Implementar inovações em uma empresa é sempre um desafio. Mesmo as ideias mais úteis e progressistas podem gerar resistência, especialmente se afetarem processos habituais que funcionam há muitos anos.
Com base na experiência de implementação de mudanças na segurança do trabalho da nossa empresa, gostaria de compartilhar como fazer com que as mudanças sejam percebidas não como uma ameaça, mas como novas oportunidades.
O que fizemos em nossa empresa ao implementar a automação de processos e a digitalização de documentos?
Criamos na empresa um grupo de trabalho para questões de HSE, composto pelos principais participantes dos processos do Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (SGSST), principalmente gestores de nível "médio" de áreas e departamentos onde são realizados trabalhos perigosos (trabalhos em altura, em espaços confinados, em instalações elétricas, operações de carga e descarga, condução de veículos, etc.), envolvemos advogados no grupo de trabalho e começamos a trabalhar no aprimoramento dos processos de HSE dentro do SGSST vigente.
Selecionamos os representantes das áreas para o Grupo de Trabalho com base em um critério importante: eles eram e continuam sendo líderes de opinião, respeitados e influentes em suas áreas, capazes de liderar suas equipes.
No grupo de trabalho, analisamos juntos todos os processos, desde a elaboração da documentação normativa local até a conveniência da realização de eventos e a aplicação de documentos organizacionais e administrativos na área de HSE em nossa empresa. Os participantes do Grupo de Trabalho de diversas áreas coletaram feedbacks para a realização rápida de ajustes. Todos os processos e documentos passaram imediatamente por um filtro jurídico.
O trabalho conjunto em processos, documentos e regulamentos levou gradualmente a processos estruturados e eficientes, que cumprem plenamente os requisitos legais, por um lado, e, por outro, são totalmente exequíveis em termos de aplicação prática no trabalho por todos os participantes dos processos.
Após o desenvolvimento de processos não apenas de HSE, mas também de processos multifuncionais dentro dos departamentos, como a atribuição de grupos de segurança elétrica, trabalho com empresas contratadas e outros, alcançamos em todas as unidades da nossa empresa em todo o território nacional Padrões Unificados de processos e documentos vigentes, não apenas em HSE, mas também em outras áreas.
Após a construção de uma estrutura unificada de processos e documentação local, iniciamos o desenvolvimento da metodologia de automação e digitalização de processos, também de forma gradual, primeiro em HSE e depois, em alguns casos paralelamente, em outras áreas.
Como resultado do desenvolvimento conjunto de todas as necessidades dos gestores e colaboradores participantes dos processos do SGSST, automatizamos hoje quase 90% dos processos do sistema e digitalizamos mais de 60% dos documentos, que são assinados pelos funcionários com assinatura digital.
A implementação desses processos tornou-se indolor e confortável para todos, precisamente graças à criação e ao trabalho eficaz do grupo de trabalho multifuncional. Essa estratégia na organização dos processos de HSE é comprovada pela experiência em diferentes empresas e garante resultados elevados.