Chuyển đổi các buổi hướng dẫn an toàn truyền thống: Từ «Ý tưởng HSE xuất sắc nhất» đến «Video hướng dẫn an toàn»

Các buổi hướng dẫn an toàn lao động bằng văn bản giấy truyền thống đang dần mất đi hiệu quả, thường biến thành một thủ tục mang tính hình thức đối với người lao động. Một trong những vấn đề cốt lõi tại nhiều nhà máy sản xuất là tư duy hạn hẹp của nhân viên cùng quan niệm: "tôi chỉ là người làm công việc nhỏ, nhiệm vụ của tôi là vận hành, còn an toàn là việc của cấp quản lý". Vấn đề tiếp thu các văn bản tiêu chuẩn trở nên đặc biệt gay gắt khi hội nhập thế hệ nhân viên mới, những người đã quen với việc tiếp nhận nội dung hình ảnh một cách nhanh chóng.

Trong bài phát biểu của mình, Ilya Kasyanov đi sâu vào phân tích kinh nghiệm chuyển đổi các hình thức làm việc quen thuộc với nhân sự và vượt qua rào cản về sự gắn kết. Sáng kiến vốn bắt đầu như một cuộc thi truyền thống tìm kiếm ý tưởng cải thiện điều kiện lao động tốt nhất, nhờ sự hỗ trợ của ban lãnh đạo, đã phát triển thành một dự án quy mô lớn về tự sản xuất video hướng dẫn an toàn do chính người lao động thực hiện.

Từ việc ghi nhận vấn đề đến trực quan hóa thao tác an toàn

Bước đầu tiên để thay đổi văn hóa là cuộc thi ý tưởng, trong đó tiêu chí đánh giá chính (và là nguồn cho điểm tối đa) là việc trực quan hóa vấn đề. Người lao động được khuyến khích không chỉ chỉ ra khu vực nguy hiểm mà còn minh họa rõ ràng cách cải thiện quy trình. Ví dụ, các sáng kiến đã dẫn đến việc tự thiết kế các tấm chắn bảo vệ chống mảnh văng khi cắt cỏ trong khuôn viên nhà máy, cũng như thiết kế các thiết bị tự kẹp trọng lực an toàn để di chuyển hàng hóa, sau đó đã được chính thức phê duyệt và đưa vào sản xuất.

Tuy nhiên, theo thời gian, ban quản lý nhận ra rằng công cụ thu hút sự tham gia này có thể được mở rộng. Từ đó, khái niệm video hướng dẫn an toàn ra đời. Thay vì đọc những văn bản quy trình khô khan, người lao động được đề xuất tự quay các đoạn video ngắn (dưới 10 phút) minh họa cách thực hiện đúng và an toàn các thao tác hàng ngày.

Triển khai thực tế và giảm thiểu rào cản thủ tục

Yếu tố then chốt dẫn đến thành công của dự án, bên cạnh quỹ thưởng hấp dẫn và việc chia hạng mục giải thưởng riêng cho cấp quản lý và công nhân, chính là việc tối đa hóa sự đơn giản trong thủ tục tham gia. Các rào cản hành chính được giảm thiểu đến mức tối đa: để gửi video, các kênh liên lạc trực tiếp qua ứng dụng nhắn tin và mạng xã hội đã được sử dụng. Điều này cho phép hình thành các đội nhóm sáng tạo ngay tại vị trí làm việc, nơi phân công vai trò diễn ra một cách tự nhiên — người thực hiện thao tác trước ống kính, người đảm nhận việc quay phim.

Việc chuyển sang định dạng video giải quyết đồng thời nhiều nhiệm vụ quan trọng trong sản xuất:

• Cải thiện khả năng nhận thức môi trường: Việc minh họa trực quan công việc trên thiết bị quen thuộc và trong điều kiện nhà xưởng thực tế giúp nhân viên mới dễ dàng thích nghi hơn đáng kể, loại bỏ căng thẳng ban đầu.
• Nâng cao chất lượng hướng dẫn an toàn: Tại các buổi họp đầu ca, cuộc đối thoại giữa tổ trưởng và công nhân giờ đây có thể xoay quanh việc phân tích một tình huống video cụ thể, thay vì ký sổ đăng ký một cách máy móc.
• Thay đổi vai trò của nhân viên: Người lao động chuyển từ đối tượng bị kiểm soát thành người dẫn dắt về an toàn, thể hiện qua chính ví dụ cá nhân cách thức hành động đúng đắn.

Xây dựng cơ sở dữ liệu video thực hành doanh nghiệp

Kết quả của sáng kiến là thu được hơn 70 video chất lượng cao mô tả chi tiết việc thực hiện đúng các nhiệm vụ sản xuất khác nhau, cùng hơn 3.000 lượt xem trên các kênh nội bộ của công ty. Trong kế hoạch phát triển dài hạn của dự án là xây dựng một thư viện thực hành doanh nghiệp hoàn chỉnh. Dự kiến việc truy cập các video hướng dẫn an toàn sẽ được thực hiện thông qua mã QR đặt trực tiếp trên các bảng đánh giá rủi ro và tài liệu hướng dẫn an toàn lao động in ấn, giúp kết nối mượt mà giữa các yêu cầu quy chuẩn và hình ảnh trực quan của quy trình làm việc.

Những điều bạn sẽ học được từ bài phát biểu này:

• Làm thế nào để vượt qua thái độ đối phó của nhân viên đối với việc tuân thủ các quy định an toàn?
• Nên sử dụng những tiêu chí đánh giá nào để lựa chọn các video an toàn lao động của doanh nghiệp?
• Làm thế nào để tối thiểu hóa thủ tục hành chính khi triển khai các sáng kiến thu hút nhân viên sản xuất?
• Làm thế nào để tích hợp video do người dùng tạo vào quy trình hướng dẫn an toàn trước ca làm việc thường xuyên?
• Định dạng video giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và đẩy nhanh quá trình hòa nhập của nhân viên mới bằng cách nào?