Qui gère la HSE dans les contrats ?

L'ISO 45001, que je ne me lasse pas de citer et de décortiquer, nous a apporté un autre processus intéressant : la gestion des entreprises sous-traitantes.

Le processus de gestion des sous-traitants est clair d'un point de vue financier, car il existe depuis longtemps. Ce processus commercial nous a donné le terme de « contract manager ». Cette personne possède généralement une formation juridique ou financière, sait s'orienter dans le secteur, comprend les processus métier de l'entreprise, sait calculer les coûts, identifier les bénéfices financiers, mener des négociations et bien d'autres choses sans lesquelles la composante commerciale du travail d'un contract manager est impensable.

Mais nous sommes face à une exigence de gestion des contrats sous le prisme de la HSE... C'est-à-dire que nous parlons d'un « contract manager HSE ».

Imaginez un instant le nombre de contrats d'une entreprise exploitant une installation industrielle dangereuse. Restauration, tous types de travaux de maintenance et de réparation, logistique du personnel/des équipements/des déchets dangereux, approvisionnement, travaux de construction, et ainsi de suite.

L'objectif principal du processus de gestion des sous-traitants est d'atteindre les objectifs de production de l'entreprise en toute sécurité, avec qualité et dans leur intégralité, et non de « plumer le sous-traitant », de le « démolir », de l'« écraser sous les amendes », de « saboter son travail », de « vérifier ses habilitations et s'en contenter », etc. Convenez que lorsqu'un employé d'une entreprise sous-traitante décède sur un site, cela jette une ombre sérieuse sur l'exploitant du site également. Sans parler des enquêtes et des visites des représentants des autorités compétentes.

Le travail du « contract manager HSE » peut être divisé en trois étapes : la phase préparatoire, le travail effectif avec le sous-traitant et la clôture du contrat. Cependant, il faut préciser d'emblée qu'en aucun cas ce travail n'est effectué seul. Il s'agit d'un travail coordonné entre les « contract managers juridiques/financiers », l'employé désigné responsable du contrat, l'employé responsable de l'ensemble du budget du contrat et le « contract manager HSE ».

Malgré une apparente simplicité, il faut comprendre que chaque grande étape se déploie à son tour comme un éventail en un complexe d'actions composantes, également assez complexes. L'employé qui gère les processus HSE dans les contrats doit avoir une compréhension claire et une interaction avec les questions juridiques et financières.

Essayons d'analyser tout cela en détail.

1. Étape préparatoire :

• Évaluation de la conformité des candidats selon la matrice d'évaluation des sélections effectuées.
• Définition du type de contrat.
• Élaboration des critères d'évaluation des entreprises sous-traitantes sur les questions de sécurité industrielle dans le cadre des sélections (tant pour la première étape afin de définir la « short list » que pour la deuxième étape afin de désigner le vainqueur de l'appel d'offres).
• Préparation et mise à jour des articles types des contrats concernant les exigences en matière de HSE.
• Participation aux audits de pré-qualification des candidats ayant soumis des offres pour participer à la procédure de sélection pour l'exécution de travaux / la prestation de services.
• Préparation des rapports sur les résultats des audits de pré-qualification des candidats (selon mon expérience, cela n'est pas requis très souvent).
• Participation aux clarifications suite aux demandes des soumissionnaires.

2. L'étape suivante est le travail avec le sous-traitant.

Elle est nécessaire pour s'assurer du respect des conditions du contrat. Le « contract manager HSE » aide à trouver une solution systémique aux problèmes qui surviennent lors de l'exécution des travaux contractuels :

Les principales activités comprennent, sans s'y limiter :

• Réalisation de l'inspection de pré-mobilisation.
• Organisation de sessions majeures d'évaluation des risques de l'ensemble du projet avec le sous-traitant.
• Organisation de sessions de pré-installation avant le début du projet.
• Contrôle des activités sur le site.
• Établissement de schémas de communication avec la direction de l'entreprise sous-traitante.
• Attribution d'une note (rating) à l'entreprise sous-traitante sur la base des résultats de l'audit de pré-mobilisation et de l'exécution des travaux.
• Définition de schémas de paiement incitatifs dans le contrat pour les sous-traitants.
• Assistance méthodologique et consultative complète pendant les travaux contractuels pour l'entreprise sous-traitante et les responsables du contrat.

3. Étape finale de la gestion des entreprises sous-traitantes.

• Contrôle de l'exécution des mesures.
• Préparation et tenue de la réunion de clôture sur les résultats des travaux, incluant les données statistiques sur l'activité du sous-traitant (pour l'année ou la période du contrat).
• Élaboration du tableau de bord final.
• Préparation d'une recommandation argumentée sur la poursuite de la collaboration avec l'entreprise sous-traitante.
• Participation aux litiges finaux.

Comme nous le voyons, les exigences de qualification pour un tel employé HSE sont très élevées. Par conséquent, l'organisation qui décide de mettre en œuvre un processus de gestion des sous-traitants doit être consciente qu'en prenant « n'importe quel agent HSE », elle ne pourra pas obtenir de résultats rapides.

Une solution à court terme serait de débaucher un tel spécialiste ou d'engager un consultant externe (coûteux financièrement !).

La solution à long terme est de former un tel spécialiste au sein de l'entreprise (coûteux non seulement financièrement, mais aussi en temps). Il est nécessaire de disposer de la ressource d'un employé capable de former le nouveau venu.

Prenez soin de vos spécialistes, ils sont le fondement du capital intellectuel et humain de votre entreprise et le gage de votre succès !