Was ist eine Checkliste? Auch bekannt als Prüffragenkatalog?
Dies ist in der Regel:
1. Eine Liste von Fragen, die der Auditor zu stellen beabsichtigt;
2. Eine Liste von Tätigkeiten der Mitarbeiter des Unternehmens, die der Auditor beobachten möchte, um Nachweise für die Übereinstimmung der Handlungen mit dem Plan zu erhalten;
3. Auszüge aus Verfahrensanweisungen, die der Auditor prüfen möchte;
4. Alles, was für die Überprüfung der Funktionsfähigkeit bestimmter Systemelemente nützlich sein kann;
5. Eine Liste der zu prüfenden Dokumente.
Für jeden Punkt werden Kontrollwerte ausgewählt (einzeln oder in Kombination):
1. Ja / Nein
2. Prozentsatz (10% / 25% / 50% / 75% / 100%)
3. Ein obligatorisches Freitextfeld für Kommentare
Was sind die Vorteile einer Audit-Checkliste?
Eine Checkliste ermöglicht eine möglichst objektive Bewertung der Situation. Sie liefert konkrete, geprüfte Parameter, anhand derer die Situation beurteilt werden kann.
Eine Checkliste beschleunigt die Durchführung des Audits selbst, obwohl die Vorbereitung recht zeitaufwendig ist; dies sollte man bedenken, wenn man sich für die Arbeit mit einer Checkliste entscheidet. Einer der wichtigsten Vorteile ist die Möglichkeit, die Checkliste mehrfach zu verwenden. Darüber hinaus hilft sie dabei, die Situation im Unternehmen hinsichtlich des geprüften Themas über mehrere Jahre hinweg zu verfolgen und Aufzeichnungen zu führen.
Eine Checkliste bietet stets die Möglichkeit, die Situation mithilfe konkreter, abgestimmter Parameter, nach denen der Auditor die Situation bewerten kann, so objektiv wie möglich einzuschätzen.
Die Checkliste ist eines der wichtigsten Werkzeuge des Auditors. Die Frage, ob man diese Checkliste der auditierten Seite zur Verfügung stellen sollte, bleibt jedoch offen. Ich bin der Meinung, dass man der auditierten Seite die Checkliste geben kann und sollte. Man sollte keine Angst davor haben, dass sich die auditierte Seite gezielt auf die zu prüfenden Prozesse vorbereitet. Selbst wenn es gelingt, zwei oder drei Verfahren vorzubereiten, wird das Fehlen der Implementierung oder Funktionsweise sofort aufgedeckt. Für die auditierte Seite kann dies jedoch eine gute Orientierungshilfe sein, was wie implementiert werden sollte.
Unten finden Sie ein Beispiel für eine Arbeits-Checkliste für ein Umweltschutzaudit gemäß den Anforderungen der ISO 14001 und der Gesetzgebung der Russischen Föderation.