Heute beschäftigen wir uns mit der Frage, wie man ein Partnerunternehmen auswählt.
Dieser Prozess lässt sich grob in zwei Hauptphasen unterteilen: die Präqualifizierung, bei der die schwächsten Kandidaten aussortiert werden, und die technische Bewertung, die zur Ermittlung des Ausschreibungssiegers beiträgt.
Präqualifizierungsfragebogen
Die Fragen im Fragebogen sind recht allgemein gehalten, helfen jedoch dabei, die schwächsten Kandidaten auszusortieren. Der Auftraggeber erhält allgemeine Informationen über die Organisation des HSE-Managementsystems, was eine Bewertung der potenziellen Fähigkeiten des Bewerbers in diesem Bereich ermöglicht.
Nach der Auswertung des Fragebogens hat sich unsere Liste der Auftragnehmer verkürzt, aber der Gewinner der Ausschreibung steht noch nicht fest. Nun folgt der nächste Schritt: die Ermittlung des Siegers.
Hierfür wird eine sogenannte technische Matrix erstellt. In die technische Matrix werden die für den Vertrag wichtigsten Fragen aufgenommen, d. h. die Fähigkeit des Bewerbers, den vorgeschlagenen Auftrag sicher, qualitativ hochwertig sowie termingerecht und kosteneffizient umzusetzen. Somit ist die technische Matrix für jeden Vertrag individuell. Sie bietet dem Auftraggeber die Gewissheit, dass der Bieter die für ein effektives Risikomanagement erforderlichen Ressourcen angemessen widerspiegelt und bei der Vertragsausführung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt.
Abhängig von der Bedeutung des Vertrags und dem Vorhandensein hoher Risiken können in der Matrix disqualifizierende Fragen enthalten sein. Solche Fragen können jeden Bereich des Vertrags betreffen: Sicherheit, Bedingungen, Managementsysteme. Wird auf eine solche Frage keine akzeptable Antwort gegeben, wird der Bewerber sofort disqualifiziert.
Zum Beispiel:
Nachweise darüber erbringen, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, Folgendes bereitzustellen:
Für die technischen Bewertungskriterien wird ein Punkte- oder Prozentsystem verwendet. Sicherheitsfragen sollten dabei mindestens 25 % der Gesamtpunktzahl ausmachen (sofern der Vertrag hinsichtlich Risiken, Kosten oder Terminen von Bedeutung ist).
Die unten aufgeführten Blöcke sind nicht die einzig möglichen.
Bereich Sicherheit (HSE)
Die größte Herausforderung in diesem Block besteht darin, spezifische Fragen so zu formulieren, dass sie den Präqualifizierungsfragebogen nicht duplizieren, sondern ergänzen. Wenn Sie beispielsweise bereits bei der Präqualifizierung ein Risikoregister für die Vertragsarbeiten angefordert haben, macht es keinen Sinn, dieses erneut abzufragen.
Wenn Sie in der Phase der technischen Bewertung gefordert haben, nachzuweisen, dass 100 % des angegebenen Personals für Arbeiten in der Höhe geschult sind, müssen Sie bedenken, dass der Bewerber entweder Namen beliebiger Mitarbeiter mit entsprechenden Zertifikaten angeben könnte, die jedoch nicht zum Projekt des Auftraggebers entsandt werden, oder die geforderten Zertifikate eigens für die Ausschreibung kauft bzw. fälscht.
Mögliche Fragen:
Bereich Erfahrung im angegebenen Projekt:
Mögliche Fragen:
Bereich Arbeitsausführung und Qualitätsmanagementsystem:
Mögliche Fragen:
Für jede Frage wird ein Bewertungskriterium erstellt. Das Kriterium kann von 0 bis 3 oder von 0 bis 5 reichen, wobei für jedes Kriterium eine Beschreibung vorliegen muss, um eine klare Verständlichkeit für die Prüfer zu gewährleisten.
Beispiel für ein Bewertungskriterium zur Frage „Bereitstellung einer Schulungsmatrix für das Personal für den angegebenen Arbeitsumfang, einschließlich Subunternehmer“.
0 - Schulungsmatrix nicht bereitgestellt
1 - Allgemeine, nicht vertragsspezifische Schulungsmatrix bereitgestellt
2 - Vertragsspezifische Schulungsmatrix ohne Berücksichtigung von Subunternehmern bereitgestellt
3 - Schulungsmatrix bereitgestellt, die den Besonderheiten des Vertrags und den Subunternehmern voll entspricht
Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl gewinnt die Ausschreibung. Leider zeigt der Gewinner nicht immer die idealen Ergebnisse, die sich der Auftraggeber wünschen würde. In diesem Fall entscheiden die Geschäftsführung des Auftraggebers und die Projektverantwortlichen, das Unternehmen dennoch zu beauftragen, und entwickeln einen Maßnahmen- und Kostenplan zur Behebung der im Rahmen der Präqualifizierung festgestellten Sicherheitslücken. Eine solche Entscheidung über zusätzliche Vertragskosten kann getroffen werden, wenn es sich um einen langfristigen Vertrag handelt und die Zusatzkosten gerechtfertigt sind.
Zusätzliche Projektkosten können unter anderem Folgendes umfassen:
Die oben genannten Maßnahmen sind weitaus umfangreicher und Teil eines großen, langfristigen Programms, das als „Programm zur Entwicklung von Lieferanten / Auftragnehmern / Vertragspartnern“ bezeichnet werden kann. Jegliche Entwicklungsmaßnahmen müssen in den Vertrag sowie in den HSE-Managementplan aufgenommen und auf allen Ebenen regelmäßig überwacht werden.
Die Bewertung von Bewerbern bei einer Ausschreibung ist ein komplexes Thema, das mit größter Sorgfalt und Professionalität angegangen werden muss. Die von Ihnen gewählten Auftragnehmer werden zu Ihren Partnern, und der Erfolg Ihres Projekts – und möglicherweise Ihres gesamten Unternehmens – hängt von Ihrer engen Zusammenarbeit ab.