기업에 혁신을 도입하는 것은 언제나 도전적인 과제입니다. 아무리 유익하고 진보적인 아이디어라 할지라도, 특히 수년 동안 익숙해진 기존 프로세스에 영향을 미칠 경우 저항에 부딪힐 수 있습니다.
당사의 HSE 변화 도입 경험을 바탕으로, 변화가 위협이 아닌 새로운 기회로 인식되게 하는 방법을 공유하고자 합니다.
프로세스 자동화 및 문서 디지털화를 도입할 때 당사는 어떤 노력을 기울였을까요?
당사는 HSE 관리 시스템의 주요 참여자들로 구성된 HSE 실무 그룹을 조직했습니다. 여기에는 고소 작업, 밀폐 공간 작업, 전기 설비 작업, 하역 작업, 차량 운전 등 위험 작업이 수행되는 부서의 중간 관리자들이 우선적으로 포함되었습니다. 또한 법무 전문가들을 실무 그룹에 참여시켜 기존 HSE 관리 체계 내에서 안전 보건 프로세스를 개선하기 시작했습니다.
실무 그룹의 부서별 대표를 선발할 때 중요한 기준을 두었습니다. 그들은 각 분야에서 존경받고 권위 있는 여론 주도자(Opinion Leader)로서 팀을 이끌 수 있는 역량을 갖춘 인물들이었습니다.
실무 그룹에서는 사내 규정 문서 작성부터 HSE 관련 활동의 편의성, 조직 관리 문서의 적용에 이르기까지 모든 프로세스를 함께 검토했습니다. 다양한 부서의 실무 그룹 구성원들은 신속한 수정을 위해 피드백을 수집했으며, 모든 프로세스와 문서는 즉시 법적 검토를 거쳤습니다.
프로세스, 문서 및 규정에 대한 공동 작업은 점진적으로 체계적이고 효율적인 프로세스로 이어졌습니다. 이는 한편으로는 법적 요구 사항을 완벽히 준수하면서도, 다른 한편으로는 모든 프로세스 참여자가 실제 업무 현장에서 충분히 실행 가능한 형태가 되었습니다.
HSE뿐만 아니라 전기 안전 등급 부여, 협력 업체 관리와 같은 부서 간 교차 기능(Cross-functional) 프로세스까지 정비한 결과, 전국 모든 사업장에서 HSE를 포함한 여러 분야의 통합 프로세스 및 문서 표준을 확립할 수 있었습니다.
통합된 프로세스 구조와 사내 문서 체계를 구축한 후, 당사는 프로세스 자동화 및 디지털화 방법론 개발에 착수했습니다. 이 역시 HSE 분야를 시작으로 다른 분야까지 점진적으로, 때로는 병행하여 진행했습니다.
HSE 관리 시스템에 참여하는 관리자와 근로자의 모든 요구 사항을 공동으로 검토한 결과, 현재 HSE 프로세스의 약 90%를 자동화했으며, 직원들과 전자 서명으로 체결하는 문서의 60% 이상을 디지털화했습니다.
이러한 프로세스 도입이 모두에게 거부감 없이 원활하게 진행될 수 있었던 것은 바로 교차 기능 실무 그룹의 구성과 효율적인 운영 덕분이었습니다. HSE 관리 시스템 프로세스 조직 내에서의 이러한 전략은 여러 기업의 경험을 통해 검증되었으며, 확실하게 높은 성과를 보장합니다.