Jak dopuścić wykonawcę na teren zakładu i mieć pewność co do jego działań

Dopuszczenie wykonawcy na teren zakładu to jeden z najtrudniejszych i najważniejszych etapów w naszej pracy.

Patrząc na przykłady większości firm, dopuszczenie wykonawcy na teren zakładu zaczyna się od formalnej weryfikacji certyfikatów kwalifikacyjnych i uprawnień, a kończy na wskazaniu miejsca prac, gdzie dokładnie mają być one prowadzone. Przekazano teren na podstawie protokołu dopuszczenia i „głowa nie boli”.

Dopuszczenie wykonawcy na teren zakładu powinno obejmować kilka etapów:

• przeprowadzenie weryfikacji kwalifikacji i uprawnień;
• przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu kultury bezpieczeństwa pracy;
• organizacja dostępu wykonawców do systemów elektronicznych zleceniodawcy;
• przeprowadzenie weryfikacji wiedzy pracowników wykonawcy – testowanie w systemie zleceniodawcy;
• wystawienie pozwolenia na pracę (HSE) w systemie elektronicznym zleceniodawcy.

Opowiem o praktyce weryfikacji wiedzy/testowania wykonawcy przed momentem dopuszczenia personelu do prac.

Wszyscy wiemy, że certyfikat kwalifikacyjny wykonawcy to nie potwierdzenie jego kompetencji i wiedzy, a jedynie „papier”. Rozmawiając z personelem wykonawcy na miejscu, zadając podstawowe pytania dotyczące rodzaju wykonywanych prac, dowiadujemy się, że ponad 30% nie potrafi odpowiedzieć. Na tej podstawie można przypuszczać, że spora część uprawnień jest wydawana formalnie, prawdopodobnie bez weryfikacji wiedzy, a być może nawet bez żadnych szkoleń.

Włączając do swojej procedury narzędzie takie jak testowanie, chronisz się przed możliwością wykonywania prac przez niewykwalifikowany personel, co znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia negatywnych skutków w przedsiębiorstwie.

Sam proces nie jest trudny do zbudowania:

• otrzymujemy dane o personelu od wykonawcy (lista imienna ze wskazaniem kwalifikacji i rodzajów prac);
• automatycznie wgrywamy dane o kwalifikacjach i rodzajach prac do systemu testowania;
• nadajemy indywidualny dostęp każdemu pracownikowi;
• testy są przypisywane automatycznie;
• pracownik wykonawcy zapoznaje się z materiałem prezentacyjnym przed każdym testem i przystępuje do egzaminu;
• po pomyślnym zdaniu testu informacja trafia do systemu wystawiania pozwoleń na pracę;
• osoba wystawiająca może wybrać danego pracownika podczas sporządzania pozwolenia na pracę.

W naszym przypadku system wystawiania pozwoleń na pracę uwzględnia dane z systemu testowania, tzn. pracownik, który nie zdał testu, nie może zostać wpisany do pozwolenia, a co za tym idzie – nie będzie mógł wykonywać pracy na terenie zakładu.

Jeśli chodzi o fizyczną organizację przeprowadzania testów, można tu wyjść od posiadanych możliwości.

Warianty:

1. Przystępowanie przez terminale. Instalacja terminali wandaloodpornych w osobnym pomieszczeniu.
2. Przystępowanie przez tablety. Zaletą jest kompaktowość i brak konieczności posiadania osobnego pomieszczenia.
3. Przystępowanie przez komputery PC zleceniodawcy. Wymagana sala komputerowa.
4. Umożliwienie przystąpienia z komputerów wykonawcy. Duże ryzyko przystąpienia do testu przez inną osobę.

Główną trudnością w organizacji procesu testowania okazało się nie testowanie nowo przybyłych wykonawców, lecz organizacja testowania tych już działających. Pojawił się pewien opór ze strony obecnych wykonawców przy przejściu na nowy system wystawiania pozwoleń na pracę. Po pierwsze, zawsze trudno jest odejść od dotychczasowego sposobu wystawiania, po drugie – obawa, że pracownik nie zda testu i nie przystąpi do pracy, po trzecie – brak możliwości dopisania dodatkowego pracownika do pozwolenia pismem ręcznym. Wszystkie te trudności są do pokonania. Należy wyznaczyć optymalny czas na adaptację tego narzędzia. Uzgodnij to z wykonawcą.

Opisana praktyka jest jedną z najskuteczniejszych metod budowania barier chroniących przed dopuszczeniem nieprzeszkolonego personelu na teren zakładu.