Instruktaż bez formalizmu: jak to osiągnęliśmy?

Kilka lat temu zetknęłam się ze złem, z którym mierzy się każdy specjalista ds. HSE: z formalizmem w szkoleniach. Analizując skalę i konsekwencje formalizmu w Rosji, można się przerazić. Nawet 200 osób rocznie ginie w zakładach pracy właśnie z powodu braku podstawowej wiedzy na temat bezpiecznych zachowań u poszkodowanych. Choć wydawałoby się, że u większości ofiar formalizmu podczas badania wypadku znajdowano wpisy w dziennikach instruktaży i podpisy. Oznacza to, że formalna strona sprawy została zachowana.

Krascvetmet to firma z 80-letnią historią, dlatego dawno temu nie była wyjątkiem w powszechnym podejściu do HSE. Podpis „dla odhaczenia”, instruktaże w różnych formach, zależnie od nastroju prowadzącego, wysiłki wkładane w wypełnianie dzienników dla organów nadzorczych i ofiary formalizmu – wszystko było tak, jak wszędzie indziej.

Aby zmienić tę sytuację, około siedmiu lat temu w Krascvetmet uruchomiono projekt pilotażowy dotyczący wdrożenia instruktaży wideo dla poszczególnych zawodów. Wymyśliliśmy format instruktaży wideo, zatrudniliśmy wykonawcę i rozpoczęliśmy ogromną pracę nad nagrywaniem prostych i zrozumiałych filmów prezentujących bezpieczne metody pracy. W ciągu kilku lat przygotowaliśmy mnóstwo treści wideo: 20 instruktaży dla głównych zawodów, 5 dla zawodów pomocniczych, 11 filmów dotyczących rodzajów prac i dwa instruktaże dotyczące stosowania środków ochrony indywidualnej.

Następnie zaczęliśmy aktywnie wdrażać nagrane treści w ramach instruktaży stanowiskowych i okresowych. I wiecie co, skuteczność takiego instruktażu od razu stała się dla nas oczywista. Po pierwsze, jeden film trwa nie dłużej niż 10 minut, podczas gdy czytanie instrukcji zajmuje znacznie więcej czasu. Po drugie, instruktaż wideo nie pozwala pominąć żadnego ważnego punktu, ponieważ uwzględnia wszystkie wymagania instrukcji, podczas gdy przełożony prowadzący instruktaż ustnie może o czymś zapomnieć. Po trzecie, wizualizacja czyni cuda – podczas oglądania pracownik angażuje dwa kanały percepcji: słuchowy i wzrokowy, co znacząco wpływa na zapamiętywanie informacji. Po czwarte, w filmach wystąpili sami pracownicy, co zwiększa ich zainteresowanie oglądaniem. Po piąte, wizualizacja operacji na stanowisku może pomóc zrozumieć wymagania instrukcji sformułowane urzędowym językiem.

Ogólnie rzecz biorąc, instruktaże wideo zyskały uznanie nie tylko u kadry kierowniczej (co znacznie oszczędziło ich czas, którego w produkcji zawsze brakuje), ale także u pracowników.

Napotkaliśmy jednak problem przy ocenie wiedzy pozostałej po instruktażu w takim formacie. Zaczęliśmy zastanawiać się, jak sprawić, by przełożony mógł upewnić się, że pracownicy nie mają luk w wiedzy, a jeśli takie wystąpią – by mógł je skorygować. Stworzyć kursy z instruktaży kończące się testem? Ale testy nie zawsze są skuteczne, nie wszystko da się w nich zawrzeć. Poza tym poprawne odpowiedzi można przekazywać sobie na zmianie – czy to znowu nie byłby formalizm?

