Mengimplementasikan inovasi dalam perusahaan selalu menjadi tantangan. Bahkan ide-ide yang paling bermanfaat dan progresif sekalipun dapat memicu resistensi, terutama jika ide tersebut menyentuh proses-proses yang sudah terbiasa dijalankan selama bertahun-tahun.
Berdasarkan pengalaman mengimplementasikan perubahan dalam HSE di perusahaan kami, saya ingin berbagi cara agar perubahan tidak dianggap sebagai ancaman, melainkan sebagai peluang baru.
Apa yang kami lakukan di perusahaan kami saat mengimplementasikan otomatisasi proses dan digitalisasi dokumen?
Kami membentuk kelompok kerja (working group) mengenai isu-isu HSE di perusahaan, yang terdiri dari para peserta utama dalam proses Sistem Manajemen HSE, terutama manajer tingkat menengah dari departemen dan unit tempat pekerjaan berbahaya dilakukan (pekerjaan di ketinggian, di ruang terbatas, instalasi listrik, pekerjaan bongkar muat, pengoperasian kendaraan, dll.). Kami juga melibatkan tim hukum dalam kelompok kerja tersebut dan mulai berupaya menyempurnakan proses HSE dalam kerangka Sistem Manajemen HSE yang ada.
Kami memilih perwakilan dari berbagai departemen untuk masuk ke dalam Kelompok Kerja berdasarkan kriteria penting — mereka adalah dan tetap menjadi pemimpin opini, dihormati dan berwibawa di bidangnya, serta mampu memimpin tim mereka.
Dalam kelompok kerja tersebut, kami meninjau bersama semua proses, mulai dari penyusunan dokumentasi peraturan lokal hingga kemudahan pelaksanaan kegiatan dan penerapan dokumen organisasi serta administratif di bidang HSE di perusahaan kami. Anggota Kelompok Kerja dari berbagai departemen mengumpulkan umpan balik untuk melakukan penyesuaian dengan cepat. Semua proses dan dokumen segera melewati penyaringan hukum.
Kerja sama dalam proses, dokumen, dan regulasi secara bertahap menghasilkan proses yang terstruktur dan berfungsi dengan baik, yang di satu sisi sepenuhnya mematuhi persyaratan hukum, dan di sisi lain, sepenuhnya dapat dilaksanakan dari sudut pandang penerapan praktisnya dalam pekerjaan oleh semua peserta proses.
Setelah menyempurnakan tidak hanya proses HSE, tetapi juga proses lintas fungsi di dalam unit, seperti pekerjaan penetapan kelompok keselamatan listrik, kerja sama dengan organisasi kontraktor, dan lainnya, kami berhasil menerapkan Standar Proses dan Dokumen Terpadu yang berlaku di semua lokasi perusahaan kami di seluruh negeri, tidak hanya dalam HSE tetapi juga di bidang lainnya.
Setelah membangun struktur proses dan dokumentasi lokal yang seragam, kami mulai mengembangkan metodologi untuk otomatisasi dan digitalisasi proses, juga secara bertahap, dimulai dari HSE, kemudian — dan di beberapa bagian secara paralel — di bidang lainnya.
Sebagai hasil dari pengerjaan bersama atas semua kebutuhan manajer dan karyawan yang terlibat dalam proses Sistem Manajemen HSE, saat ini kami telah mengotomatisasi hampir 90% proses dalam kerangka HSE, dan mendigitalisasi lebih dari 60% dokumen yang ditandatangani oleh karyawan menggunakan tanda tangan elektronik.
Implementasi proses-proses ini menjadi lancar dan nyaman bagi semua orang justru berkat pembentukan dan kerja efektif dari kelompok kerja lintas fungsi. Strategi dalam pengorganisasian proses HSE ini telah teruji oleh pengalaman kerja di berbagai perusahaan dan dijamin memberikan hasil yang tinggi.