L'implementazione delle innovazioni in azienda è sempre una sfida. Anche le idee più utili e progressive possono incontrare resistenza, specialmente se vanno a toccare processi consolidati che sono in vigore da molti anni.
Sulla base dell'esperienza maturata nell'implementazione dei cambiamenti nell'ambito della sicurezza sul lavoro della nostra azienda, vorrei condividere come fare in modo che i cambiamenti vengano percepiti non come una minaccia, ma come nuove opportunità.
Cosa abbiamo fatto nella nostra azienda durante l'implementazione dell'automazione dei processi e della digitalizzazione dei documenti?
Abbiamo creato in azienda un gruppo di lavoro sulle questioni HSE, composto dai principali partecipanti ai processi del Sistema di gestione della sicurezza sul lavoro, in primo luogo i dirigenti di "medio livello" dei settori e dei reparti in cui si svolgono attività pericolose (lavori in quota, in spazi confinati, in impianti elettrici, operazioni di carico e scarico, guida di veicoli, ecc.), abbiamo coinvolto legali nel gruppo di lavoro e abbiamo iniziato a lavorare al miglioramento dei processi di sicurezza sul lavoro nell'ambito del sistema di gestione HSE esistente.
Abbiamo selezionato i rappresentanti delle varie aree per il Gruppo di Lavoro in base a un criterio fondamentale: erano e sono tuttora opinion leader, stimati e autorevoli nei loro settori, capaci di guidare i propri team.
All'interno del gruppo di lavoro abbiamo esaminato insieme tutti i processi, dalla redazione della documentazione normativa locale alla praticità di esecuzione delle attività e all'applicazione dei documenti organizzativi e gestionali nel campo dell'HSE nella nostra azienda. I partecipanti al Gruppo di Lavoro provenienti da diverse aree hanno raccolto feedback per apportare rapidamente correzioni. Tutti i processi e i documenti sono stati immediatamente sottoposti a un filtro legale.
Il lavoro congiunto su processi, documenti e regolamenti ha portato gradualmente a processi strutturati e ben funzionanti, pienamente conformi ai requisiti legislativi da un lato e, allo stesso tempo, completamente attuabili dal punto di vista della loro applicazione pratica nel lavoro di tutti i partecipanti ai processi.
Dopo aver elaborato non solo i processi HSE, ma anche i processi interfunzionali all'interno dei reparti, come le attività per l'assegnazione delle qualifiche di sicurezza elettrica, il lavoro con le imprese appaltatrici e altro, abbiamo ottenuto in tutte le sedi della nostra azienda su tutto il territorio nazionale Standard Unici operativi per processi e documenti, non solo nell'HSE ma anche in altri settori.
Dopo aver costruito una struttura unitaria dei processi e della documentazione locale, abbiamo iniziato a sviluppare la metodologia per l'automazione e la digitalizzazione dei processi, procedendo gradualmente prima nell'HSE e poi, in alcuni casi parallelamente, in altri settori.
In seguito all'elaborazione congiunta di tutte le esigenze dei dirigenti e dei lavoratori coinvolti nei processi del sistema di gestione HSE, oggi abbiamo automatizzato quasi il 90% dei processi e digitalizzato oltre il 60% dei documenti, che firmiamo con i dipendenti tramite firma elettronica.
L'implementazione di questi processi è stata indolore e agevole per tutti proprio grazie alla creazione e al lavoro efficace del gruppo di lavoro interfunzionale. Questa strategia nell'organizzazione dei processi del sistema di gestione HSE è comprovata dall'esperienza in diverse aziende e garantisce risultati elevati.