Da ispettore a mentore: condurre gli audit nel modo giusto

Cosa applichiamo più spesso nel nostro lavoro per rispettare il processo tecnologico, mantenere la qualità del prodotto o garantire la sicurezza? Naturalmente, regole e istruzioni. Questo è lo strumento più comune nella pratica della maggior parte delle aziende.

Tuttavia, le regole non sempre funzionano. Questa affermazione è particolarmente vera se la violazione di una regola non porta a conseguenze negative. E infatti, il più delle volte è così – si prende una scorciatoia, si trascura un DPI… E non succede nulla – si è solo risparmiato tempo, solo vantaggi! Ma sappiamo che, prima o poi, la violazione delle regole porterà a conseguenze spiacevoli, dalle quali quelle stesse regole avrebbero dovuto proteggerci. Inoltre, spesso accade che tutte le condizioni siano create – i DPI vengono consegnati in tempo, gli strumenti sono disponibili e funzionanti, c'è un passaggio pedonale segnalato nelle vicinanze – eppure le persone continuano a non rispettare le regole. Cosa fare in questi casi? La chiave per risolvere questo problema sono gli audit HSE, uno strumento per la gestione dei rischi comportamentali e delle situazioni pericolose.

Tuttavia, attorno a questa procedura si sono formati molti miti e stereotipi che, come barriere, ostacolano lo sviluppo della cultura della sicurezza nel suo complesso.

Cosa associa la maggior parte di noi alla parola "audit"? La prima cosa che viene in mente è un ispettore dall'aspetto minaccioso, con taccuino e penna, il cui obiettivo è individuare il maggior numero possibile di violazioni e punire quante più persone possibile. In media, con tali associazioni, sorge un solo pensiero – scappare il più velocemente e il più lontano possibile dall'"ispettore"! Tra l'altro, questa scena si osserva spesso in alcuni siti produttivi – la vista di un elmetto bianco incute timore e tremore nel personale operativo, e, come conseguenza, la fuga a gambe levate nel tentativo di sparire dalla vista.

In OTEKO ci siamo posti l'obiettivo di cambiare questa percezione. L'audit non deve essere uno strumento di intimidazione e l'auditor non deve essere un presagio di punizione. Innanzitutto, abbiamo iniziato a cambiare la percezione di coloro che più spesso ricoprono il ruolo di auditor – i dirigenti. Nel nostro corso di formazione specificamente sviluppato sugli audit comportamentali HSE, spieghiamo i reali vantaggi dell'audit e insegniamo come utilizzare correttamente questo strumento anche nelle situazioni più difficili.

Durante la formazione, i dirigenti imparano che l'audit comportamentale non è uno strumento punitivo, ma un modo per correggere i comportamenti pericolosi e consolidare quelli sicuri. Spieghiamo quali vantaggi un audit ben condotto può offrire al manager – oltre alla correzione dei comportamenti a rischio, il dirigente può ottenere informazioni preziose sulle opportunità di miglioramento nella propria area o sui rischi che potrebbe non notare. Inoltre, audit condotti correttamente, specialmente su base regolare, creano un'atmosfera di fiducia e apertura nel team. I lavoratori sanno che la loro sicurezza è una priorità, che i loro problemi vengono ascoltati e che ricevono aiuto per risolverli. In questo modo, il dirigente ottiene un canale informativo inestimabile e può gestire in modo più efficacemente non solo la sicurezza della produzione, ma anche tutti gli altri processi nel proprio reparto.

Una parte importante della nostra formazione è la pratica – durante il corso, i partecipanti, insieme ai formatori, esercitano le abilità di riconoscimento e gestione delle reazioni complesse. Condividerò in questo articolo alcuni "consigli pratici" per costruire una conversazione efficace.

Stabilire il contatto – sono le azioni necessarie per instaurare fiducia e creare un'atmosfera di sicurezza. Queste includono il saluto, rivolgersi per nome (se si conosce il lavoratore), la stretta di mano. Le vostre azioni in questa fase aiuteranno il lavoratore a orientarsi su ciò che sta accadendo. Questa fase è necessaria anche per prevenire incomprensioni e reazioni aggressive da parte del lavoratore. L'obiettivo principale è sintonizzare l'interlocutore su di sé, dimostrando che si vuole dialogare e non punire.

Se una persona non è disposta a comunicare, non sarà possibile discutere del comportamento o ottenere informazioni oggettive, ma solo, nel migliore dei casi, giustificazioni per le azioni pericolose.

