今日は、協力会社の選定方法についてお話ししましょう。
このプロセスは大きく2つの段階に分けることができます。1つは、不適格な候補を除外する「事前資格審査（プレクオリフィケーション）」、もう1つは、入札の落札者を決定するための「技術評価」です。
事前資格審査アンケート
アンケートの質問内容は比較的一般的ですが、最も適性の低い候補を排除するのに役立ちます。発注者は、候補企業の労働安全衛生マネジメントシステムの体制に関する概要を把握し、その分野における潜在的な能力を評価することができます。
アンケートの結果、候補リストは絞り込まれますが、まだ落札者は決まっていません。次の段階である「落札者の決定」に進む必要があります。
そのために、いわゆる「技術マトリックス」を作成します。技術マトリックスには、契約において最も重要な事項、つまり、候補者が提案された契約内容を安全に、高品質で、適切な納期とコストで遂行できるかどうかが含まれます。つまり、技術マトリックスは契約ごとに個別に作成されるものです。これにより、発注者は、入札参加者が効果的なリスク管理に必要なリソースの量を適切に反映しているか、また契約の履行において包括的なアプローチをとっているかを確認することができます。
契約の重要性やリスクの高さに応じて、マトリックスには 失格条項（ディスカルフィケーション・クエスチョン）が含まれる場合があります。これらの質問は、安全、条件、管理システムなど、契約のあらゆる分野から設定されます。もし、そのような質問に対して適切な回答が得られない場合、その候補者は即座に失格となります。
例えば：
協力会社が以下の提供能力を有することの証明を求める：
技術的な評価基準には点数制またはパーセンテージ制が用いられ、安全に関する質問は、合計点数の少なくとも25％を占める必要があります（契約がリスク、コスト、納期の面で重要な場合）。
以下の項目は、あくまで一例です。
安全（HSE）セクション
このセクションの主な難しさは、事前資格審査アンケートの内容と重複せず、それを補完するように具体的な質問を構成することです。例えば、事前資格審査ですでに契約作業に関するリスクレジスタの提出を求めている場合、再度同じものを求める意味はありません。
技術評価の段階で「全作業員が高所作業のトレーニングを修了していることの証明」を求めた場合、候補者は、資格は持っているがプロジェクトには参加しない適当な従業員の名前を提出したり、入札のために資格を偽造・購入したりする可能性があることを理解しておく必要があります。
質問例：
当該プロジェクトに関する実績セクション：
質問例：
業務遂行および品質マネジメントシステムセクション：
質問例：
各質問に対して評価基準を作成します。評価基準は0〜3点、あるいは0〜5点とし、評価者が明確に理解できるように各基準に説明を付ける必要があります。
例えば、「下請け業者を含む、指定された作業量に関する人員の教育マトリックスの提出」という質問に対する評価基準は以下のようになります。
0 - 教育マトリックスが提出されていない
1 - 特定の契約に関連しない、一般的な教育マトリックスが提出されている
2 - 下請け業者を考慮していない、特定の契約に関する教育マトリックスが提出されている
3 - 契約の特性と下請け業者の両方を完全に満たす教育マトリックスが提出されている
最高得点を獲得した候補者が入札の落札者となります。残念ながら、落札者が常に発注者の望む理想的な結果を示すとは限りません。その場合、契約責任者を含む発注側の経営陣は、その協力会社を採用することを決定した上で、事前資格審査で特定された安全分野のギャップを解消するためのアクションプランとコスト計画を策定します。このような契約上の追加コストに関する決定は、契約が長期にわたり、追加コストが正当化される場合に行われます。
契約に関する追加費用には、以下が含まれますが、これらに限定されません：
上記の活動は多岐にわたり、「サプライヤー/協力会社/取引先育成プログラム」と呼べる大規模かつ長期的なプログラムの一部です。育成のためのあらゆる活動は、契約書およびHSE管理計画に盛り込み、すべてのレベルで定期的に監視する必要があります。
入札における候補者の評価は非常に複雑な問題であり、細心の注意と専門性を持って取り組む必要があります。選ばれた協力会社はあなたのパートナーとなり、彼らとの緊密な協力関係がプロジェクトの成功、ひいては会社の成功を左右することになります。