Como escolher uma empresa contratada?

Hoje vamos falar sobre como escolher uma empresa contratada.

Este processo pode ser dividido em duas grandes etapas: a pré-qualificação, onde eliminamos os candidatos mais fracos, e a avaliação técnica, que ajuda a determinar o vencedor da licitação.

Questionário de pré-qualificação

As perguntas no questionário são bastante gerais, mas ajudam a filtrar os candidatos mais fracos. O Contratante recebe informações gerais sobre o Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho da organização, permitindo avaliar o potencial do candidato nesta área.

Após o questionário, nossa lista de contratados diminuiu, mas o vencedor da licitação ainda não foi identificado, e é necessário prosseguir para a próxima etapa: a definição do vencedor.

Para isso, é desenvolvida a chamada matriz técnica. A matriz técnica inclui as questões mais significativas para o contrato, ou seja, a capacidade do candidato de executar o contrato proposto de forma segura, com qualidade, em prazos e custos aceitáveis. Portanto, a matriz técnica é individual para cada contrato. É uma oportunidade para o Contratante garantir que o licitante reflita adequadamente o volume de recursos necessários para garantir uma gestão de riscos eficaz, além de utilizar uma abordagem abrangente na execução do contrato.

Dependendo da importância do contrato e da presença de riscos elevados, a matriz pode conter perguntas desqualificatórias. Tais perguntas podem ser de qualquer área do contrato: segurança, condições, sistemas de gestão. Se uma resposta aceitável não for fornecida para tal pergunta, o candidato é desqualificado imediatamente.

Por exemplo:

Fornecer evidências de que o contratado tem a capacidade de fornecer:

• base de produção aquecida de pelo menos 1000 m2 (para trabalhos, armazenamento de ferramentas, manutenção, reparo, etc.)
• instalações de escritório adequadas, projetadas para pelo menos 10 pessoas:

Para os critérios de avaliação técnica, utiliza-se um sistema de pontos ou porcentagem; as questões de segurança devem representar pelo menos 25% da pontuação total (caso o contrato seja significativo em termos de riscos/custos/prazos).

Os blocos listados abaixo não são os únicos possíveis.

Bloco de Segurança (HSE)

A principal dificuldade deste bloco é formular perguntas específicas de modo a não duplicar o questionário de pré-qualificação, mas sim complementá-lo. Por exemplo, se você já solicitou o registro de riscos para os trabalhos do contrato na pré-qualificação, não faz sentido solicitar o registro novamente.

Se você solicitou na etapa de avaliação técnica: fornecer confirmação de que 100% do pessoal declarado possui treinamento para trabalho em altura, é necessário entender que o candidato pode fornecer nomes de funcionários aleatórios que possuem certificados, mas que não irão para o projeto do Contratante, ou pode comprar/falsificar os certificados declarados especificamente para a licitação.

Perguntas possíveis:

• Fornecer o registro de riscos para os trabalhos da subcontratação planejada
• Fornecer 3 relatórios de exercícios de resposta a emergências dos últimos 2 anos.
• Desenvolver um plano de HSE para o volume de trabalho / projeto declarado, levando em conta as especificidades do local de trabalho
• Fornecer a matriz de treinamento de pessoal para o volume de trabalho declarado.
• Programa / procedimento para o desenvolvimento de motivação e iniciativas em HSE

Bloco Experiência de trabalho no projeto declarado:

Perguntas possíveis:

• Forneça informações sobre o grau de presença da sua empresa no mercado de serviços desta região
• Descreva a experiência da sua empresa na execução de trabalhos ___________
• Forneça cópias de documentos de qualificação e currículos dos funcionários
• Forneça 2 exemplos de Plano de Execução de Trabalhos para a realização de _______ nos últimos 2 anos

Bloco Execução de Trabalhos e sistema de gestão da qualidade:

Perguntas possíveis:

• Subcontratados potenciais com a distribuição do volume de trabalho.
• Porcentagem de subcontratados envolvidos em comparação com recursos próprios.
• Forneça uma lista dos equipamentos disponíveis para a execução dos trabalhos declarados, incluindo ferramentas e instrumentos de inspeção (com certificado de calibração válido).
• Forneça uma lista de todos os procedimentos de SGQ e procedimentos tecnológicos necessários para a execução dos trabalhos declarados.

Para cada pergunta, é criado um critério de avaliação. O critério de avaliação pode ser de 0 a 3 ou de 0 a 5; para cada critério, é necessário ter uma descrição para uma compreensão clara dos avaliadores.

Por exemplo, o critério de avaliação para a pergunta «Fornecer matriz de treinamento de pessoal para o volume de trabalho declarado, incluindo subcontratados».

0 - Matriz de treinamento não fornecida

1 - Fornecida matriz de treinamento geral, não relacionada ao contrato específico

2 - Matriz de treinamento fornecida para o contrato específico, sem considerar subcontratados

3 - Matriz de treinamento fornecida, atendendo plenamente às especificidades do contrato e subcontratados

O candidato que obtiver a maior pontuação torna-se o vencedor da licitação. Infelizmente, nem sempre o vencedor apresenta os resultados ideais que o Contratante gostaria de ver. Neste caso, a gerência do Contratante, incluindo os responsáveis pelo contrato, decide contratar a empresa e desenvolve um plano de ação e custos para eliminar as lacunas na área de segurança identificadas como resultado da pré-qualificação. Tal decisão sobre custos adicionais no contrato pode ser tomada se o contrato for de longo prazo e os custos adicionais forem justificados.

Os custos adicionais do contrato podem incluir, mas não se limitam a:

• supervisão adicional no local por parte do Contratante
• contratação de supervisores adicionais por parte do Contratante para o contrato específico,
• sessões de treinamento
• desenvolvimento de documentos fundamentais para o contratado pela equipe do Contratante
• equipamentos / veículos,
• apoio / inspeções / auditorias do subcontratado por parte do Contratante.
• reuniões / consultas por parte da gerência do Contratante

As atividades listadas acima são muito mais numerosas e fazem parte de um programa amplo e de longo prazo que pode ser intitulado «Programa de Desenvolvimento de Fornecedores / Contratados / Contrapartes». Quaisquer atividades de desenvolvimento devem ser incluídas no contrato e no plano de gestão de HSE e monitoradas regularmente em todos os níveis.

A avaliação do candidato em uma licitação é uma questão bastante complexa que deve ser abordada com toda a atenção e profissionalismo. Os contratados escolhidos por você se tornarão seus parceiros, e o sucesso do seu projeto, e talvez da sua empresa, dependerá do seu trabalho conjunto próximo.