Comment choisir une entreprise sous-traitante ?

Essayons aujourd'hui de parler de la manière de choisir une entreprise sous-traitante.

Ce processus peut être divisé en deux grandes étapes : la pré-qualification, où nous éliminons les plus faibles, et l'évaluation technique, qui aide à déterminer le gagnant de l'appel d'offres.

Questionnaire de pré-qualification

Les questions du questionnaire sont assez générales, mais elles aident à écarter les candidats les plus faibles. Le client reçoit des informations générales sur l'organisation du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail, ce qui permet d'évaluer les capacités potentielles du candidat dans ce domaine.

Après le questionnaire, notre liste de sous-traitants a diminué, mais le gagnant de l'appel d'offres n'est pas encore identifié et il est nécessaire de passer à l'étape suivante : la détermination du gagnant.

Pour cela, une « matrice technique » est élaborée. La matrice technique inclut les questions les plus significatives pour le contrat, c'est-à-dire la capacité du candidat à réaliser le contrat proposé de manière sûre, qualitative, acceptable en termes de délais et de coût. Autrement dit, la matrice technique est individuelle pour chaque contrat. C'est l'occasion pour le client de s'assurer que le soumissionnaire reflète de manière adéquate le volume de ressources nécessaires pour assurer une gestion efficace des risques, et qu'il utilisera une approche globale lors de la réalisation du contrat.

Selon l'importance du contrat et la présence de risques élevés, des questions éliminatoires peuvent figurer dans la matrice. Ces questions peuvent porter sur n'importe quel domaine du contrat : sécurité, conditions, systèmes de gestion. Si une réponse acceptable n'est pas fournie à une telle question, le candidat est immédiatement disqualifié.

Par exemple :

Fournir la preuve que le sous-traitant a la capacité de fournir :

• une base de production chauffée d'au moins 1000 m2 (pour les travaux, le stockage des outils, la maintenance technique, les réparations, etc.)
• un espace de bureau approprié, conçu pour au moins 10 personnes :

Pour les critères d'évaluation technique, un système de points ou de pourcentages est utilisé ; les questions de sécurité doivent représenter au moins 25 % du nombre total de points (dans le cas où le contrat est significatif en termes de risques/coût/délais).

Les blocs cités ci-dessous ne sont pas les seuls possibles.

Bloc sur la sécurité (HSE)

La difficulté principale de ce bloc est de formuler des questions concrètes de manière à ne pas dupliquer le questionnaire de pré-qualification, mais à le compléter. Par exemple, si vous avez déjà demandé lors de la pré-qualification la fourniture d'un registre des risques pour les travaux du contrat, il est inutile de demander à nouveau le registre.

Si vous avez demandé lors de l'étape de l'évaluation technique : fournir la confirmation que 100 % du personnel déclaré a suivi une formation pour les travaux en hauteur, il faut comprendre que le soumissionnaire peut soit vous fournir les noms d'employés au hasard qui ont des certificats mais ne se rendront pas sur le projet du client, soit acheter ou falsifier les certificats déclarés spécialement pour l'appel d'offres.

Questions possibles :

• Fournir un registre des risques pour les travaux prévus en sous-traitance
• Fournir 3 rapports d'exercices de gestion des situations d'urgence au cours des 2 dernières années.
• Élaborer un plan HSE pour le volume de travaux / projet déclaré en tenant compte de la spécificité du lieu de travail
• Fournir une matrice de formation du personnel pour le volume de travaux déclaré.
• Programme / procédure de développement de la motivation et des initiatives en HSE

Bloc Expérience de travail sur le projet déclaré :

Questions possibles :

• Fournissez des informations sur le degré de présence de votre entreprise sur le marché des services de cette région
• Décrivez l'expérience de votre entreprise dans l'exécution des travaux ___________
• Fournissez des copies des documents de qualification et les CV des employés
• Fournissez 2 exemples de Plan d'Exécution des Travaux pour la réalisation de _______ au cours des 2 dernières années

Bloc Exécution des Travaux et système de gestion de la qualité :

Questions possibles :

• Sous-traitants potentiels avec répartition du volume de travail.
• Pourcentage de sous-traitants sollicités par rapport aux ressources propres.
• Fournissez une liste de l'équipement disponible pour l'exécution des travaux déclarés, y compris les outils et instruments d'inspection (avec certificat d'étalonnage en vigueur).
• Fournissez une liste de toutes les procédures du SMQ et des procédures technologiques nécessaires à l'exécution des travaux déclarés.

Pour chaque question, un critère d'évaluation est créé. Le critère d'évaluation peut être de 0 à 3 ou de 0 à 5 ; pour chaque critère, il est nécessaire d'avoir une description pour une compréhension claire des évaluateurs.

Par exemple, critère d'évaluation pour la question « Fournir une matrice de formation du personnel pour le volume de travaux déclaré, y compris les sous-traitants ».

0 - La matrice de formation n'est pas fournie

1 - Une matrice de formation générale, ne se rapportant pas au contrat spécifique, est fournie

2 - La matrice de formation fournie concerne le contrat spécifique, sans tenir compte des sous-traitants

3 - La matrice de formation fournie satisfait pleinement aux spécificités du contrat et aux sous-traitants

Le soumissionnaire ayant obtenu le plus grand nombre de points devient le gagnant de l'appel d'offres. Malheureusement, le gagnant ne montre pas toujours les résultats idéaux que le client souhaiterait voir. Dans ce cas, la direction du client, y compris les responsables du contrat, prennent la décision d'embaucher l'entreprise sous-traitante et élaborent un plan d'action et de coûts pour combler les lacunes en matière de sécurité identifiées lors de la pré-qualification. Une telle décision concernant des coûts supplémentaires sur le contrat peut être prise si le contrat est à long terme et que les coûts supplémentaires sont justifiés.

Les dépenses supplémentaires pour le contrat peuvent inclure, sans s'y limiter :

• une supervision supplémentaire sur site par les forces du client
• l'embauche de superviseurs supplémentaires par le client pour un contrat spécifique,
• des sessions de formation
• l'élaboration de documents fondamentaux pour le sous-traitant par le personnel du client
• équipement / véhicules,
• soutien / inspections / audits du sous-traitant par le client.
• réunions / consultations de la part de la direction du client

Les mesures énumérées ci-dessus sont bien plus nombreuses et font partie d'un vaste programme de longue durée qui peut être intitulé « Programme de développement des fournisseurs / sous-traitants / contreparties ». Toutes les mesures de développement doivent être incluses dans le contrat et dans le plan de gestion HSE et faire l'objet d'un suivi régulier à tous les niveaux.

L'évaluation d'un soumissionnaire lors d'un appel d'offres est une question assez complexe qui doit être abordée avec toute l'attention et le professionnalisme nécessaires. Les sous-traitants que vous choisirez deviendront vos partenaires, et le succès de votre projet, et peut-être de votre entreprise, dépendra de votre étroite collaboration.