Cos'è una checklist? Nota anche come elenco di controllo?
Solitamente si tratta di:
1. Un elenco di domande che l'auditor intende porre;
2. Un elenco di operazioni eseguite dai dipendenti dell'azienda che l'auditor intende osservare per ottenere prove della conformità delle azioni al piano;
3. Estratti dalle disposizioni delle procedure che l'auditor intende verificare;
4. Tutto ciò che può essere utile per verificare la funzionalità di determinati elementi del sistema;
5. Un elenco di documenti da controllare.
Per ogni punto vengono selezionati dei valori di controllo (a scelta o in combinazione):
1. Sì / No
2. Percentuale (10% / 25% / 50% / 75% / 100%)
3. Campo obbligatorio per i commenti
Quali sono i vantaggi di una checklist di audit?
La checklist consente di valutare la situazione nel modo più obiettivo possibile. Fornisce parametri specifici e collaudati in base ai quali valutare la situazione.
La checklist accelera lo svolgimento dell'audit stesso, anche se la preparazione richiede molto tempo; è importante ricordarlo se si sceglie di lavorare con una checklist. Uno dei vantaggi principali è la possibilità di riutilizzarla più volte. Inoltre, aiuta a monitorare la situazione aziendale riguardo al tema oggetto di verifica nel corso di diversi anni e a conservare i registri.
Una checklist rappresenta sempre l'opportunità di valutare la situazione con la massima obiettività attraverso parametri specifici e collaudati.
La checklist è uno degli strumenti principali dell'auditor. Tuttavia, la questione se consegnare o meno questa checklist alla parte verificata rimane aperta. Ritengo che sia possibile e necessario fornirla. Non bisogna temere che la parte verificata prepari appositamente i processi oggetto di audit. Anche se riuscissero a preparare due o tre procedure, la mancanza di implementazione o di funzionamento verrebbe immediatamente rilevata. Tuttavia, per la parte verificata, può fungere da ottima guida su cosa e come debba essere implementato.
Di seguito è possibile trovare un esempio di checklist operativa per l'audit della sicurezza ambientale in conformità ai requisiti ISO 14001 e alla legislazione vigente.