企業へのイノベーション導入は、常に挑戦です。たとえ非常に有益で進歩的なアイデアであっても、長年続いてきた慣れ親しんだプロセスに影響を与える場合、抵抗が生じることがあります。
当社のHSE（労働安全衛生）における変革導入の経験に基づき、変化を脅威ではなく新たな機会として捉えてもらうための方法を共有したいと思います。
プロセスの自動化とドキュメントのデジタル化を導入する際、当社ではどのような取り組みを行ったのでしょうか？
当社では、HSE管理システムの主要なプロセス参加者で構成されるHSEワーキンググループを立ち上げました。メンバーは主に、高所作業、閉鎖空間、電気設備、荷役作業、車両運転などの危険作業を伴う部門の中間管理職です。また、法務担当者もグループに招き、既存のHSE管理システムの枠組みの中でプロセスの改善に着手しました。
各部門からのワーキンググループ代表者の選定には重要な基準を設けました。それは、彼らが各分野で尊敬され、権威があり、チームを牽引できるオピニオンリーダーであることです。
ワーキンググループでは、社内規定の作成から、施策実施の利便性、HSE分野における組織・指示文書の運用に至るまで、すべてのプロセスを共同で検討しました。様々な部門のメンバーがフィードバックを集約し、迅速な修正を可能にしました。また、すべてのプロセスと文書は、即座に法務チェックを通されました。
プロセス、文書、規定に関する共同作業により、徐々に構造化され、円滑に機能するプロセスが構築されました。これは、法規制の要件を完全に満たす一方で、現場のすべての関係者が実際に運用可能な実用的なものとなりました。
HSEだけでなく、電気安全区分の付与や協力会社との連携といった部門横断的なプロセスも精査した結果、国内全拠点のあらゆる場所で、HSEのみならず他の分野においても共通のプロセス・文書標準を確立することができました。
統一されたプロセス構造と社内規定を構築した後、プロセスの自動化とデジタル化の設計に着手しました。これも段階的に、まずはHSEから始め、その後、あるいは並行して他の分野へと広げていきました。
HSE管理システムに関わる管理者と従業員のあらゆるニーズを共同で検討した結果、現在ではHSE管理システムのプロセスの約90%を自動化し、従業員と電子署名で取り交わす文書の60%以上をデジタル化することに成功しました。
これらのプロセスの導入がスムーズで快適なものとなったのは、部門横断的なワーキンググループの設置と効果的な活動のおかげです。HSE管理プロセスの組織化におけるこの戦略は、多くの経験によって裏打ちされており、確実に高い成果をもたらします。