การนำนวัตกรรมมาใช้ในองค์กรถือเป็นความท้าทายเสมอ แม้แต่ไอเดียที่มีประโยชน์และก้าวหน้าที่สุดก็อาจเผชิญกับแรงต้านได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไอเดียเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานที่คุ้นเคยและปฏิบัติสืบต่อกันมานานหลายปี
จากประสบการณ์การนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ในด้านความปลอดภัยในการทำงานของบริษัทเรา ผมอยากจะแบ่งปันวิธีที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงถูกมองว่าเป็นโอกาสใหม่ๆ แทนที่จะเป็นภัยคุกคาม
ในบริษัทของเรา เราได้ทำอะไรบ้างเมื่อมีการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการทำงานและการเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัล?
เราได้จัดตั้งคณะทำงานด้าน HSE ภายในบริษัท ซึ่งประกอบด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในระบบการจัดการความปลอดภัย โดยเฉพาะผู้บริหารระดับกลางจากแผนกและหน่วยงานที่มีการดำเนินงานที่มีความเสี่ยงสูง (เช่น งานบนที่สูง, งานในที่อับอากาศ, งานเกี่ยวกับระบบไฟฟ้า, งานยกขนสินค้า, การขับขี่ยานพาหนะ เป็นต้น) นอกจากนี้เรายังได้ดึงทีมนักกฎหมายเข้าร่วมในคณะทำงานและเริ่มปรับปรุงกระบวนการด้านความปลอดภัยภายใต้ระบบการจัดการ HSE ที่มีอยู่
เราคัดเลือกตัวแทนจากแผนกต่างๆ เข้าสู่คณะทำงานโดยใช้เกณฑ์ที่สำคัญ คือพวกเขาต้องเป็นผู้นำทางความคิดที่ได้รับความเคารพและมีอิทธิพลในสายงานของตน และสามารถนำพาทีมของตนไปข้างหน้าได้
ในคณะทำงาน เราได้ร่วมกันพิจารณาทุกกระบวนการ ตั้งแต่การจัดทำเอกสารระเบียบข้อบังคับภายใน ไปจนถึงความสะดวกในการดำเนินกิจกรรมและการใช้เอกสารสั่งการในด้าน HSE ของบริษัท สมาชิกคณะทำงานจากแผนกต่างๆ ได้รวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาปรับปรุงอย่างรวดเร็ว โดยทุกกระบวนการและเอกสารจะผ่านการตรวจสอบด้านกฎหมายทันที
การทำงานร่วมกันในด้านกระบวนการ เอกสาร และระเบียบข้อบังคับ ค่อยๆ นำไปสู่กระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจนและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างครบถ้วนในด้านหนึ่ง และในขณะเดียวกันก็สามารถนำไปปฏิบัติจริงได้อย่างเต็มที่โดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคน
หลังจากปรับปรุงกระบวนการไม่เพียงแต่ด้าน HSE เท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการข้ามสายงานภายในหน่วยงาน เช่น การกำหนดระดับความปลอดภัยทางไฟฟ้า การทำงานร่วมกับผู้รับเหมา และอื่นๆ เราประสบความสำเร็จในการใช้มาตรฐานกระบวนการและเอกสารที่เป็นหนึ่งเดียวกันในทุกสาขาของบริษัททั่วประเทศ ทั้งในด้านความปลอดภัยและด้านอื่นๆ
หลังจากสร้างโครงสร้างกระบวนการและเอกสารภายในที่เป็นหนึ่งเดียวแล้ว เราจึงเริ่มพัฒนาวิธีการสำหรับระบบอัตโนมัติและการเปลี่ยนกระบวนการให้เป็นดิจิทัล โดยเริ่มจากด้าน HSE ก่อน แล้วจึงขยายไปยังด้านอื่นๆ ตามลำดับหรือทำควบคู่กันไป
จากการร่วมกันวิเคราะห์ความต้องการของผู้บริหารและพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบ HSE ปัจจุบันเราได้เปลี่ยนกระบวนการเกือบ 90% ให้เป็นระบบอัตโนมัติ และเปลี่ยนเอกสารมากกว่า 60% ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งพนักงานสามารถลงนามผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้
การนำกระบวนการเหล่านี้มาใช้เป็นไปอย่างราบรื่นและสะดวกสบายสำหรับทุกคน ต้องขอบคุณการจัดตั้งและการทำงานที่มีประสิทธิภาพของคณะทำงานข้ามสายงาน กลยุทธ์นี้ในการจัดระบบ HSE ได้รับการพิสูจน์แล้วจากประสบการณ์ในหลายบริษัท และรับประกันว่าจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม