Bagaimana Cara Memilih Organisasi Kontraktor?

Mari kita bahas hari ini tentang cara memilih organisasi kontraktor.

Proses ini secara kondisional dapat dibagi menjadi dua tahap besar – prakualifikasi, saat kita menyaring yang terlemah, dan evaluasi teknis, yang membantu menentukan pemenang tender.

Kuesioner Prakualifikasi

Pertanyaan dalam kuesioner cukup umum, tetapi membantu menyaring kandidat yang paling lemah. Pemberi Kerja menerima informasi umum tentang organisasi Sistem Manajemen HSE, yang memungkinkan evaluasi potensi kandidat di bidang ini.

Setelah kuesioner, daftar kontraktor kita berkurang, tetapi pemenang tender belum teridentifikasi dan perlu melanjutkan ke tahap berikutnya – menentukan pemenang.

Untuk ini, dikembangkan apa yang disebut matriks teknis. Matriks teknis mencakup pertanyaan yang paling signifikan untuk kontrak, yaitu kemampuan pelamar untuk melaksanakan kontrak yang diusulkan secara aman, berkualitas, serta dapat diterima dalam hal waktu dan biaya. Artinya, matriks teknis bersifat individual untuk setiap kontrak. Ini adalah kesempatan bagi Pemberi Kerja untuk memastikan bahwa pelamar tender mencerminkan secara memadai jumlah sumber daya yang diperlukan untuk memastikan manajemen risiko yang efektif, serta akan menggunakan pendekatan komprehensif dalam pelaksanaan kontrak.

Tergantung pada signifikansi kontrak dan adanya risiko tinggi, dalam matriks mungkin terdapat pertanyaan diskualifikasi. Pertanyaan semacam itu dapat berasal dari bidang kontrak mana pun: keselamatan, kondisi, sistem manajemen. Jika jawaban yang dapat diterima tidak diberikan untuk pertanyaan tersebut, pelamar akan segera didiskualifikasi.

Misalnya:

Berikan bukti bahwa kontraktor memiliki kemampuan untuk menyediakan:

• basis produksi yang memadai tidak kurang dari 1000 m2 (untuk pekerjaan, penyimpanan alat, pemeliharaan teknis, perbaikan, dll.)
• ruang kantor yang sesuai, dirancang untuk minimal 10 orang:

Untuk kriteria evaluasi teknis, digunakan sistem poin atau persentase; pertanyaan keselamatan harus mencakup setidaknya 25% dari total poin (jika kontrak tersebut signifikan dalam hal risiko/biaya/jangka waktu).

Blok-blok di bawah ini bukan satu-satunya yang mungkin.

Blok Keselamatan (HSE)

Kesulitan utama dari blok ini: merumuskan pertanyaan spesifik sedemikian rupa agar tidak menduplikasi kuesioner prakualifikasi, melainkan melengkapinya. Misalnya, jika Anda sudah meminta daftar risiko untuk pekerjaan kontrak pada tahap prakualifikasi, maka meminta daftar tersebut lagi tidak masuk akal.

Jika Anda meminta pada tahap evaluasi teknis: berikan konfirmasi bahwa 100% personel yang diajukan memiliki pelatihan untuk bekerja di ketinggian, perlu dipahami bahwa pelamar mungkin memberikan nama karyawan acak yang memiliki sertifikat tetapi tidak akan pergi ke proyek Pemberi Kerja, atau akan membeli/memalsukan sertifikat yang dinyatakan khusus untuk tender.

