Vom Inspektor zum Mentor: Audits richtig durchführen

Was setzen wir in unserer Arbeit am häufigsten ein, um den technologischen Prozess einzuhalten, die Produktqualität zu sichern oder die Sicherheit zu gewährleisten? Natürlich Regeln und Anweisungen. Dies ist das am weitesten verbreitete Instrument in der Praxis der meisten Unternehmen.

Regeln funktionieren jedoch nicht immer. Diese Aussage gilt besonders dann, wenn ein Regelverstoß keine negativen Folgen hat. Und meistens ist das auch so – man nimmt eine Abkürzung, vernachlässigt die PSA... Und nichts passiert – man hat nur Zeit gespart, lauter Vorteile! Wir wissen jedoch, dass Regelverstöße früher oder später zu traurigen Konsequenzen führen werden, vor denen uns diese Regeln eigentlich schützen sollten. Oft sind zudem alle Bedingungen erfüllt – PSA wird rechtzeitig ausgegeben, Werkzeuge sind vorhanden und intakt, und ein markierter Zebrastreifen ist in der Nähe – und trotzdem halten sich die Menschen nicht an die Regeln. Was ist in solchen Fällen zu tun? Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems sind HSE-Audits – ein Instrument zur Steuerung von Verhaltensrisiken und gefährlichen Situationen.

Um dieses Verfahren haben sich jedoch viele Mythen und Stereotypen gebildet, die wie Barrieren die Entwicklung der Sicherheitskultur insgesamt behindern.

Was assoziieren die meisten von uns mit dem Wort „Audit“? Das Erste, was einem in den Sinn kommt, ist ein drohend wirkender Inspektor mit Notizblock und Stift, dessen Ziel es ist, so viele Verstöße wie möglich aufzudecken und so viele Menschen wie möglich zu bestrafen. Im Durchschnitt führt das Wort „Audit“ bei solchen Assoziationen nur zu einem Gedanken: So schnell und so weit wie möglich vor dem „Inspektor“ wegzulaufen! Übrigens ist dieses Bild auf einigen Produktionsstandorten nicht selten zu beobachten – der Anblick eines weißen Helms löst bei den Arbeitern Angst und Schrecken aus, was dazu führt, dass sie schleunigst versuchen, aus dem Blickfeld zu verschwinden.

Bei OTEKO haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, diese Vorstellung zu ändern. Ein Audit darf kein Instrument der Einschüchterung sein und der Auditor kein Vorbote von Bestrafung. Zuerst haben wir begonnen, die Wahrnehmung derjenigen zu ändern, die am häufigsten als Auditoren auftreten – der Führungskräfte. In unserem speziell entwickelten Training für verhaltensbasierte HSE-Audits erklären wir die tatsächlichen Vorteile eines Audits und lehren, wie man dieses Instrument selbst in schwierigsten Situationen richtig einsetzt.

Im Rahmen der Schulung lernen die Führungskräfte, dass ein verhaltensbasiertes Audit kein Bestrafungsinstrument ist, sondern eine Methode, um gefährliches Verhalten zu korrigieren und sicheres Verhalten zu festigen. Wir erklären, welche Vorteile ein qualitativ durchgeführtes Audit einer Führungskraft bieten kann – neben der Korrektur von gefährlichem Verhalten kann die Führungskraft auch wertvolle Informationen über Verbesserungsmöglichkeiten in ihrem Bereich oder über Risiken erhalten, die sie möglicherweise übersieht. Zudem schaffen richtig durchgeführte Audits, insbesondere auf regelmäßiger Basis, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit im Team. Die Mitarbeiter wissen, dass man sich um ihre Sicherheit kümmert, ihre Probleme hört und bei deren Lösung hilft. Auf diese Weise erhält die Führungskraft einen unschätzbaren Informationskanal und kann nicht nur die Produktionssicherheit, sondern auch alle anderen Prozesse in ihrer Abteilung effektiver steuern.

Ein wichtiger Teil unserer Schulung ist die Praxis – während des Trainings üben die Teilnehmer gemeinsam mit den Trainern die Fähigkeiten, schwierige Reaktionen zu erkennen und damit umzugehen. Einige „Lifehacks“ für den Aufbau eines effektiven Gesprächs werde ich in diesem Artikel teilen.

Kontaktaufnahme – das sind Maßnahmen, die notwendig sind, um Vertrauen aufzubauen und eine Atmosphäre der Sicherheit zu schaffen. Dazu gehören die Begrüßung, die Ansprache mit Namen (wenn Sie den Mitarbeiter kennen) und ein Händeschütteln. Ihre Handlungen in dieser Phase helfen dem Mitarbeiter, sich in der Situation zurechtzufinden. Diese Phase dient auch der Vorbeugung von Missverständnissen und aggressiven Reaktionen seitens des Mitarbeiters. Das Hauptziel dieser Phase ist es, das Gegenüber auf sich einzustimmen und zu zeigen, dass Sie ein Gespräch führen und nicht bestrafen wollen.

Wenn eine Person nicht gesprächsbereit ist, werden Sie das Verhalten nicht diskutieren oder objektive Informationen erhalten können, sondern bestenfalls Rechtfertigungen für gefährliche Handlungen.

Positiver Kommentar – dies ist ein einfacher Weg, um Aufmerksamkeit auf einen gut erledigten Teil der Arbeit zu lenken. Er sollte persönlich und unmittelbar nach Abschluss der Beobachtung erfolgen.

