ISO 45001 ซึ่งผมมักจะหยิบยกมาอ้างอิงและวิเคราะห์เจาะลึกอยู่เสมอ ได้นำเสนอกระบวนการที่น่าสนใจอีกอย่างหนึ่งให้เรา นั่นคือ การจัดการองค์กรผู้รับเหมา
กระบวนการจัดการผู้รับเหมาในมุมมองทางการเงินนั้นเป็นที่เข้าใจกันดี เนื่องจากมีมานานแล้ว กระบวนการเชิงพาณิชย์นี้ทำให้เกิดคำว่า "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญา" (Contractor) โดยปกติแล้วบุคคลนี้จะมีพื้นฐานด้านกฎหมายหรือการเงิน มีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม เข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท รู้วิธีคำนวณต้นทุน มองเห็นผลประโยชน์ทางการเงิน เจรจาต่อรองได้ และมีความสามารถอื่นๆ อีกมากมายที่ขาดไม่ได้สำหรับองค์ประกอบเชิงพาณิชย์ในการทำงานของเจ้าหน้าที่บริหารสัญญา
แต่ตอนนี้เรากำลังเผชิญกับข้อกำหนดในการจัดการสัญญาผ่านมุมมองของ HSE... นั่นคือเรากำลังพูดถึง "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญาด้าน HSE"
ลองจินตนาการดูสักครู่ถึงจำนวนสัญญาที่บริษัทผู้ดำเนินกิจการสถานประกอบการที่เป็นอันตรายมีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาอาหาร งานบริการและซ่อมบำรุงทุกประเภท การขนส่งบุคลากร/อุปกรณ์/ขยะอันตราย การจัดซื้อจัดจ้าง งานก่อสร้าง และอื่นๆ อีกมากมาย
วัตถุประสงค์หลักของกระบวนการจัดการผู้รับเหมาคือ เพื่อบรรลุเป้าหมายการผลิตของบริษัทอย่างปลอดภัย มีคุณภาพ และครบถ้วน ไม่ใช่การ "ขูดรีดผู้รับเหมา" "ทำลายผู้รับเหมา" "กดดันผู้รับเหมาด้วยค่าปรับ" "ขัดขวางการทำงานของผู้รับเหมา" หรือ "แค่ตรวจใบเซอร์ฯ ก็พอแล้ว" และอื่นๆ... คุณคงเห็นด้วยว่าเมื่อพนักงานของผู้รับเหมาเสียชีวิตในพื้นที่ปฏิบัติงาน สิ่งนี้จะสร้างความเสื่อมเสียอย่างร้ายแรงต่อผู้ดำเนินกิจการด้วยเช่นกัน ยังไม่รวมถึงการสอบสวนและการเข้าตรวจสอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
โดยทั่วไป งานของ "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญาด้าน HSE" สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นเตรียมการ ขั้นการทำงานร่วมกับผู้รับเหมา และขั้นสิ้นสุดสัญญา แต่ต้องขอย้ำก่อนว่างานลักษณะนี้ไม่สามารถทำได้โดยลำพัง แต่เป็นการทำงานที่สอดประสานกันระหว่าง "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญาด้านกฎหมาย/การเงิน" พนักงานที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบสัญญา พนักงานที่รับผิดชอบงบประมาณทั้งหมดของสัญญา และ "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญาด้าน HSE"
แม้จะดูเหมือนง่าย แต่ต้องเข้าใจว่ากิจกรรมหลักแต่ละอย่างจะแตกย่อยออกเป็นชุดของการดำเนินการต่างๆ ที่ซับซ้อนเช่นกัน พนักงานที่ดูแลกระบวนการ HSE ในสัญญาจ้างต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนและมีความเชื่อมโยงกับประเด็นด้านกฎหมายและการเงิน
เรามาลองเจาะลึกรายละเอียดกัน
1. ขั้นเตรียมการ:
2. ขั้นตอนต่อไปคือการทำงานร่วมกับผู้รับเหมา
ขั้นตอนนี้จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา "เจ้าหน้าที่บริหารสัญญาด้าน HSE" จะช่วยหาแนวทางแก้ไขปัญหาเชิงระบบที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงานตามสัญญา:
กิจกรรมหลักประกอบด้วย (แต่ไม่จำกัดเพียง):
3. ขั้นตอนสุดท้ายของการจัดการผู้รับเหมา
อย่างที่เราเห็น ข้อกำหนดด้านคุณสมบัติสำหรับพนักงาน HSE ดังกล่าวนั้นสูงมาก ดังนั้นองค์กรที่ตัดสินใจนำกระบวนการจัดการผู้รับเหมามาใช้ จะต้องตระหนักว่าการจ้าง "เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยทั่วไป" จะไม่สามารถให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วได้
แนวทางแก้ไขระยะสั้นคือ การซื้อตัวผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวหรือจ้างที่ปรึกษาจากภายนอก (ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง!)
แนวทางแก้ไขระยะยาวคือ การสร้างผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวขึ้นภายในบริษัทเอง (ซึ่งต้องใช้ต้นทุนไม่เพียงแต่ด้านการเงิน แต่ยังรวมถึงด้านเวลาด้วย) จำเป็นต้องมีทรัพยากรบุคคลที่จะคอยสอนงานให้กับพนักงานใหม่
จงดูแลผู้เชี่ยวชาญของคุณให้ดี เพราะพวกเขาคือรากฐานของทุนทางปัญญาและทุนมนุษย์ของบริษัท และเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ!