Dari Inspektur Menjadi Mentor: Melakukan Audit dengan Benar

Apa yang paling sering kita terapkan dalam pekerjaan untuk mematuhi proses teknologi, menjaga kualitas produk, atau memastikan keselamatan? Tentu saja, aturan dan instruksi. Ini adalah instrumen yang paling umum dalam praktik sebagian besar perusahaan.

Namun, aturan tidak selalu berhasil. Pernyataan ini terutama benar jika pelanggaran aturan tidak menimbulkan konsekuensi negatif apa pun. Padahal, sering kali memang begitu – memotong jalan di suatu tempat, mengabaikan APD di tempat lain... Dan tidak terjadi apa-apa – hanya menghemat waktu, murni keuntungan! Namun kita memahami bahwa cepat atau lambat pelanggaran aturan akan membawa konsekuensi menyedihkan yang seharusnya dicegah oleh aturan tersebut. Terlebih lagi, sering kali semua kondisi sudah tercipta – APD diberikan tepat waktu, peralatan tersedia dan berfungsi baik, serta ada penyeberangan pejalan kaki yang ditandai di dekatnya – namun orang-orang tetap tidak mematuhi aturan. Apa yang harus dilakukan dalam kasus seperti itu? Kunci untuk menyelesaikan masalah ini adalah audit keselamatan – instrumen untuk mengelola risiko perilaku dan situasi berbahaya.

Namun, banyak mitos dan stereotip yang terbentuk di sekitar prosedur ini, yang seperti hambatan, mempersulit pengembangan budaya keselamatan secara keseluruhan.

Apa yang diasosiasikan oleh kebanyakan orang dengan kata "audit"? Hal pertama yang terlintas dalam pikiran adalah seorang inspektur dengan penampilan yang sangat mengancam, membawa buku catatan dan pena, dan tujuan inspektur ini adalah untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin pelanggaran dan menghukum sebanyak mungkin orang. Rata-rata, dengan asosiasi kata "audit" seperti itu, hanya satu pikiran yang muncul – lari secepat mungkin dan sejauh mungkin dari "inspektur"! Omong-omong, gambaran seperti itu sering terlihat di beberapa lokasi produksi – melihat helm putih menimbulkan rasa takut dan gentar di kalangan staf pekerja, dan akibatnya, mereka lari terbirit-birit dalam upaya intens untuk menghilang dari pandangan.

Di OTEKO, kami menetapkan tugas bagi diri kami sendiri untuk mengubah persepsi ini. Audit tidak boleh menjadi instrumen intimidasi, dan auditor tidak boleh menjadi pembawa hukuman. Pertama-tama, kami mulai mengubah persepsi mereka yang paling sering berperan sebagai auditor – para manajer. Dalam pelatihan audit keselamatan perilaku (behavioral safety audit) yang kami rancang khusus, kami menjelaskan manfaat nyata dari audit dan mengajarkan cara menggunakan instrumen ini dengan benar bahkan dalam situasi yang paling sulit sekalipun.

Dalam proses pelatihan, para manajer mempelajari bahwa audit perilaku bukanlah instrumen hukuman, melainkan cara untuk mengoreksi perilaku berbahaya dan memperkuat perilaku aman. Kami menjelaskan manfaat apa yang dapat diberikan oleh audit yang dilakukan secara berkualitas kepada manajer – selain koreksi perilaku berbahaya, manajer juga dapat memperoleh informasi berharga tentang peluang perbaikan di areanya atau tentang risiko yang mungkin tidak ia sadari. Selain itu, audit yang dilakukan dengan benar, terutama secara rutin, menciptakan suasana kepercayaan dan keterbukaan dalam tim. Karyawan tahu bahwa keselamatan mereka diperhatikan, masalah mereka didengar, dan dibantu dalam penyelesaiannya. Dengan demikian, manajer mendapatkan saluran informasi yang tak ternilai dan dapat mengelola tidak hanya keselamatan produksi secara lebih efektif, tetapi juga semua proses lainnya di unit kerjanya.

Bagian penting dari pelatihan kami adalah praktik – selama pelatihan, peserta bersama dengan pelatih melatih keterampilan mengenali dan menangani reaksi yang sulit. Beberapa "life hack" untuk membangun percakapan yang efektif akan saya bagikan dalam artikel ini.

Membangun kontak – ini adalah tindakan yang diperlukan untuk membentuk kepercayaan, menciptakan suasana aman. Ini termasuk menyapa, memanggil nama (jika Anda mengenal karyawan tersebut), berjabat tangan. Tindakan Anda pada tahap ini akan membantu karyawan memahami apa yang sedang terjadi. Tahap ini juga diperlukan untuk mencegah kesalahpahaman dan reaksi agresif dari karyawan. Tujuan utama tahap ini adalah untuk membuat lawan bicara merasa nyaman dengan Anda, menunjukkan bahwa Anda ingin berbincang, bukan menghukum.

Jika seseorang tidak bersedia berkomunikasi, Anda tidak akan bisa mendiskusikan perilaku atau mendapatkan informasi objektif, paling-paling hanya alasan atas tindakan berbahaya.

Komentar positif – ini adalah cara sederhana untuk menarik perhatian pada bagian pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Hal ini harus dilakukan secara pribadi, segera setelah observasi selesai.

