Instruksi Tanpa Formalisme: Bagaimana Kami Mencapainya?

Beberapa tahun yang lalu saya menghadapi masalah besar yang dihadapi oleh setiap spesialis HSE: formalisme dalam pelatihan. Jika kita menganalisis skala dan konsekuensi dari formalisme di Rusia, hasilnya sangat menakutkan. Hingga 200 orang per tahun meninggal di tempat kerja justru karena kurangnya pengetahuan dasar tentang perilaku aman pada korban. Padahal, sebagian besar korban formalisme ini, saat investigasi kecelakaan dilakukan, ditemukan memiliki catatan dalam buku log instruksi dan tanda tangan. Artinya, sisi formal dari masalah tersebut telah dipenuhi.

Krastsvetmet adalah perusahaan dengan sejarah 80 tahun, dan oleh karena itu, dahulu kala perusahaan ini bukanlah pengecualian dalam sikap umum terhadap HSE. Tanda tangan hanya sekadar formalitas, instruksi yang formatnya berbeda-beda tergantung keinginan masing-masing, upaya mengisi buku log untuk otoritas pengawas, dan korban formalisme – semuanya sama seperti perusahaan lain di Rusia.

Untuk mengubah situasi ini, sekitar tujuh tahun yang lalu di Krastsvetmet, sebuah proyek percontohan diluncurkan untuk menerapkan instruksi video berdasarkan profesi. Kami merancang format instruksi video, menyewa kontraktor, dan memulai pekerjaan besar dalam pembuatan video yang sederhana dan jelas tentang metode kerja yang aman. Dalam beberapa tahun, kami menyiapkan banyak konten video: 20 instruksi video untuk profesi utama, 5 untuk profesi sekunder, 11 video berdasarkan jenis pekerjaan, dan dua instruksi video tentang penggunaan APD.

Selanjutnya, kami mulai aktif menerapkan konten yang telah direkam dalam kerangka instruksi awal dan berkala. Dan tahukah Anda, efektivitas instruksi semacam itu segera menjadi nyata bagi kami. Pertama, satu video berdurasi tidak lebih dari 10 menit, sedangkan membaca instruksi membutuhkan waktu lebih lama. Kedua, instruksi video tidak membiarkan satu pun poin penting terlewatkan, karena mencakup semua persyaratan instruksi, sementara atasan yang memberikan instruksi secara lisan mungkin melewatkan sesuatu dan tidak menyampaikannya. Ketiga, visualisasi memberikan keajaiban; saat menonton, pekerja menggunakan dua saluran persepsi: auditori dan visual, yang secara signifikan memengaruhi daya ingat informasi. Keempat, para pekerja sendiri yang membintangi video tersebut, dan ini meningkatkan minat mereka untuk menonton. Kelima, visualisasi operasi di lokasi dapat membantu memahami persyaratan instruksi yang ditulis dalam bahasa birokrasi.

Secara keseluruhan, instruksi video mendapat persetujuan tidak hanya dari para manajer (ini menghemat banyak waktu mereka, yang selalu terbatas di produksi), tetapi juga dari para pekerja.

Namun, kami menghadapi masalah saat mengevaluasi sisa pengetahuan setelah instruksi dalam format tersebut. Kami mulai berpikir bagaimana cara agar manajer dapat memastikan bahwa tidak ada celah pengetahuan yang tersisa pada pekerja, dan jika ada, bagaimana cara memperbaikinya. Membuat kursus dari instruksi yang diakhiri dengan kontrol tes? Namun, tes tidak selalu efektif, tidak mungkin memasukkan semuanya ke dalam pengujian. Lagipula, jawaban tes yang benar bisa dibocorkan antar giliran kerja, formalisme lagi?