✅ Ein positiver Kommentar sollte sich nicht auf die Persönlichkeit des Menschen beziehen, sondern auf seine Handlungen. Es muss konkret angegeben werden, welche Handlungen der Mitarbeiter gut und richtig ausgeführt hat.

❌ Es ist besser, wertende Urteile wie „Gut gemacht“, „Super-Profi“ oder „Klasse Typ“ zu vermeiden. Wertende Urteile an sich zeigen nicht auf, welche Handlungen korrekt sind.

Gemeinsame Diskussion gefährlicher Handlungen - die zentrale und längste Phase des Gesprächs. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter nicht zu sagen, was er falsch macht, sondern das Gespräch so aufzubauen, dass er seine gefährlichen Handlungen selbst erkennt.

Stellen Sie daher Fragen!

Man sagt: „Wie die Frage, so die Antwort“. In den Trainings lehren wir Führungskräfte, wie man Fragen richtig formuliert. Effektive Fragen sollten nicht suggestiv sein oder Hinweise enthalten; ihre Aufgabe ist es, Informationen zu gewinnen und der Person zu helfen, die richtigen Schlüsse zu ziehen. Wenn der Auditor selbst sagt, wie die Arbeit richtig auszuführen ist, kann dies vom Mitarbeiter als Belehrung wahrgenommen werden und offenen Widerstand oder stillen Sabotage auslösen: „Belehren Sie mich nicht“.

Umgang mit schwierigen Reaktionen

Die häufigsten schwierigen Reaktionen bei einem HSE-Audit sind:

🙊 Schweigen - eine Reaktion von Mitarbeitern, wenn sie dem Gespräch ausweichen, keinen Dialog eingehen und sich in sich selbst zurückziehen. Still, mit gesenktem Blick, warten sie auf das Ende des Gesprächs.

😡 Aggression - eine Reaktion, die von heftigen Emotionen des Mitarbeiters geprägt ist: Empörung, Wut. Solche Mitarbeiter betonen oft ihre Erfahrung und ihr Wissen und üben Druck durch ihre Autorität aus. Sie verhalten sich recht provokativ.

👽 Täuschung - eine komplexe Manipulation, bei der der Mitarbeiter versucht, das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken, die Schuld nicht anerkennt oder behauptet, dass nichts passiert sei.

😨 Ich verstehe Sie nicht - diese Reaktion tritt auf, wenn es für den Mitarbeiter bequem ist, die Position einzunehmen, dass er den Gegenstand des Gesprächs nicht versteht. Am häufigsten zeigen Mitarbeiter von Subunternehmen eine solche Reaktion, für die Russisch nicht die Muttersprache ist. Oder wenn der Mitarbeiter alles versteht, aber so tut, als ob nicht. Im Grunde versuchen solche Mitarbeiter durch den Hinweis auf Unverständnis, einem unangenehmen Dialog auszuweichen, zu manipulieren und in die Irre zu führen.

Manchmal können Mitarbeiter mehrere schwierige Reaktionen gleichzeitig zeigen.

Im Training analysieren wir detailliert Methoden und Techniken für den Umgang mit solchen Reaktionen: Methoden, um das Gegenüber „zum Reden zu bringen“, „Argumentation“, „Umgang mit Täuschung“, „emotionale Reaktion“, Techniken zum Aufbau und Erhalt des Kontakts sowie Techniken zum Abbau emotionaler Spannungen.

Der Umgang mit emotionaler Spannung ist eine nützliche Fähigkeit, die nicht nur in der Produktion, sondern auch im Alltag hilfreich ist.

Zusätzlich zu all dem ist es bei der Einführung von HSE-Audits sehr wichtig, ein Detail zu beachten – die Regelmäßigkeit. Ein HSE-Audit ist keine einmalige Veranstaltung, sondern eine regelmäßige Arbeit, die Tag für Tag die Kultur des sicheren Verhaltens im Unternehmen formt. Um die Angst vor der „Inspektion“ bei den Mitarbeitern zu besiegen, ist systematisches Arbeiten erforderlich. Mit nur einem Gespräch lässt sich das Verhalten eines Menschen nicht ändern. Studien zeigen, dass zur Korrektur und Festigung des Verhaltens mindestens 3 richtig durchgeführte HSE-Audits erforderlich sind. Man sollte bedenken, dass für den Mitarbeiter auf der einen Waagschale Zeitersparnis, Kraftersparnis, Arbeitsvolumen, Prämien und Einkommen, Angst vor Bestrafung für nicht erledigte Arbeit und die Angst, wegen der Einhaltung von Sicherheitsregeln verspottet zu werden (wenn dies im Team nicht üblich ist), liegen. Auf der anderen Waagschale liegen eine mögliche Verletzung, die keineswegs sicher eintritt, und eine mögliche Bestrafung für den Verstoß – und das auch nur, wenn man erwischt wird. Unsere Aufgabe ist es, mithilfe des Audits dafür zu sorgen, dass die zweite Waagschale schwerer wird. Dies kann nur durch regelmäßige Einwirkung erreicht werden.

Heute sind 850 Führungskräfte des Unternehmens in die Durchführung von HSE-Audits eingebunden. Die Audits finden dreimal pro Woche statt. Die Ergebnisse werden in einem automatisierten Sicherheitsmanagementsystem (ASMS) erfasst. Die Verwendung von Katalogen und Klassifikatoren für Beobachtungen ermöglicht es, automatisch Analyse- und Statistikberichte über identifizierte Problembereiche zu erstellen, die wiederum als Grundlage für die Planung der weiteren Arbeit dienen.