Làm thế nào để lựa chọn nhà thầu?

Hôm nay, chúng ta hãy cùng thảo luận về cách lựa chọn một đơn vị thầu.

Quy trình này có thể được chia thành hai giai đoạn lớn: sơ tuyển (khi chúng ta loại bỏ những ứng viên yếu nhất) và đánh giá kỹ thuật (giúp xác định đơn vị thắng thầu).

Bảng câu hỏi sơ tuyển

Các câu hỏi trong bảng câu hỏi khá tổng quát nhưng giúp loại bỏ những ứng viên yếu nhất. Chủ đầu tư sẽ nhận được thông tin chung về việc tổ chức Hệ thống quản lý HSE, cho phép đánh giá năng lực tiềm năng của ứng viên trong lĩnh vực này.

Sau khi hoàn thành bảng câu hỏi, danh sách nhà thầu đã được rút ngắn, nhưng đơn vị thắng thầu vẫn chưa được xác định và cần phải tiến hành giai đoạn tiếp theo – xác định người chiến thắng.

Để thực hiện việc này, một ma trận kỹ thuật sẽ được xây dựng. Ma trận kỹ thuật bao gồm các vấn đề quan trọng nhất đối với hợp đồng, tức là khả năng của ứng viên trong việc thực hiện hợp đồng đề xuất một cách an toàn, chất lượng, đúng tiến độ và chi phí hợp lý. Nói cách khác, ma trận kỹ thuật mang tính riêng biệt cho từng hợp đồng. Đây là cơ hội để Chủ đầu tư đảm bảo rằng ứng viên phản ánh đầy đủ nguồn lực cần thiết để quản lý rủi ro hiệu quả, cũng như sẽ sử dụng cách tiếp cận toàn diện khi thực hiện hợp đồng.

Tùy thuộc vào tầm quan trọng của hợp đồng và sự hiện diện của các rủi ro cao, ma trận có thể bao gồm các câu hỏi loại trực tiếp. Những câu hỏi này có thể thuộc bất kỳ lĩnh vực nào của hợp đồng: an toàn, điều kiện, hệ thống quản lý. Nếu không đưa ra được câu trả lời thỏa đáng cho những câu hỏi này, ứng viên sẽ bị loại ngay lập tức.

Ví dụ:

Cung cấp bằng chứng cho thấy nhà thầu có khả năng cung cấp:

• cơ sở sản xuất có hệ thống sưởi không dưới 1000 m2 (để làm việc, lưu trữ dụng cụ, bảo trì, sửa chữa, v.v.)
• không gian văn phòng phù hợp cho ít nhất 10 người:

Đối với các tiêu chí đánh giá kỹ thuật, hệ thống tính điểm hoặc phần trăm sẽ được sử dụng; các câu hỏi về an toàn phải chiếm ít nhất 25% tổng số điểm (trong trường hợp hợp đồng có ý nghĩa quan trọng về rủi ro/chi phí/tiến độ).

Các khối nội dung dưới đây không phải là những lựa chọn duy nhất có thể.

Khối về an toàn (HSE)

Khó khăn chính của khối này là: đặt ra các câu hỏi cụ thể sao cho không trùng lặp với bảng câu hỏi sơ tuyển mà là bổ sung cho nó. Ví dụ, nếu ở giai đoạn sơ tuyển bạn đã yêu cầu cung cấp danh mục rủi ro cho các công việc theo hợp đồng, thì việc yêu cầu lại danh mục đó là vô nghĩa.

Nếu ở giai đoạn đánh giá kỹ thuật bạn yêu cầu: cung cấp xác nhận rằng 100% nhân sự đăng ký đã được đào tạo làm việc trên cao, bạn cần hiểu rằng ứng viên có thể cung cấp tên của những nhân viên ngẫu nhiên có chứng chỉ nhưng sẽ không tham gia dự án của Chủ đầu tư, hoặc họ có thể mua/làm giả chứng chỉ chỉ để phục vụ việc đấu thầu.