Kami terus berpikir, dan pada saat itu, dalam salah satu publikasi tentang pemberian instruksi, kami tiba-tiba menemukan teknologi sederhana tentang instruksi yang melibatkan, saya tidak ingat perusahaan mana yang membagikan praktik terbaik mereka. Informasinya tidak banyak. Inti dari teknologi instruksi yang melibatkan ini sangat mudah dipahami. Dan kami memasukkannya ke dalam salah satu pelatihan kami untuk para manajer "Prosedur Izin Kerja Mandiri. Prosedur Pelaksanaan Instruksi". Di sana, saya memberi tahu para manajer tentang tujuan dari instruksi yang melibatkan, cara pelaksanaannya, dan memberikan daftar periksa universal dengan pertanyaan yang mencakup semua bagian dari instruksi HSE. Kemudian, melalui aktivitas pelatihan "Aquarium", mereka melatih keterampilan memberikan instruksi dengan teknologi yang melibatkan dalam pasangan simulasi "Penerima Instruksi" – "Pemberi Instruksi".

Jadi, fitur utama dari instruksi yang melibatkan:

• Jangan banyak bicara sendiri – lebih baik ajukan pertanyaan. Biarkan karyawan yang Anda instruksikan yang berbicara, dengan begitu mereka akan lebih banyak mengingat;
• Tanyakan risiko apa yang mereka lihat dan dengarkan apa yang mereka pikirkan;
• Jika mereka tidak melihatnya – jangan langsung memberi tahu, ajukan pertanyaan terbuka (pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang memerlukan jawaban mendalam, bukan sekadar "ya" atau "tidak");
• Jangan berbicara mewakili penerima instruksi – jika manajer yang membicarakan risiko, karyawan mungkin tidak akan pernah memikirkannya sendiri.

Tujuan dari instruksi yang melibatkan: setelah menonton instruksi video, pastikan tidak ada celah dalam pengetahuan. Jika ada celah, perbaiki saat itu juga. Pastikan adanya koneksi saraf pada pekerja antara "Bahaya – konsekuensi – cara menghindari konsekuensi" atau membentuk koneksi tersebut.

Contoh daftar periksa instruksi yang melibatkan:

- Ivan, ceritakan tentang faktor berbahaya dan berisiko yang ada di tempat kerja Anda

- Konsekuensi apa yang dapat ditimbulkan oleh faktor berbahaya, dan konsekuensi apa dari faktor berisiko?

- Apa yang perlu dilakukan untuk menghindari dampak dari faktor berisiko/berbahaya tersebut?

- Apa yang harus dilakukan sebelum mulai bekerja dengan peralatan?

- Apa yang harus diperhatikan saat melakukan pekerjaan dengan peralatan?

- Apa yang tidak boleh dilupakan setelah selesai bekerja?

- Apa tindakan Anda dalam situasi darurat?

Daftar periksa dapat diperdalam dan diperluas jika Anda membutuhkannya. Anda dapat memfokuskan daftar periksa pada satu operasi saja. Semuanya datang seiring pengalaman; ketika Anda mulai berkomunikasi dengan pekerja, Anda akan memahami informasi mana yang paling sering membutuhkan penguatan dan pendalaman, serta di mana celah sistematis muncul.

Teknologi instruksi yang melibatkan, meskipun sederhana, sangat efektif. Ini membantu melibatkan para manajer dalam proses instruksi, memberantas sikap formal terhadap instruksi dan pelatihan yang menjadi keburukan bagi banyak perusahaan. Saya mengamati hasil dari penerapan alat ini pada ujian kenaikan tingkat atau pada pemeriksaan pengetahuan tahunan para pekerja. Terkadang rekan dari universitas korporat, sekretaris komisi pemeriksaan pengetahuan, bercanda: "Sepertinya mereka tahu tentang HSE bahkan lebih baik daripada teknologi produksi." Dan saya membalas dengan bercanda: "Mereka hanya mulai memahami persyaratan ini, meresapinya." Apa yang telah diresapi tidak akan pernah terlupakan.

Rekan-rekan, saya merekomendasikan praktik ini sebagai salah satu cara efektif dalam memberikan instruksi. Jika Anda sudah siap untuk melawan formalisme dalam pelatihan dan bertekad bulat, praktik ini pasti akan cocok untuk Anda dan menunjukkan hasilnya. Harga dari formalisme sangat mahal – nyawa dan kesehatan manusia, dan yang terpenting adalah jangan melupakan hal itu. Semoga sukses!