Commento positivo – è un modo semplice per attirare l'attenzione su una parte del lavoro ben eseguita. Deve essere fatto personalmente, subito dopo aver terminato l'osservazione.

✅ Il commento positivo deve riguardare le azioni della persona, non la sua personalità. Bisogna indicare specificamente quali azioni il lavoratore ha eseguito bene e correttamente.

❌ È meglio evitare giudizi di valore, come "Bravo", "Super professionista" o "Grande". Di per sé, i giudizi di valore non indicano quali azioni siano corrette.

Discussione congiunta delle azioni pericolose - fase centrale e più lunga della conversazione. È importante not dire al lavoratore cosa sta facendo di sbagliato, ma costruire la conversazione in modo che sia lui stesso a rendersi conto delle proprie azioni pericolose.

Perciò, fate domande!

Si dice: "A domanda risponde". Nei corsi di formazione insegniamo ai dirigenti come formulare correttamente le domande. Le domande efficaci non devono essere tendenziose o contenere suggerimenti; il loro compito è ottenere informazioni e aiutare la persona a trarre le giuste conclusioni. Quando l'auditor dice lui stesso come svolgere correttamente il lavoro, il lavoratore può percepirlo come una predica, scatenando una resistenza aperta o un sabotaggio silenzioso: "non insegnarmi come vivere".

Lavoro con le reazioni complesse

Le reazioni complesse più comuni durante un audit HSE sono:

🙊 Silenzio - reazione dei lavoratori quando evitano la conversazione, non entrano in dialogo, si chiudono in se stessi. Aspettano in silenzio, con lo sguardo basso, la fine del colloquio.

😡 Aggressione - reazione caratterizzata da forti emozioni: indignazione, rabbia. Questi lavoratori spesso sottolineano la propria esperienza e conoscenza, cercando di imporsi con l'autorità. Si comportano in modo provocatorio.

👽 Inganno - manipolazione complessa in cui il lavoratore cerca di deviare la conversazione, non ammette la colpa, dice che non è successo nulla.

😨 Non ti capisco - questa reazione si verifica quando al lavoratore conviene assumere la posizione di chi non comprende l'oggetto della conversazione. Spesso questa reazione è mostrata dai dipendenti delle ditte appaltatrici per i quali il russo non è la lingua madre. O quando il lavoratore capisce tutto, ma finge di no. In sostanza, invocando l'incomprensione, questi lavoratori cercano di evitare un dialogo spiacevole, manipolano e traggono in inganno.

A volte i lavoratori possono mostrare più reazioni complesse contemporaneamente.

Durante la formazione analizziamo nel dettaglio tecniche e metodi per gestire tali reazioni: tecniche per "far parlare l'interlocutore", "argomentazione", "gestione dell'inganno", "reazione emotiva", tecniche per stabilire e mantenere il contatto, tecniche per allentare la tensione emotiva.

Gestire la tensione emotiva è un'abilità utile non solo in produzione, ma anche nella vita quotidiana.

Oltre a quanto detto, nell'implementazione degli audit HSE è fondamentale considerare un dettaglio: la regolarità. L'audit HSE non è un evento isolato, ma un lavoro costante che, giorno dopo giorno, modella la cultura del comportamento sicuro in azienda. Per sconfiggere la paura dell'"ispezione" tra i lavoratori, è necessario un lavoro sistemico. Non si può cambiare il comportamento di una persona con una sola conversazione. Gli studi dimostrano che per correggere e consolidare un comportamento sono necessari almeno 3 audit HSE condotti correttamente. Bisogna ricordare che il lavoratore ha su un piatto della bilancia: risparmio di tempo, risparmio di fatica, completamento del volume di lavoro, premi e reddito, paura di essere punito per il lavoro non svolto, paura di essere deriso per il rispetto delle regole di sicurezza (se non è consuetudine nel team). Sull'altro piatto c'è un possibile infortunio, che non è affatto certo che accada, e una possibile punizione per la violazione, e solo se viene scoperto. Il nostro compito, attraverso l'audit, è fare in modo che il secondo piatto della bilancia diventi più pesante. Ciò può essere ottenuto solo attraverso un'influenza regolare.

Ad oggi, 850 dirigenti dell'Azienda sono coinvolti nella conduzione degli audit HSE. Gli audit vengono effettuati con una frequenza di 3 volte a settimana. I risultati vengono registrati in un sistema automatizzato di gestione della sicurezza (ASUB). L'uso di manuali e classificatori di osservazioni consente di generare automaticamente report analitici e statistici sulle aree problematiche individuate, che a loro volta servono come base per la pianificazione del lavoro futuro.