Formazione senza formalismi: come ci siamo riusciti?

Qualche anno fa mi sono scontrata con quel male che ogni specialista HSE deve affrontare: il formalismo nella formazione. Se analizziamo la portata e le conseguenze del formalismo in Russia, i dati sono allarmanti. Fino a 200 persone all'anno perdono la vita sul lavoro proprio a causa della mancanza di conoscenze elementari sui comportamenti sicuri da parte delle vittime. Eppure, per la maggior parte delle vittime del formalismo, durante le indagini sugli infortuni, venivano trovate registrazioni nei registri di addestramento e firme. In altre parole, l'aspetto formale della questione era stato rispettato.

Krastsvetmet è un'azienda con 80 anni di storia e, per questo motivo, un tempo non faceva eccezione nell'approccio comune alla sicurezza sul lavoro. Firme apposte solo per spuntare una casella, addestramenti disomogenei a discrezione di chi li forniva, sforzi concentrati sulla compilazione dei registri per gli organi di controllo e vittime del formalismo: tutto era come nel resto del paese.

Per cambiare questa situazione, circa sette anni fa in Krastsvetmet è stato lanciato un progetto pilota per l'introduzione di video-istruzioni per le diverse professioni. Abbiamo ideato il formato delle video-istruzioni, assunto un fornitore e iniziato un enorme lavoro di ripresa per creare video semplici e chiari sui metodi di lavoro sicuri. In un paio d'anni abbiamo preparato una grande quantità di contenuti video: 20 video-istruzioni per le professioni principali, 5 per le professioni secondarie, 11 video su tipologie di lavoro specifiche e due video-istruzioni sull'uso dei DPI.

Successivamente, abbiamo iniziato a implementare attivamente i contenuti filmati nell'ambito degli addestramenti iniziali e periodici. E sapete, l'efficacia di tale addestramento è diventata subito evidente per noi. In primo luogo, un video dura non più di 10 minuti, mentre la lettura di un'istruzione richiede molto più tempo. In secondo luogo, la video-istruzione non permette di tralasciare alcun punto importante, poiché tiene conto di tutti i requisiti dell'istruzione, mentre un responsabile che conduce l'addestramento oralmente potrebbe dimenticare qualcosa. In terzo luogo, la visualizzazione fa miracoli: durante la visione, il lavoratore attiva due canali di percezione, uditivo e visivo, il che influisce significativamente sulla memorizzazione delle informazioni. In quarto luogo, nei video hanno recitato i lavoratori stessi, e questo aumenta il loro interesse nella visione. In quinto luogo, la visualizzazione delle operazioni sul campo può aiutare a comprendere i requisiti delle istruzioni spesso scritti in un linguaggio burocratico.

In generale, le video-istruzioni hanno ricevuto l'approvazione non solo dei responsabili (facendo risparmiare loro molto tempo, risorsa sempre scarsa in produzione), ma anche dei lavoratori.

Tuttavia, abbiamo riscontrato un problema nella valutazione delle conoscenze residue dopo un addestramento in questo formato. Abbiamo iniziato a pensare a come fare in modo che il responsabile potesse assicurarsi che non rimanessero lacune nelle conoscenze dei lavoratori e, se presenti, correggerle. Trasformare gli addestramenti in corsi che terminano con un test? Ma i test non si rivelano sempre efficaci, è impossibile includere tutto in un test. Inoltre, le risposte corrette possono essere passate tra i turni: di nuovo formalismo?

Abbiamo riflettuto a lungo e, in quel momento, in una pubblicazione sull'addestramento, abbiamo improvvisamente trovato una semplice tecnologia di "addestramento coinvolgente" (non ricordo quale azienda avesse condiviso la sua best practice). Le informazioni erano poche. L'essenza della tecnologia dell'addestramento coinvolgente era più che semplice da capire. L'abbiamo inserita in uno dei nostri corsi di formazione per i responsabili: "Procedura di ammissione al lavoro autonomo. Procedura di svolgimento degli addestramenti". Lì spiego ai responsabili l'obiettivo dell'addestramento coinvolgente, le modalità di svolgimento e fornisco una checklist universale con domande che coprono tutte le sezioni delle istruzioni di sicurezza sul lavoro. Successivamente, grazie all'attività formativa "Aquarium", mettono in pratica l'abilità di condurre l'addestramento con la tecnologia coinvolgente in coppie simulate "Addestrato" – "Addestratore".

Ecco le caratteristiche chiave dell'addestramento coinvolgente:

• Non parlare troppo tu – meglio fare domande. Lascia che siano i dipendenti che stai addestrando a parlare, così ricorderanno di più;
• Chiedi quali rischi vedono e ascolta cosa pensano;
• Se non li vedono, non suggerire direttamente, fai domande aperte (le domande aperte sono quelle a cui si può dare una risposta articolata, non solo un "sì" o un "no");
• Non parlare al posto degli addestrati – se è il responsabile a parlare dei rischi, i dipendenti potrebbero non rifletterci mai.

Obiettivo dell'addestramento coinvolgente: dopo la visione della video-istruzione, assicurarsi dell'assenza di lacune nelle conoscenze. Se ci sono lacune, correggerle sul momento. Verificare la presenza nel lavoratore della connessione neurale "Pericolo – conseguenze – come evitare le conseguenze" o formarla.

Esempio di checklist per l'addestramento coinvolgente:

- Ivan, parlami dei fattori nocivi e pericolosi presenti nella tua postazione di lavoro

- Quali conseguenze può causare un fattore nocivo e quali un fattore pericoloso?

- Cosa bisogna fare per evitare l'impatto di un fattore pericoloso/nocivo?

- Cosa bisogna fare prima di iniziare a lavorare su un'attrezzatura?

- Cosa bisogna assolutamente tenere in considerazione durante l'esecuzione dei lavori sull'attrezzatura?

- Cosa non bisogna dimenticare al termine del lavoro?

- Quali sono le tue azioni in situazioni di emergenza?

La checklist può essere approfondita o ampliata, se ne avete la necessità. È possibile concentrare la checklist su una singola operazione. Tutto viene con l'esperienza: quando inizierete a comunicare con i lavoratori, capirete quali informazioni richiedono più spesso un consolidamento e un approfondimento, e dove si creano sistematicamente delle lacune.

La tecnologia dell'addestramento coinvolgente, nonostante la sua semplicità, è molto efficace: aiuta a coinvolgere anche i responsabili nei processi di addestramento e a sradicare quell'approccio formale alla formazione che è un male per molte aziende. Osservo i risultati dell'implementazione di questo strumento durante gli esami per l'avanzamento di livello o durante la verifica annuale delle conoscenze degli operai. A volte un collega dell'università aziendale, segretario della commissione d'esame, scherza: "Sembra che conoscano la sicurezza sul lavoro persino meglio della tecnologia di produzione". E io rispondo scherzando: "Semplicemente hanno iniziato a capire questi requisiti, li hanno interiorizzati". Ciò che è interiorizzato non si dimentica più.

Colleghi, raccomando questa pratica come una delle più efficaci nello svolgimento degli addestramenti. Se siete pronti a combattere il formalismo nella formazione e siete determinati, questa pratica farà sicuramente al caso vostro e mostrerà i suoi risultati. Il prezzo del formalismo è molto alto – la vita e la salute delle persone – e l'importante è non dimenticarlo. Buon lavoro!