✅ Komentar positif harus berkaitan dengan tindakan orang tersebut, bukan kepribadiannya. Perlu disebutkan secara spesifik tindakan apa yang dilakukan karyawan dengan baik dan benar.

❌ Lebih baik menghindari penilaian subjektif, misalnya, "Bagus sekali", "Sangat profesional", atau "Hebat". Penilaian subjektif itu sendiri tidak menunjukkan tindakan mana yang benar.

Diskusi bersama tentang tindakan berbahaya - tahap inti dan terlama dalam percakapan. Penting untuk tidak memberi tahu karyawan apa yang dia lakukan salah, tetapi membangun percakapan sedemikian rupa sehingga dia menyadari tindakan berbahayanya sendiri.

Oleh karena itu, ajukan pertanyaan!

Ada pepatah, "kualitas jawaban tergantung pada kualitas pertanyaan". Dalam pelatihan, kami mengajarkan para manajer cara merumuskan pertanyaan dengan benar. Pertanyaan yang efektif tidak boleh bersifat menggiring atau mengandung petunjuk, tugasnya adalah untuk mendapatkan informasi dan membantu orang tersebut menarik kesimpulan yang tepat. Ketika auditor sendiri yang memberi tahu cara melakukan pekerjaan dengan benar, hal itu dapat dianggap oleh karyawan sebagai menceramahi, memicu perlawanan terbuka atau sabotase diam-diam: “jangan ajari saya cara hidup”.

Menangani reaksi yang sulit

Reaksi sulit yang paling umum selama audit keselamatan adalah:

🙊 Diam - reaksi karyawan ketika mereka menghindari percakapan, tidak terlibat dalam dialog, menutup diri. Diam, dengan pandangan tertunduk, menunggu percakapan berakhir.

😡 Agresi - reaksi yang diwarnai dengan emosi yang meluap-luap dari karyawan: kemarahan, kejengkelan. Karyawan seperti itu sering menekankan pengalaman dan pengetahuan mereka, menekan dengan otoritas. Mereka berperilaku cukup provokatif.

👽 Kebohongan - manipulasi rumit di mana karyawan mencoba mengalihkan pembicaraan ke arah lain, tidak mengakui kesalahan, mengatakan bahwa tidak ada yang terjadi.

😨 Saya tidak mengerti Anda - reaksi ini muncul ketika karyawan merasa nyaman mengambil posisi bahwa dia tidak memahami topik pembicaraan. Sering kali reaksi seperti itu ditunjukkan oleh karyawan kontraktor yang bagi mereka bahasa Rusia bukan merupakan bahasa ibu. Atau ketika karyawan mengerti segalanya, tetapi berpura-pura tidak mengerti. Pada dasarnya, dengan merujuk pada ketidakpahaman, karyawan tersebut mencoba menghindari dialog yang tidak menyenangkan, memanipulasi, dan menyesatkan.

Terkadang karyawan dapat menunjukkan beberapa reaksi sulit sekaligus.

Dalam pelatihan, kami membedah secara mendalam teknik dan metode saat menangani reaksi tersebut: teknik «membuat lawan bicara berbicara», «argumentasi», «menangani kebohongan», «reaksi emosional», teknik membangun dan menjaga kontak, serta teknik meredakan ketegangan emosional.

Menangani ketegangan emosional adalah keterampilan berguna yang akan bermanfaat tidak hanya di tempat produksi, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari.

Selain semua yang telah disebutkan, saat menerapkan audit keselamatan, sangat penting untuk mempertimbangkan satu detail – keteraturan. Audit keselamatan bukanlah acara satu kali, melainkan pekerjaan rutin yang hari demi hari membentuk budaya perilaku aman di perusahaan. Untuk mengalahkan rasa takut akan «inspeksi» pada karyawan, diperlukan kerja sistematis. Melakukan hanya satu percakapan dengan seseorang tidak akan berhasil mengubah perilakunya. Penelitian menunjukkan bahwa untuk mengoreksi dan memperkuat perilaku, diperlukan setidaknya 3 audit keselamatan yang dilakukan dengan benar. Perlu diingat bahwa bagi karyawan, di satu sisi timbangan ada – penghematan waktu, penghematan tenaga, penyelesaian volume pekerjaan, bonus dan pendapatan, rasa takut dihukum karena pekerjaan yang tidak selesai, rasa takut menjadi bahan ejekan karena mematuhi aturan keselamatan (jika itu tidak biasa di tim). Dan di sisi lain timbangan – kemungkinan cedera, yang belum tentu terjadi, dan kemungkinan hukuman atas pelanggaran, itu pun jika tertangkap. Dan tugas kita melalui audit adalah membuat sisi kedua timbangan menjadi lebih berat. Hal ini hanya dapat dicapai melalui pengaruh yang rutin.

Saat ini, 850 manajer Perusahaan terlibat dalam pelaksanaan audit keselamatan. Audit dilakukan dengan frekuensi 3 kali seminggu. Hasilnya dicatat dalam sistem manajemen keselamatan otomatis (ASUB). Penggunaan buku panduan dan klasifikasi observasi memungkinkan pembuatan laporan analitis dan statistik secara otomatis mengenai area masalah yang teridentifikasi, yang pada gilirannya berfungsi sebagai dasar untuk merencanakan pekerjaan selanjutnya.