Pode parecer que o desenvolvimento de uma abordagem por processos em uma empresa não tem relação com a garantia da segurança dos trabalhadores, mas, se olharmos de perto, essa conexão existe.
Nesta publicação, falarei sobre a experiência da RZD na expansão da aplicação da abordagem por processos e seu impacto no nível da cultura de segurança do trabalho.
A RZD possui em sua estrutura um sistema de gestão multinível, composto pelos níveis: linear, territorial e central.
Considerando a diversidade de suas atividades, a empresa implementa abordagens de gestão funcional e situacional, além de expandir ativamente a implementação da abordagem por processos. Seu desenvolvimento visa, prioritariamente, a formação de um sistema de melhoria contínua das atividades da empresa.
Na primeira etapa, a RZD organizou a modelagem de processos de negócio que descrevem todas as áreas de atuação. No desenvolvimento dos processos de negócio, são considerados: a lista de trabalhos, os executores, os responsáveis, os recursos utilizados, a documentação normativa e os sistemas automatizados.
Hoje, com o auxílio de softwares especializados, a empresa possui mais de 2 milhões de modelos de processos descritos. Cerca de 550 processos de negócio estão diretamente ligados à segurança do trabalho. Qual é a vantagem desta abordagem?
Primeiro, a visibilidade. Os processos de negócio são exibidos de forma gráfica, como fluxogramas; assim, podemos rastrear toda a cadeia interconectada de processos e procedimentos e avaliá-la quanto à presença de perigos e riscos. E o mais importante: tomar medidas para sua mitigação. Certamente, a realização de tal análise deve ser combinada com o estudo de dados obtidos em procedimentos padrão de HSE, tais como: avaliação de riscos, auditorias e outros. Neste caso, os modelos de processos de negócio servem como uma ferramenta adicional de visualização e análise.
Segundo, a eficiência tecnológica. Com a rotatividade de pessoal — tanto de gestores de nível médio e engenheiros quanto de executivos de alto escalão — o estudo dos modelos de processos permite obter rapidamente uma visão do processo tecnológico, sua execução passo a passo, bem como as medidas de segurança aplicadas aos trabalhadores.
Terceiro. Identificação de funções duplicadas e procedimentos ineficientes. A análise dos modelos de processos de negócio permite identificar operações redundantes e ações ineficientes, inclusive na área de garantia de condições de trabalho seguras.
Quarto. Exibição visual dos responsáveis pela implementação de cada procedimento, da lista de normas legais e regulamentos internos, bem como dos sistemas de gestão automatizados utilizados.
Quinto. A abordagem por processos facilita a tarefa de desenvolver e atualizar atos normativos locais, incluindo documentos de segurança do trabalho e mapas tecnológicos.
A empresa estabeleceu o requisito de que todos os documentos regulatórios devem ser aprovados acompanhados dos processos de negócio atualizados.
Na fase inicial, a modelagem de negócios enfrentou resistência nos departamentos da empresa, pois não havia uma compreensão clara de sua necessidade, e a descrição dos processos e a construção dos modelos exigiam recursos adicionais. A atitude mudou depois que essa abordagem se disseminou e suas vantagens tornaram-se evidentes.
A experiência de criar modelos no nível do nosso departamento permitiu definir com mais clareza as etapas de funcionamento do sistema de gestão de segurança do trabalho e seus elementos individuais, além de realizar os ajustes e refinamentos necessários.
Ao formalizar e automatizar os processos de negócio, reduzimos o tempo de análise das atividades produtivas e de identificação de riscos, garantindo, se necessário, a possibilidade de correção rápida dos processos devido à transparência de todos os procedimentos. Outra vantagem é que o proprietário de cada processo é definido e a responsabilidade dos gestores pela garantia da segurança do trabalho é concretizada.
A sinergia entre a abordagem por processos e o sistema de gestão de HSE permite elevar o nível da cultura de segurança do trabalho, além de melhorar os indicadores produtivos e econômicos.
Dessa forma, a construção e o ajuste de processos transversais e multifuncionais permitem assegurar uma interação eficaz entre os trabalhadores das unidades, com a definição de limites claros de responsabilidade, bem como uma interação vertical e horizontal regulamentada, reduzindo o nível de acidentes de trabalho e falhas, e elevando a cultura de segurança a um nível de desenvolvimento superior.