia i energii, aby rozwiązać dany problem
• Jeśli czegoś nie wiesz, przyznaj się do tego otwarcie i natychmiast

Niezawodność (Reliability): niezawodność jest tym elementem formuły zaufania, który wymaga ciągłych działań. Łączy ona słowa z czynami, intencje z działaniami. To właśnie orientacja na działanie odróżnia niezawodność od wiarygodności.

WAŻNE, aby kierownictwo i pracownicy mogli na Tobie polegać, a Twoje czyny nie odbiegały od słów. Jeśli wyznaczyłeś sobie określony termin na wykonanie jakiegoś działania, musisz podjąć wszelkie możliwe kroki, aby dotrzymać tego terminu i zapewnić rezultat.

Trzy kluczowe myśli dotyczące niezawodności:

• Przyjmuj zobowiązania w drobnych sprawach: wysłanie protokołu dzisiaj, zadzwonienie do wykonawcy w ciągu dnia, powrót z informacją zwrotną w najbliższym czasie itp.
• Przygotuj maksymalnie dogodny plan: używaj wyłącznie terminologii powszechnie znanej wszystkim uczestnikom, odpowiedniego formatu prezentacji materiałów oraz harmonogramu
• Jeśli w Twoich planach coś się zmienia, natychmiast (z wyprzedzeniem) uprzedź o tym wszystkie zainteresowane osoby

Bliskość (Intimacy): fakt – ludzie skłonni są ufać tym, z którymi łączą ich bliskie relacje i którym nie są obojętne ich problemy. Brak bliskich relacji to częsty błąd w budowaniu zaufania. Bliskie relacje to najbardziej emocjonalny składnik z czterech komponentów tworzenia zaufania. Prowadzą one do emocjonalnej szczerości, gotowości do poszerzania granic interakcji oraz zachowania szacunku wobec siebie nawzajem i ustalonych zasad. Jeśli masz bliskie relacje z kolegami, pozwala Ci to nie bać się popełnienia błędu i w ich oczach zawsze pozostawać człowiekiem, który potrafi przyznać się do pomyłek, słuchać opinii współpracowników i rozwijać się razem z nimi.

Trzy kluczowe myśli dotyczące budowania bliskich relacji w zespole:

• Znajdź wspólne tematy i wartości, które Was łączą
• Nie bój się zrobić pierwszego kroku i rozmawiać z pracownikami na tematy, które ich nurtują
• Wracaj do nich i interesuj się bieżącym stanem spraw w kwestiach, które są ważne dla pracowników

Orientacja na siebie (Self-Orientation): nawet patrząc na samą formułę zaufania, oczywiste jest, że im wyższy poziom orientacji na siebie, tym niższy poziom zaufania. Liderzy, którzy bardziej interesują się sobą i osiąganiem wyłącznie osobistych celów niż tym, jak osiągnąć wspólny wynik, nie będą w stanie zdobyć należytego poziomu zaufania.

WAŻNE aby nie dopuścić do przesunięcia fokusu z zadań wspólnych na własne.

Trzy kluczowe myśli dotyczące kształtowania niskiego poziomu orientacji na siebie:

• W pracy z ludźmi częściej używaj pytań otwartych, które pozwolą Ci zgłębić istotę problemu i zademonstrują Twój poziom zaangażowania
• Uważnie słuchaj tego, co mówią członkowie Twojego zespołu. Podsumowuj i parafrazuj wypowiedzi, aby upewnić się, że wszystko dobrze zrozumiałeś
• Bierz odpowiedzialność za błędy i nieudane wyniki na siebie

7 kluczowych zasad budowania wysokiego poziomu zaufania:

1. Postępuj zgodnie z tym, co mówisz
2. Zawsze pozostawaj profesjonalistą
3. Utrzymuj kontakt osobisty – „twarzą w twarz”, „jeden na jeden”
4. Znajdź wspólne wartości
5. Okazuj troskę o ludzi
6. Zachęcaj/świętuj sukcesy
7. Bądź uczciwy i pozwól innym postrzegać Cię jako uczciwego lidera

WAŻNE jest również zaznaczenie, że niniejsza formuła może doprowadzić Cię do sukcesu tylko wtedy, gdy będziesz jej przestrzegać nie tylko w pracy, przy realizacji celów i zadań biznesowych, gdy jesteś na widoku kierownictwa i innych pracowników firmy, ale każdego dnia, w tym również po zakończeniu dnia pracy, poza terenem firmy. Możesz być doskonałym pracownikiem nastawionym na sukces, zaangażowanym we wszystkie procesy i projekty oraz przynosić pożądane rezultaty, ale możesz to równie szybko stracić, jeśli któryś z pracowników przypadkowo zobaczy, jak poza pracą nie przestrzegasz tych norm i zasad, które deklarujesz w czasie pracy.

Na zdobycie zaufania potrzeba lat. Aby je zniszczyć, wystarczy kilka minut.