L'introduction d'innovations dans une entreprise est toujours un défi. Même les idées les plus utiles et progressistes peuvent susciter de la résistance, surtout si elles touchent à des processus habituels en place depuis de nombreuses années.
En nous appuyant sur l'expérience de la mise en œuvre de changements dans le domaine HSE de notre entreprise, nous aimerions partager comment faire en sorte que les changements soient perçus non pas comme une menace, mais comme de nouvelles opportunités.
Qu'avons-nous fait dans notre entreprise lors de la mise en œuvre de l'automatisation des processus et de la numérisation des documents ?
Nous avons créé au sein de l'entreprise un groupe de travail sur les questions HSE, composé des principaux acteurs des processus du système de santé et sécurité au travail, en premier lieu des cadres de « niveau intermédiaire » des directions et départements où sont effectués des travaux dangereux (travaux en hauteur, en espaces confinés, dans les installations électriques, opérations de manutention, conduite de véhicules, etc.). Nous avons également impliqué des juristes dans ce groupe de travail et avons commencé à travailler sur l'amélioration des processus HSE dans le cadre du système de management en vigueur.
Nous avons choisi les représentants des différents secteurs pour le groupe de travail selon un critère important : ils étaient et sont toujours des leaders d'opinion, respectés et faisant autorité dans leurs domaines, capables d'entraîner leurs équipes.
Au sein du groupe de travail, nous avons examiné ensemble tous les processus, de l'élaboration de la documentation normative locale à la facilité de mise en œuvre des mesures et à l'application des documents organisationnels et administratifs HSE dans notre entreprise. Les membres du groupe de travail issus de différentes directions ont recueilli les retours d'expérience pour apporter rapidement des corrections. Tous les processus et documents passaient immédiatement par un filtre juridique.
Le travail conjoint sur les processus, les documents et les règlements a progressivement abouti à des processus structurés et efficaces, pleinement conformes aux exigences législatives d'une part, et d'autre part, totalement applicables en pratique par tous les participants aux processus.
Après avoir retravaillé non seulement les processus HSE, mais aussi les processus transversaux au sein des départements, tels que l'attribution des habilitations électriques, le travail avec les entreprises sous-traitantes et d'autres, nous avons instauré des standards unifiés de processus et de documents dans tous les sites de notre entreprise à travers tout le pays, non seulement pour le HSE, mais aussi pour d'autres domaines.
Après avoir établi une structure unifiée des processus et de la documentation locale, nous avons commencé à élaborer une méthodologie d'automatisation et de numérisation des processus, également de manière progressive, d'abord en HSE, puis, parfois en parallèle, dans d'autres domaines.
Grâce à l'analyse conjointe de tous les besoins des managers et des employés impliqués dans les processus HSE, nous avons aujourd'hui automatisé près de 90 % des processus et numérisé plus de 60 % des documents que nous signons avec les employés par signature électronique.
La mise en œuvre de ces processus est devenue indolore et confortable pour tous, précisément grâce à la création et au travail efficace d'un groupe de travail transversal. Cette stratégie d'organisation des processus HSE a été éprouvée par l'expérience dans différentes entreprises et garantit des résultats élevés.