Các câu hỏi có thể có:

• Cung cấp danh mục rủi ro cho các công việc dự kiến thầu phụ
• Cung cấp 3 báo cáo diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp trong 2 năm qua.
• Xây dựng kế hoạch HSE cho khối lượng công việc / dự án đã đăng ký, có tính đến đặc thù của địa điểm làm việc
• Cung cấp ma trận đào tạo nhân sự cho khối lượng công việc đã đăng ký.
• Chương trình / quy trình phát triển động lực và các sáng kiến trong HSE

Khối Kinh nghiệm làm việc trong dự án đăng ký:

Các câu hỏi có thể có:

• Cung cấp thông tin về mức độ hiện diện của công ty bạn trên thị trường dịch vụ tại khu vực này
• Mô tả kinh nghiệm của công ty bạn trong việc thực hiện các công việc ___________
• Cung cấp bản sao các tài liệu chuyên môn và sơ yếu lý lịch của nhân viên
• Cung cấp 2 ví dụ về Phương án thi công cho việc thực hiện _______ trong 2 năm qua

Khối Thực hiện công việc và hệ thống quản lý chất lượng:

Các câu hỏi có thể có:

• Các nhà thầu phụ tiềm năng cùng với sự phân chia khối lượng công việc.
• Tỷ lệ nhà thầu phụ được thuê so với nguồn lực tự có.
• Cung cấp danh mục thiết bị hiện có để thực hiện các công việc đã đăng ký, bao gồm các dụng cụ và thiết bị kiểm tra (có giấy chứng nhận hiệu chuẩn còn hiệu lực).
• Cung cấp danh sách tất cả các quy trình QMS và quy trình công nghệ cần thiết để thực hiện các công việc đã đăng ký.

Đối với mỗi câu hỏi, một tiêu chí đánh giá sẽ được thiết lập. Tiêu chí đánh giá có thể từ 0 đến 3 hoặc từ 0 đến 5, và mỗi tiêu chí cần có mô tả cụ thể để người đánh giá hiểu rõ.

Ví dụ, tiêu chí đánh giá cho câu hỏi «Cung cấp ma trận đào tạo nhân sự cho khối lượng công việc đã đăng ký, bao gồm cả nhà thầu phụ».

0 - Không cung cấp ma trận đào tạo

1 - Cung cấp ma trận đào tạo chung chung, không liên quan đến hợp đồng cụ thể

2 - Cung cấp ma trận đào tạo cho hợp đồng cụ thể nhưng chưa tính đến các nhà thầu phụ

3 - Cung cấp ma trận đào tạo đáp ứng đầy đủ đặc thù của hợp đồng và các nhà thầu phụ

Ứng viên đạt số điểm cao nhất sẽ trở thành đơn vị thắng thầu. Đáng tiếc là không phải lúc nào người chiến thắng cũng cho thấy kết quả lý tưởng mà Chủ đầu tư mong muốn. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo của Chủ đầu tư, bao gồm cả những người chịu trách nhiệm về hợp đồng, sẽ quyết định thuê đơn vị thầu đó và xây dựng kế hoạch hành động cũng như chi phí để khắc phục các lỗ hổng trong lĩnh vực an toàn đã được phát hiện trong quá trình sơ tuyển. Quyết định về các chi phí bổ sung cho hợp đồng như vậy có thể được đưa ra nếu đó là hợp đồng dài hạn và các chi phí bổ sung là hợp lý.

Các chi phí bổ sung cho hợp đồng có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• giám sát bổ sung tại hiện trường bằng nguồn lực của Chủ đầu tư
• thuê thêm giám sát viên từ phía Chủ đầu tư cho hợp đồng cụ thể,
• các buổi đào tạo
• xây dựng các tài liệu nền tảng cho nhà thầu bởi nhân viên của Chủ đầu tư
• thiết bị / phương tiện vận chuyển,
• hỗ trợ / kiểm tra / đánh giá nhà thầu phụ từ phía Chủ đầu tư.
• các cuộc họp / tư vấn từ phía ban lãnh đạo Chủ đầu tư

Các hoạt động nêu trên còn nhiều hơn thế và là một phần của một chương trình lớn và dài hạn có thể được đặt tên là «Chương trình phát triển nhà cung cấp / nhà thầu / đối tác». Bất kỳ hoạt động phát triển nào cũng cần được đưa vào hợp đồng và kế hoạch quản lý HSE và được theo dõi thường xuyên ở mọi cấp độ.

Đánh giá ứng viên trong đấu thầu là một vấn đề khá phức tạp, đòi hỏi sự chú tâm và tính chuyên nghiệp cao. Những nhà thầu bạn chọn sẽ trở thành đối tác của bạn, và sự thành công của dự án, hay thậm chí là của cả công ty bạn, sẽ phụ thuộc vào sự hợp tác chặt chẽ giữa hai bên.