협력업체 선정 방법은 무엇인가요?

오늘 우리는 협력업체를 선정하는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.

이 프로세스는 크게 두 단계로 나눌 수 있습니다. 가장 약한 업체를 걸러내는 사전 자격 심사와 입찰 승자를 결정하는 데 도움이 되는 기술 평가입니다.

사전 자격 심사 설문지

설문지의 질문은 상당히 일반적이지만 가장 약한 후보를 걸러내는 데 도움이 됩니다. 발주처는 HSE 경영시스템에 대한 일반적인 정보를 얻어 해당 분야에서 후보자의 잠재적 역량을 평가할 수 있습니다.

설문 조사 후 협력업체 목록은 줄어들었지만, 아직 입찰 승자가 결정되지 않았으므로 다음 단계인 승자 결정 단계로 넘어가야 합니다.

이를 위해 소위 기술 매트릭스가 개발됩니다. 기술 매트릭스에는 계약에 가장 중요한 질문, 즉 입찰자가 제안된 계약을 안전하고 품질 좋게, 적절한 기한과 비용 내에 이행할 수 있는 능력이 포함됩니다. 즉, 기술 매트릭스는 각 계약에 따라 개별적으로 작성됩니다. 이는 발주처가 입찰자가 효과적인 리스크 관리를 위해 필요한 자원 규모를 적절히 반영하고 있는지, 계약 이행 시 통합적인 접근 방식을 사용할 것인지 확인할 수 있는 기회입니다.

계약의 중요성과 높은 리스크 수준에 따라 매트릭스에는 결격 사유 질문이 포함될 수 있습니다. 이러한 질문은 안전, 조건, 관리 시스템 등 계약의 모든 분야에서 발생할 수 있습니다. 이러한 질문에 대해 수긍할 만한 답변이 제공되지 않으면 입찰자는 즉시 탈락합니다.

예:

협력업체가 다음 사항을 제공할 수 있다는 증거를 제시하십시오.

• 1,000m2 이상의 난방 시설을 갖춘 생산 기지 (작업, 도구 보관, 유지보수, 수리 등)
• 최소 10명을 수용할 수 있는 적절한 사무 공간:

기술 평가 기준에는 점수 또는 백분율 시스템이 사용되며, 안전 관련 질문은 총점의 최소 25%를 차지해야 합니다 (계약이 리스크/비용/기한 측면에서 중요한 경우).

아래 나열된 블록이 유일한 가능성은 아닙니다.

안전(HSE) 블록

이 블록의 주요 어려움은 사전 자격 심사 설문지와 중복되지 않고 이를 보완하도록 구체적인 질문을 구성하는 것입니다. 예를 들어, 사전 자격 심사 단계에서 이미 계약 작업에 대한 리스크 레지스터 제출을 요청했다면, 이를 다시 요청하는 것은 의미가 없습니다.

기술 평가 단계에서 '제시된 인력의 100%가 고소 작업 교육을 받았음을 증명하라'고 요청하는 경우, 입찰자가 자격증은 있지만 발주처 프로젝트에 투입되지 않을 무작위 직원의 이름을 제공하거나, 입찰을 위해 특별히 자격증을 위조/구매할 수 있음을 이해해야 합니다.

가능한 질문:

• 계획된 하도급 작업에 대한 리스크 레지스터 제출
• 지난 2년간의 비상 대응 훈련 보고서 3건 제출
• 작업 장소의 특성을 고려하여 요청된 작업 범위 / 프로젝트에 대한 HSE 계획 수립
• 요청된 작업 범위에 따른 인력 교육 매트릭스 제출
• HSE 동기 부여 및 이니셔티브 개발을 위한 프로그램 / 절차

요청된 프로젝트에 대한 업무 경험 블록:

가능한 질문:

• 해당 지역 서비스 시장에서 귀사의 점유율에 대한 정보를 제공하십시오.
• 귀사의 ___________ 작업 수행 경험을 설명하십시오.
• 직원의 자격 서류 및 이력서 사본을 제출하십시오.
• 지난 2년간 _______ 수행에 대한 작업 수행 계획서(PWP) 사례 2건을 제출하십시오.

작업 수행 및 품질 경영 시스템 블록:

가능한 질문:

• 작업 범위 배분에 따른 잠재적 하도급 업체
• 자체 리소스 대비 투입된 하도급 업체의 비율
• 검사용 도구 및 기구(유효한 교정 인증서 포함)를 포함하여 요청된 작업을 수행하기 위해 보유 중인 장비 목록을 제출하십시오.
• 요청된 작업을 수행하는 데 필요한 모든 QMS 절차 및 기술 절차 목록을 제출하십시오.

각 질문에 대해 평가 기준이 생성됩니다. 평가 기준은 0점에서 3점 또는 0점에서 5점까지 가능하며, 평가자가 명확하게 이해할 수 있도록 각 기준에 대한 설명이 있어야 합니다.

예를 들어, '하도급 업체를 포함하여 요청된 작업 범위에 대한 인력 교육 매트릭스 제출' 질문에 대한 평가 기준은 다음과 같습니다.

0 - 교육 매트릭스가 제공되지 않음

1 - 특정 계약과 관련이 없는 일반적인 교육 매트릭스가 제공됨

2 - 하도급 업체를 제외하고 특정 계약에 대한 교육 매트릭스가 제공됨

3 - 계약의 특성과 하도급 업체를 완전히 만족시키는 교육 매트릭스가 제공됨

가장 높은 점수를 받은 입찰자가 입찰 승자가 됩니다. 불행히도 승자가 항상 발주처가 원하는 이상적인 결과를 보여주는 것은 아닙니다. 이 경우 계약 책임자를 포함한 발주처 경영진은 협력업체를 고용하기로 결정하고, 사전 자격 심사 결과 확인된 안전 분야의 격차를 해소하기 위한 조치 계획 및 비용 계획을 수립합니다. 계약이 장기적이고 추가 비용이 정당화되는 경우 이러한 추가 비용에 대한 결정이 내려질 수 있습니다.

계약에 대한 추가 비용에는 다음이 포함될 수 있지만 이에 국한되지는 않습니다.

• 발주처 인력에 의한 추가 현장 감독
• 특정 계약을 위해 발주처 측에서 추가 감독관(Supervisor) 고용
• 교육 세션
• 발주처 인력에 의한 협력업체용 기본 문서 개발
• 장비 / 차량
• 발주처에 의한 하도급 업체 지원 / 점검 / 감사
• 발주처 경영진의 회의 / 컨설팅

위에서 언급한 활동은 훨씬 더 광범위하며 '공급업체 / 협력업체 / 거래처 개발 프로그램'이라는 제목의 대규모 장기 프로그램의 일부입니다. 모든 개발 활동은 계약 및 HSE 관리 계획에 포함되어야 하며 모든 수준에서 정기적으로 모니터링되어야 합니다.

입찰 시 입찰자를 평가하는 것은 매우 복잡한 문제이며 세심한 주의와 전문성을 가지고 접근해야 합니다. 귀하가 선택한 협력업체는 귀하의 파트너가 될 것이며, 긴밀한 협력에 따라 프로젝트의 성공, 나아가 회사의 성공이 결정될 것입니다.