Myśleliśmy i myśleliśmy, aż w jednej z publikacji na temat instruowania nagle natknęliśmy się na prostą technologię instruktażu angażującego – nie pamiętam już, która firma dzieliła się swoją najlepszą praktyką. Informacji było niewiele. Istota technologii instruktażu angażującego była jednak wyjątkowo prosta do zrozumienia. Włączyliśmy ją do jednego z naszych szkoleń dla menedżerów: „Zasady dopuszczania do samodzielnej pracy. Procedura przeprowadzania instruktaży”. Tam opowiadam kierownikom o celu instruktażu angażującego, sposobie jego przeprowadzania i przekazuję uniwersalną listę kontrolną z pytaniami obejmującymi wszystkie sekcje instrukcji HSE. Następnie, dzięki ćwiczeniu szkoleniowemu „Akwarium”, ćwiczą oni umiejętność prowadzenia instruktażu w technologii angażującej w parach „Instruowany” – „Instruujący”.

Oto kluczowe cechy instruktażu angażującego:

• Nie mów dużo sam – lepiej zadawaj pytania. Niech mówią pracownicy, których instruujesz, dzięki temu więcej zapamiętają;
• Zapytaj, jakie ryzyka widzą i słuchaj, o czym myślą;
• Jeśli ich nie widzą – nie podpowiadaj bezpośrednio, zadawaj pytania otwarte (pytania otwarte to takie, na które można udzielić rozbudowanej odpowiedzi, a nie tylko „tak” lub „nie”);
• Nie mów za instruowanych – jeśli o ryzykach mówi przełożony, pracownicy mogą w ogóle o nich nie pomyśleć.

Cel instruktażu angażującego: po obejrzeniu wideo upewnić się, że nie ma luk w wiedzy. Jeśli luki występują, skorygować je na bieżąco. Upewnić się, że u pracownika powstało połączenie neuronowe „Zagrożenie – konsekwencje – jak uniknąć konsekwencji” lub je uformować.

Przykładowa lista kontrolna instruktażu angażującego:

- Janie, opowiedz o czynnikach szkodliwych i niebezpiecznych, które występują na Twoim stanowisku pracy

- Do jakich konsekwencji może prowadzić czynnik szkodliwy, a do jakich niebezpieczny?

- Co należy zrobić, aby uniknąć oddziaływania czynnika niebezpiecznego/szkodliwego?

- Co należy zrobić przed rozpoczęciem pracy na urządzeniu?

- Co należy koniecznie uwzględnić podczas wykonywania prac na urządzeniu?

- O czym nie wolno zapominać po zakończeniu pracy?

- Jakie są Twoje działania w sytuacjach awaryjnych?

Listę kontrolną można pogłębiać i rozszerzać, jeśli macie taką potrzebność. Można ją skoncentrować na jednej operacji. Wszystko przychodzi z doświadczeniem – gdy zaczniecie rozmawiać z pracownikami, zrozumiecie, które informacje najczęściej wymagają utrwalenia i pogłębienia oraz gdzie systematycznie pojawiają się luki.

Technologia instruktażu angażującego, mimo swojej prostoty, jest bardzo skuteczna. Pomaga zaangażować kierowników w procesy instruowania i wykorzenić to formalne podejście do instruktaży i szkoleń, które jest zmorą wielu firm. Wyniki wdrożenia tego narzędzia obserwuję podczas egzaminów na wyższe stopnie zawodowe lub podczas corocznych weryfikacji wiedzy u pracowników. Czasami koleżanka z uniwersytetu korporacyjnego, sekretarz komisji egzaminacyjnej, żartuje: „Wygląda na to, że znają zasady HSE nawet lepiej niż technologię produkcji”. A ja odpowiadam żartem: „Po prostu zaczęli rozumieć te wymagania, przemyśleli je”. To, co zostało zrozumiane, nigdy nie zostanie zapomniane.

Koledzy, polecam tę praktykę jako jedną ze skuteczniejszych metod prowadzenia instruktaży. Jeśli jesteście już gotowi do walki z formalizmem w szkoleniach i jesteście zdeterminowani, ta praktyka na pewno Wam się spodoba i przyniesie rezultaty. Cena formalizmu jest bardzo wysoka – to życie i zdrowie ludzi, i najważniejsze, by o tym nie zapominać. Powodzenia!