Czym jest lista kontrolna? Inaczej nazywana arkuszem pytań kontrolnych?
Zazwyczaj jest to:
1. Lista pytań, które audytor zamierza zadać;
2. Lista operacji wykonywanych przez pracowników firmy, które audytor planuje obserwować w celu uzyskania dowodów zgodności działań z planem;
3. Wyciągi z zapisów procedur, które audytor planuje zweryfikować;
4. Wszystko, co może być przydatne z punktu widzenia sprawdzenia sprawności poszczególnych elementów systemu;
5. Wykaz dokumentów do sprawdzenia.
Dla każdego punktu wybierane są wartości kontrolne (do wyboru lub w połączeniu):
1. Tak / Nie
2. Stosunek procentowy (10% / 25% / 50% / 75% / 100%)
3. Obowiązkowe puste pole na komentarze
Jakie są zalety listy kontrolnej audytu?
Lista kontrolna pozwala na maksymalnie obiektywną ocenę sytuacji. Dostarcza konkretnych, sprawdzonych parametrów, według których można ocenić stan faktyczny.
Lista kontrolna przyspiesza przeprowadzenie samego audytu, mimo że przygotowanie jej zajmuje sporo czasu – należy o tym pamiętać, decydując się na pracę z listą kontrolną. Jedną z najważniejszych zalet jest możliwość wielokrotnego wykorzystania listy kontrolnej. Ponadto pomaga ona monitorować sytuację w firmie w zakresie badanego zagadnienia na przestrzeni kilku lat oraz przechowywać dokumentację.
Lista kontrolna to zawsze możliwość maksymalnie obiektywnej oceny sytuacji za pomocą konkretnych, sprawdzonych parametrów, na podstawie których audytor może dokonać oceny.
Lista kontrolna to jedno z podstawowych narzędzi audytora. Kwestia tego, czy udostępniać tę listę stronie audytowanej, pozostaje jednak otwarta. Uważam, że udostępnianie listy kontrolnej stronie audytowanej jest nie tylko możliwe, ale i wskazane. Nie należy się obawiać, że strona audytowana specjalnie przygotuje procesy pod audyt. Nawet jeśli uda się przygotować dwie lub trzy procedury, brak ich wdrożenia lub funkcjonowania zostanie natychmiast wykryty. Może to jednak stanowić dla strony audytowanej dobry punkt odniesienia co do tego, co i jak powinno zostać wdrożone.
Poniżej znajduje się przykład roboczej listy kontrolnej audytu bezpieczeństwa środowiskowego na zgodność z wymaganiami ISO 14001 i przepisami prawa FR.