Wdrażanie innowacji w firmie to zawsze wyzwanie. Nawet najbardziej użyteczne i postępowe pomysły mogą budzić opór, zwłaszcza jeśli dotyczą one utrwalonych procesów funkcjonujących od wielu lat.
Opierając się na doświadczeniu we wdrażaniu zmian w obszarze HSE w naszej firmie, chciałbym podzielić się tym, jak sprawić, by zmiany były postrzegane nie jako zagrożenie, lecz jako nowe możliwości.
Co zrobiliśmy w naszej firmie podczas wdrażania automatyzacji procesów i cyfryzacji dokumentów?
Utworzyliśmy w firmie grupę roboczą ds. HSE, składającą się z głównych uczestników procesów Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), przede wszystkim kierowników średniego szczebla z pionów i jednostek, w których wykonywane są prace niebezpieczne (prace na wysokości, w przestrzeniach zamkniętych, przy urządzeniach elektrycznych, prace przeładunkowe, prowadzenie pojazdów itp.). Do grupy roboczej zaprosiliśmy również prawników i rozpoczęliśmy pracę nad doskonaleniem procesów HSE w ramach obowiązującego SZBHP.
Przedstawicieli poszczególnych działów do grupy roboczej wybieraliśmy według istotnego kryterium – byli oni i nadal są liderami opinii, osobami szanowanymi i cieszącymi się autorytetem w swoich obszarach, zdolnymi do przewodzenia swoim zespołom.
W grupie roboczej wspólnie analizowaliśmy wszystkie procesy – od sporządzania lokalnej dokumentacji normatywnej po wygodę przeprowadzania działań i stosowania dokumentów organizacyjno-zarządczych w obszarze HSE w naszej firmie. Członkowie grupy roboczej z różnych działów zbierali informacje zwrotne, co pozwalało na szybkie wprowadzanie korekt. Wszystkie procesy i dokumenty przechodziły od razu przez filtr prawny.
Wspólna praca nad procesami, dokumentami i regulaminami stopniowo doprowadziła do ustrukturyzowanych i sprawnie działających procesów, które z jednej strony w pełni odpowiadają wymogom prawnym, a z drugiej – są całkowicie wykonalne z punktu widzenia ich praktycznego zastosowania w pracy przez wszystkich uczestników procesów.
Po dopracowaniu nie tylko procesów HSE, ale także procesów międzyfunkcyjnych wewnątrz jednostek, takich jak nadawanie uprawnień elektroenergetycznych, współpraca z wykonawcami i inne, wdrożyliśmy we wszystkich lokalizacjach naszej firmy na terenie całego kraju Jednolite Standardy procesów i dokumentów, nie tylko w obszarze HSE, ale i w innych dziedzinach.
Po zbudowaniu jednolitej struktury procesów i dokumentacji lokalnej przystąpiliśmy do opracowania metodologii automatyzacji i cyfryzacji procesów – również stopniowo, najpierw w obszarze HSE, a następnie, niekiedy równolegle, w innych kierunkach.
W wyniku wspólnego wypracowania rozwiązań uwzględniających potrzeby kadry kierowniczej i pracowników uczestniczących w procesach SZBHP, do dnia dzisiejszego zautomatyzowaliśmy niemal 90% procesów w ramach SZBHP oraz przenieśliśmy do formatu cyfrowego ponad 60% dokumentów, które podpisujemy z pracownikami za pomocą podpisu elektronicznego.
Wdrożenie tych procesów stało się bezbolesne i komfortowe dla wszystkich właśnie dzięki utworzeniu i efektywnej pracy międzyfunkcyjnej grupy roboczej. Taka strategia organizacji procesów SZBHP została sprawdzona w praktyce w różnych firmach i gwarantuje osiągnięcie wysokich wyników.