Phong cách giao tiếp giữa bộ phận HSE và các trưởng bộ phận sản xuất

Chuyên gia an toàn lao động – là kẻ thù hay người bạn của các trưởng bộ phận sản xuất?

Hơn mười năm trước là lần đầu tiên tôi đi kiểm tra các khu vực sản xuất, nhưng tôi vẫn nhớ rất rõ ngày hôm đó. Khi còn là sinh viên năm thứ năm, tôi đã làm việc với tư cách là chuyên viên môi trường tại một doanh nghiệp sản xuất. Ngày X đã đến, khi tôi phải tự mình đi kiểm tra các khu vực, viết phiếu yêu cầu cho các cấp quản lý, thảo luận về các điểm không phù hợp và lập kế hoạch khắc phục. Tôi nhớ rất rõ cảm giác sợ hãi trước những người đàn ông bặm trợn trong bộ đồng phục bảo hộ, sự lo lắng của bản thân, mong muốn kết thúc buổi giám sát thật nhanh, và cả những phản hồi không mấy tích cực mà họ dành cho tôi, những lo âu và sự chán nản không muốn thực hiện các lần kiểm tra tiếp theo.

Và giờ đây, đã bước sang năm thứ mười một tôi làm việc trong lĩnh vực an toàn lao động và môi trường. Hiện tại, mỗi lần xuống xưởng sản xuất, tôi coi đó là một hoạt động bình thường, thường nhật với sự bình tĩnh tuyệt đối. Tất nhiên, kinh nghiệm đóng vai trò lớn, nhưng việc tự rèn luyện bản thân cũng không kém phần quan trọng.

Đây là điều tôi dạy các chuyên viên của mình: bạn có thể không biết câu trả lời cho mọi câu hỏi, nhưng bạn luôn có thể ghi chép lại, tìm hiểu và quay lại phản hồi cho nhân viên.

Tất nhiên, chuyên gia an toàn lao động sẽ không bao giờ trở thành "người nhà" hoàn toàn giữa những công nhân sản xuất, bạn sẽ luôn bị coi là người đang cố gắng tìm ra thiếu sót, ghi nhận chúng và chụp ảnh các vi phạm. Và ở đây, bạn cần hiểu rõ thông điệp mà chính mình mang theo khi thực hiện giám sát.

Việc lôi kéo các trưởng bộ phận cùng tham gia kiểm tra là rất quan trọng, để họ hiểu rằng bạn luôn cởi mở với các phản hồi, sẵn sàng lắng nghe họ, hiểu tại sao họ chưa thể hoặc chưa kịp khắc phục các vi phạm, và cùng nhau thảo luận vấn đề. Cần có sự cân bằng: tuân thủ các yêu cầu an toàn lao động là bắt buộc, nhưng cách truyền đạt điều đó có thể khác nhau.

Tôi ủng hộ phong cách quản lý dân chủ, nơi các quyết định được đưa ra một cách tập thể, có sự đối thoại và phản hồi giữa các nhân viên, và một hệ thống giao tiếp được xây dựng (cái gọi là chuỗi hỗ trợ). Trong trường hợp này, chuyên gia HSE triển khai các phương pháp cần thiết thông qua việc lôi kéo các trưởng bộ phận vào quy trình. Điều quan trọng ở đây là không vượt quá giới hạn khi các quyết định của quản lý đi ngược lại với yêu cầu an toàn lao động. Cá nhân tôi cảm thấy thoải mái khi làm việc mà nhân viên tìm đến để nhờ giúp đỡ, xin lời khuyên, đề xuất ý tưởng và giải pháp của riêng họ, thay vì chỉ đơn thuần "tuân lệnh" các mệnh lệnh và quy định đã viết sẵn.

Về phong cách tự do, tôi không thực sự ủng hộ. Một mặt, khả năng tự đưa ra quyết định và sự tự chủ hoàn toàn có thể mang lại kết quả tích cực, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Do đó, trong một số khía cạnh đã được định hình và quy trình hành động đã rõ ràng, bộ phận HSE để lại quyền tự chủ cho các trưởng bộ phận, nhưng chỉ trong những ranh giới nghiêm ngặt của quy trình.

Phong cách độc đoán, đối với cá nhân tôi, là một giai đoạn đã qua. Mặc dù trong một số thời điểm và tình huống nhất định, nó hoàn toàn có thể được áp dụng.

Mỗi chuyên gia HSE đều chọn phong cách quản lý của riêng mình, thật khó để chọn duy nhất một thứ, điều quan trọng là cuối cùng mọi nhân viên đều được làm việc trong điều kiện an toàn và có thể tìm đến bộ phận HSE như những người đồng nghiệp sẵn sàng giúp đỡ.

Bạn sử dụng cách tiếp cận nào khi làm việc với các trưởng bộ phận? Hãy chia sẻ ý kiến trong phần bình luận.

• phong cách dân chủ
• phong cách tự do
• phong cách độc đoán
• phong cách hỗn hợp

Một số hình ảnh từ Ngày hội An toàn lao động, tổ chức tham quan cho con em nhân viên, các buổi đào tạo và tập huấn.