Việc triển khai đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp luôn là một thách thức. Ngay cả những ý tưởng hữu ích và tiến bộ nhất cũng có thể vấp phải sự kháng cự, đặc biệt nếu chúng tác động đến các quy trình đã quen thuộc và vận hành trong nhiều năm.
Dựa trên kinh nghiệm triển khai các thay đổi trong công tác an toàn lao động tại công ty chúng tôi, tôi muốn chia sẻ cách để các thay đổi được đón nhận không phải như một mối đe dọa, mà là những cơ hội mới.
Chúng tôi đã làm gì tại công ty mình khi triển khai tự động hóa quy trình và số hóa tài liệu?
Chúng tôi đã thành lập một nhóm công tác về các vấn đề HSE, bao gồm các thành viên chính tham gia vào quy trình của Hệ thống quản lý an toàn lao động, trước hết là các quản lý "cấp trung" của các bộ phận và mảng công việc có tính chất nguy hiểm (làm việc trên cao, trong không gian hạn chế, thiết bị điện, bốc xếp hàng hóa, điều khiển phương tiện giao thông, v.v.), đồng thời mời các luật sư tham gia vào nhóm công tác và bắt đầu cải thiện các quy trình an toàn lao động trong khuôn khổ HSE hiện có.
Chúng tôi lựa chọn đại diện từ các bộ phận vào Nhóm công tác dựa trên một tiêu chí quan trọng: họ đã và đang là những người dẫn dắt dư luận, có uy tín và tầm ảnh hưởng trong bộ phận của mình, đồng thời có khả năng dẫn dắt đội ngũ của họ.
Trong nhóm công tác, chúng tôi cùng nhau xem xét tất cả các quy trình, từ việc soạn thảo tài liệu định mức nội bộ đến sự thuận tiện khi tổ chức các hoạt động và áp dụng các văn bản quản lý điều hành trong lĩnh vực HSE tại công ty. Các thành viên Nhóm công tác từ các bộ phận khác nhau đã thu thập phản hồi để nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh. Tất cả các quy trình và tài liệu đều được thông qua "bộ lọc" pháp lý ngay lập tức.
Việc cùng nhau xây dựng các quy trình, tài liệu và quy định đã dần dẫn đến các quy trình có cấu trúc và vận hành trơn tru, một mặt đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý, mặt khác hoàn toàn có tính khả thi khi áp dụng vào thực tế công việc của tất cả các bên liên quan.
Sau khi hoàn thiện các quy trình không chỉ về HSE mà còn cả các quy trình liên chức năng giữa các bộ phận, chẳng hạn như cấp nhóm an toàn điện, làm việc với các nhà thầu và các công việc khác, chúng tôi đã đạt được các Tiêu chuẩn thống nhất về quy trình và tài liệu tại tất cả các địa điểm của công ty trên toàn quốc, không chỉ trong lĩnh vực HSE mà còn ở các mảng khác.
Sau khi xây dựng được cấu trúc quy trình và hệ thống tài liệu nội bộ thống nhất, chúng tôi bắt đầu phát triển phương pháp luận để tự động hóa và số hóa các quy trình, cũng thực hiện dần dần, bắt đầu từ HSE, sau đó (hoặc song song) triển khai sang các lĩnh vực khác.
Kết quả của việc cùng nhau nghiên cứu mọi nhu cầu của quản lý và nhân viên tham gia vào các quy trình HSE là: tính đến thời điểm hiện tại, chúng tôi đã tự động hóa gần 90% các quy trình trong khuôn khổ HSE, số hóa hơn 60% tài liệu được ký kết với nhân viên bằng chữ ký số.
Việc triển khai các quy trình này đã trở nên nhẹ nhàng và thoải mái cho tất cả mọi người chính nhờ việc thành lập và hoạt động hiệu quả của nhóm công tác liên chức năng. Chiến lược này trong việc tổ chức các quy trình HSE đã được kiểm chứng qua kinh nghiệm làm việc tại nhiều công ty khác nhau và đảm bảo mang lại kết quả cao.