Pertanyaan yang mungkin:

• Berikan daftar risiko untuk pekerjaan subkontrak yang direncanakan
• Berikan 3 laporan latihan tanggap darurat selama 2 tahun terakhir.
• Kembangkan rencana HSE untuk volume pekerjaan / proyek yang dinyatakan dengan mempertimbangkan spesifikasi lokasi kerja
• Berikan matriks pelatihan personel untuk volume pekerjaan yang dinyatakan.
• Program / prosedur pengembangan motivasi dan inisiatif dalam HSE

Blok Pengalaman kerja pada proyek yang dinyatakan:

Pertanyaan yang mungkin:

• Berikan informasi tentang tingkat kehadiran perusahaan Anda di pasar layanan wilayah ini
• Jelaskan pengalaman perusahaan Anda dalam melakukan pekerjaan ___________
• Berikan salinan dokumen kualifikasi dan resume karyawan
• Berikan 2 contoh Rencana Pelaksanaan Kerja (Method Statement) untuk pelaksanaan _______ selama 2 tahun terakhir

Blok Pelaksanaan Pekerjaan dan sistem manajemen mutu:

Pertanyaan yang mungkin:

• Calon subkontraktor dengan pembagian volume pekerjaan.
• Persentase subkontraktor yang dilibatkan dibandingkan dengan sumber daya sendiri.
• Berikan daftar peralatan yang tersedia untuk melakukan pekerjaan yang dinyatakan, termasuk alat dan instrumen inspeksi (dengan sertifikat kalibrasi yang valid).
• Berikan daftar semua prosedur SMM dan prosedur teknologi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang dinyatakan.

Kriteria evaluasi dibuat untuk setiap pertanyaan. Kriteria evaluasi bisa dari 0 hingga 3 atau 0 hingga 5, untuk setiap kriteria perlu ada deskripsi untuk pemahaman yang jelas bagi penilai.

Misalnya, kriteria evaluasi untuk pertanyaan "Berikan matriks pelatihan personel untuk volume pekerjaan yang dinyatakan, termasuk subkontraktor".

0 - Matriks pelatihan tidak disediakan

1 - Matriks pelatihan umum yang tidak terkait dengan kontrak spesifik disediakan

2 - Matriks pelatihan untuk kontrak spesifik disediakan, tanpa mempertimbangkan subkontraktor

3 - Matriks pelatihan yang disediakan sepenuhnya memenuhi spesifikasi kontrak dan subkontraktor

Pelamar dengan poin tertinggi menjadi pemenang tender. Sayangnya, pemenang tidak selalu menunjukkan hasil ideal yang ingin dilihat oleh Pemberi Kerja. Dalam hal ini, manajemen Pemberi Kerja, termasuk mereka yang bertanggung jawab atas kontrak, memutuskan untuk mempekerjakan organisasi kontraktor dan mengembangkan rencana tindakan serta biaya untuk menghilangkan kesenjangan di bidang keselamatan yang diidentifikasi sebagai hasil dari prakualifikasi. Keputusan tentang biaya tambahan pada kontrak tersebut dapat diambil jika kontrak bersifat jangka panjang dan biaya tambahan tersebut dibenarkan.

Biaya tambahan untuk kontrak dapat mencakup, namun tidak terbatas pada:

• pengawasan tambahan di lokasi oleh Pemberi Kerja
• perekrutan pengawas tambahan dari pihak Pemberi Kerja untuk kontrak tertentu,
• sesi pelatihan
• pengembangan dokumen dasar untuk kontraktor oleh personel Pemberi Kerja
• peralatan / kendaraan,
• dukungan / inspeksi / audit subkontraktor oleh Pemberi Kerja.
• pertemuan / konsultasi oleh manajemen Pemberi Kerja

Kegiatan yang disebutkan di atas jauh lebih banyak dan merupakan bagian dari program besar dan jangka panjang yang dapat diberi judul "Program Pengembangan Pemasok / Kontraktor / Rekanan". Setiap kegiatan pengembangan harus dimasukkan dalam kontrak dan dalam rencana manajemen HSE serta dipantau secara teratur di semua tingkatan.

Evaluasi pelamar pada tender adalah masalah yang cukup kompleks yang harus didekati dengan penuh perhatian dan profesionalisme. Kontraktor yang Anda pilih akan menjadi mitra Anda, dan keberhasilan proyek Anda, serta mungkin perusahaan Anda, akan bergantung pada kerja sama erat Anda.