Implementar innovaciones en una empresa siempre es un desafío. Incluso las ideas más útiles y progresistas pueden generar resistencia, especialmente si afectan procesos habituales que han funcionado durante muchos años.
Basándonos en la experiencia de implementar cambios en el área de HSE de nuestra empresa, nos gustaría compartir cómo lograr que los cambios se perciban no como una amenaza, sino como nuevas oportunidades.
¿Qué hicimos en nuestra empresa al implementar la automatización de procesos y la digitalización de documentos?
Creamos un grupo de trabajo de HSE compuesto por los principales participantes de los procesos del Sistema de Gestión de HSE, principalmente mandos intermedios de áreas y departamentos donde se realizan trabajos de alto riesgo (trabajos en altura, en espacios confinados, en instalaciones eléctricas, operaciones de carga y descarga, conducción de vehículos, etc.). También involucramos a abogados en el grupo de trabajo y comenzamos a trabajar en la mejora de los procesos de HSE dentro del marco del sistema de gestión vigente.
Seleccionamos a los representantes de las áreas para el grupo de trabajo basándonos en un criterio importante: eran y siguen siendo líderes de opinión, respetados y con autoridad en sus áreas, capaces de guiar a sus equipos.
En el grupo de trabajo, revisamos juntos todos los procesos, desde la elaboración de la documentación normativa local hasta la comodidad de realizar actividades y la aplicación de documentos organizativos y administrativos en el área de HSE en nuestra empresa. Los participantes del grupo de trabajo de diversas áreas recopilaron comentarios para realizar ajustes rápidos. Todos los procesos y documentos pasaron de inmediato por un filtro legal.
El trabajo conjunto en procesos, documentos y reglamentos condujo gradualmente a procesos estructurados y eficientes que cumplen plenamente con los requisitos legales, por un lado, y que son totalmente ejecutables desde el punto de vista de su aplicación práctica por todos los participantes, por el otro.
Tras perfeccionar no solo los procesos de HSE, sino también los procesos transversales dentro de los departamentos, como la asignación de grupos de seguridad eléctrica, el trabajo con contratistas y otros, logramos establecer Estándares Unificados de procesos y documentos en todas las ubicaciones de nuestra empresa en todo el país, no solo en HSE, sino también en otras áreas.
Después de construir una estructura unificada de procesos y documentación local, procedimos a desarrollar la metodología de automatización y digitalización de procesos, también de forma gradual, primero en HSE y luego, o en paralelo, en otras áreas.
Como resultado del desarrollo conjunto de todas las necesidades de los directivos y empleados que participan en los procesos de HSE, hoy hemos automatizado casi el 90% de los procesos y digitalizado más del 60% de los documentos que firmamos con los empleados mediante firma electrónica.
La implementación de estos procesos fue fluida y cómoda para todos, precisamente gracias a la creación y al trabajo eficaz del grupo de trabajo transversal. Esta estrategia en la organización de los procesos de HSE ha sido validada por la experiencia en diferentes empresas y garantiza resultados elevados.