Mogłoby się wydawać, jaki związek ma rozwój podejścia procesowego w firmie z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników? Jeśli przyjrzeć się bliżej, taki związek istnieje.
W swojej publikacji opowiem o doświadczeniach OAO „RŻD” w zakresie rozszerzania zastosowania podejścia procesowego oraz jego wpływie na poziom kultury bezpieczeństwa pracy.
OAO „RŻD” posiada w swojej strukturze wielopoziomowy system zarządzania, składający się z poziomów: liniowego, terytorialnego i centralnego.
Ze względu na wielobranżowy charakter działalności, w firmie wdrożono podejście funkcjonalne i sytuacyjne do zarządzania, a także aktywnie rozwijane jest wdrażanie podejścia procesowego. Jego rozwój ukierunkowany jest przede wszystkim na budowę systemu ciągłego doskonalenia działalności firmy.
Na pierwszym etapie w OAO „RŻD” zorganizowano modelowanie procesów biznesowych opisujących wszystkie obszary działalności. Przy opracowywaniu procesów biznesowych brane są pod uwagę: wykaz prac, wykonawcy, osoby odpowiedzialne, wykorzystywane zasoby, dokumentacja normatywna oraz systemy zautomatyzowane.
Obecnie w firmie, przy pomocy specjalistycznego oprogramowania, opisano ponad 2 mln modeli procesów. Około 550 procesów biznesowych jest bezpośrednio związanych z HSE. Na czym polega przewaga tego podejścia?
Po pierwsze – przejrzystość. Procesy biznesowe są przedstawiane w formie graficznej, przypominającej schematy blokowe, dzięki czemu możemy śledzić cały powiązany łańcuch procesów i procedur oraz oceniać go pod kątem występowania zagrożeń i ryzyk. A co najważniejsze – podejmować działania w celu ich lokalizacji. Oczywiście przeprowadzenie takiej analizy musi łączyć się z badaniem danych uzyskanych podczas standardowych procedur systemu zarządzania HSE, takich jak: ocena ryzyka zawodowego, system zarządzania HSE, audyty i inne. W tym przypadku modele procesów biznesowych stanowią dodatkowe narzędzie wizualizacji i analizy.
Po drugie – technologiczność. Przy rotacji personelu, zarówno kadry zarządzającej średniego szczebla i pracowników inżynieryjno-technicznych, jak i kadry zarządzającej wyższego szczebla, analiza modeli procesowych pozwala szybko uzyskać wyobrażenie o procesie technologicznym, jego realizacji krok po kroku, a także stosowanych środkach bezpieczeństwa dla pracowników.
Po trzecie. Identyfikacja powielających się funkcji i nieefektywnych procedur. Analiza modeli procesów biznesowych pozwala wykryć dublujące się operacje i nieefektywne działania, w tym w obszarze zapewnienia bezpiecznych warunków pracy pracowników.
Po czwarte. Czytelne wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację każdej procedury, wykazu aktów prawnych i wewnętrznych regulacji, a także stosowanych systemów zautomatyzowanych.
Po piąte. Podejście procesowe ułatwia zadanie opracowywania i aktualizacji lokalnych aktów normatywnych, w tym dokumentacji HSE i kart technologicznych.
W firmie wprowadzono wymóg, aby wszystkie dokumenty regulacyjne były zatwierdzane wraz z załączonymi zaktualizowanymi procesami biznesowymi.
Na pierwszym etapie modelowanie biznesowe spotkało się z oporem w jednostkach firmy, ponieważ brakowało jasnego zrozumienia, dlaczego jest ono potrzebne, a opis procesów biznesowych i budowa modeli wymagały dodatkowych zasobów. Nastawienie zmieniło się, gdy podejście to zyskało masowy charakter i zauważalne stały się jego zalety.
Doświadczenie w tworzeniu modeli na poziomie naszego departamentu pozwoliło na dokładniejsze określenie etapów funkcjonowania systemu zarządzania HSE i jego poszczególnych elementów, a także na wprowadzenie niezbędnych korekt i wyjaśnień.
Formalizując i automatyzując procesy biznesowe, skracamy czas analizy działalności produkcyjnej i identyfikacji ryzyk, a w razie potrzeby zapewniamy możliwość szybkiej korekty procesów dzięki przejrzystości wszystkich procedur. Zaletą jest również to, że określono właściciela każdego procesu i skonkretyzowano odpowiedzialność kadry kierowniczej za zapewnienie bezpieczeństwa pracy.
Synergia podejścia procesowego i systemu zarządzania HSE pozwala podnieść poziom kultury bezpieczeństwa pracy, a także poprawić wskaźniki produkcyjne i ekonomiczne.
W ten sposób budowa i dostrajanie kompleksowych procesów międzyfunkcyjnych pozwala zapewnić skuteczną współpracę pracowników jednostek, z ustaleniem wyraźnych granic odpowiedzialności, a także uregulowaną interakcję pionową i poziomą, co obniża poziom wypadkowości przy pracy, awaryjności i braków, a także wynosi kulturę bezpieczeństwa na wyższy poziom rozwoju.