Die Einführung von Innovationen in einem Unternehmen ist immer eine Herausforderung. Selbst die nützlichsten und fortschrittlichsten Ideen können auf Widerstand stoßen, insbesondere wenn sie gewohnte, seit Jahren etablierte Prozesse betreffen.
Basierend auf den Erfahrungen bei der Einführung von Veränderungen im Bereich HSE in unserem Unternehmen möchte ich teilen, wie man sicherstellt, dass Veränderungen nicht als Bedrohung, sondern als neue Chancen wahrgenommen werden.
Was haben wir in unserem Unternehmen bei der Einführung der Prozessautomatisierung und der Digitalisierung von Dokumenten getan?
Wir haben im Unternehmen eine Arbeitsgruppe für HSE-Fragen ins Leben gerufen, die aus den Hauptbeteiligten der Prozesse des HSE-Managementsystems besteht. Dazu gehörten in erster Linie Führungskräfte des mittleren Managements aus Bereichen und Abteilungen, in denen gefährliche Arbeiten durchgeführt werden (Arbeiten in der Höhe, in engen Räumen, an elektrischen Anlagen, Be- und Entladearbeiten, Fahrzeugführung usw.). Zudem haben wir Juristen in die Arbeitsgruppe einbezogen und damit begonnen, an der Verbesserung der HSE-Prozesse im Rahmen des bestehenden Managementsystems zu arbeiten.
Die Vertreter der Fachbereiche für die Arbeitsgruppe haben wir nach einem wichtigen Kriterium ausgewählt: Sie waren und sind Meinungsführer, respektiert und autoritär in ihren Bereichen und in der Lage, ihre Teams mitzureißen.
In der Arbeitsgruppe haben wir gemeinsam alle Prozesse betrachtet – von der Erstellung lokaler normativer Dokumentation bis hin zur Benutzerfreundlichkeit bei der Durchführung von Maßnahmen und der Anwendung von Organisations- und Anordnungsdokumenten im Bereich HSE in unserem Unternehmen. Die Teilnehmer der Arbeitsgruppe aus verschiedenen Bereichen sammelten Feedback für schnelle Korrekturen. Alle Prozesse und Dokumente durchliefen sofort eine rechtliche Prüfung.
Die gemeinsame Arbeit an Prozessen, Dokumenten und Reglementen führte schrittweise zu strukturierten und reibungslos funktionierenden Abläufen, die einerseits den gesetzlichen Anforderungen voll entsprechen und andererseits für alle Prozessbeteiligten in der täglichen Praxis vollständig umsetzbar sind.
Nach der Ausarbeitung nicht nur der HSE-Prozesse, sondern auch funktionsübergreifender Prozesse innerhalb der Abteilungen – wie etwa die Zuweisung von Elektrosicherheitsgruppen, die Arbeit mit Subunternehmern und anderes – haben wir an allen Standorten unseres Unternehmens landesweit einheitliche Standards für Prozesse und Dokumente erreicht, nicht nur im Bereich HSE, sondern auch in anderen Fachbereichen.
Nach dem Aufbau einer einheitlichen Prozessstruktur und lokaler Dokumentation begannen wir mit der Entwicklung einer Methodik zur Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse – ebenfalls schrittweise, zuerst im Bereich HSE und dann, teilweise auch parallel, in anderen Bereichen.
Als Ergebnis der gemeinsamen Erarbeitung aller Bedürfnisse von Führungskräften und Mitarbeitern, die an den HSE-Prozessen beteiligt sind, haben wir heute fast 90 % der Prozesse im Rahmen des HSE-Managementsystems automatisiert und mehr als 60 % der Dokumente digitalisiert, die wir mit den Mitarbeitern per elektronischer Signatur unterzeichnen.
Die Einführung dieser Prozesse verlief für alle schmerzfrei und komfortabel, eben dank der Gründung und effektiven Arbeit der funktionsübergreifenden Arbeitsgruppe. Diese Strategie im Rahmen der Organisation von HSE-Prozessen hat sich in verschiedenen Unternehmen bewährt und führt garantiert zu hervorragenden Ergebnissen.