Man könnte meinen: Was hat die Entwicklung eines Prozessansatzes im Unternehmen mit der Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter zu tun? Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch eine Verbindung.
In meiner Publikation werde ich über die Erfahrungen der RZD AG bei der Ausweitung des Prozessansatzes und dessen Einfluss auf das Niveau der Arbeitssicherheitskultur berichten.
Die RZD AG verfügt in ihrer Struktur über ein mehrstufiges Managementsystem, das aus der operativen, der regionalen und der zentralen Ebene besteht.
Angesichts der vielfältigen Aktivitäten des Unternehmens werden funktionale und situative Managementansätze umgesetzt, während die Einführung des Prozessansatzes aktiv ausgeweitet wird. Dessen Entwicklung zielt in erster Linie auf die Schaffung eines Systems zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmenstätigkeit ab.
In der ersten Phase wurde bei der RZD AG die Modellierung von Geschäftsprozessen organisiert, die alle Tätigkeitsbereiche beschreiben. Bei der Entwicklung der Geschäftsprozesse werden berücksichtigt: die Liste der Arbeiten, die Ausführenden, die Verantwortlichen, die eingesetzten Ressourcen, die regulatorische Dokumentation und die automatisierten Systeme.
Heute sind im Unternehmen mithilfe spezialisierter Software mehr als 2 Millionen Prozessmodelle beschrieben. Etwa 550 Geschäftsprozesse stehen in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsschutz. Worin liegt der Vorteil dieses Ansatzes?
Erstens: die Anschaulichkeit. Geschäftsprozesse werden grafisch dargestellt, ähnlich wie Flussdiagramme. So können wir die gesamte vernetzte Kette von Prozessen und Verfahren nachverfolgen und sie im Hinblick auf Gefahren und Risiken bewerten. Und was am wichtigsten ist: Maßnahmen zu deren Lokalisierung ergreifen. Natürlich muss eine solche Analyse mit der Untersuchung von Daten kombiniert werden, die im Rahmen von Standard-HSE-Verfahren wie Gefährdungsbeurteilungen, Audits und anderen gewonnen wurden. In diesem Fall dienen die Geschäftsprozessmodelle als zusätzliches Visualisierungs- und Analyseinstrument.
Zweitens: die technologische Effizienz. Bei Personalwechseln, sowohl bei Führungskräften der mittleren Ebene und technischem Personal als auch bei höherem Management, ermöglicht das Studium der Prozessmodelle einen schnellen Überblick über den technologischen Prozess, dessen schrittweise Ausführung sowie die angewandten Sicherheitsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
Drittens: Identifizierung von Doppelstrukturen und ineffizienten Verfahren. Die Analyse von Geschäftsprozessmodellen ermöglicht es, redundante Operationen und ineffiziente Handlungen zu identifizieren, auch im Bereich der Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen.
Viertens: Die übersichtliche Darstellung der für die Umsetzung jedes Verfahrens verantwortlichen Personen, der Liste der Rechtsvorschriften und internen Richtlinien sowie der eingesetzten automatisierten Steuerungssysteme.
Fünftens: Der Prozessansatz erleichtert die Entwicklung und Aktualisierung interner Vorschriften, einschließlich Arbeitsschutzdokumenten und Prozesskarten.
Im Unternehmen wurde die Anforderung festgelegt, dass alle regulierenden Dokumente zusammen mit den aktualisierten Geschäftsprozessen genehmigt werden müssen.
In der ersten Phase stieß die Business-Modellierung in den Abteilungen des Unternehmens auf Widerstand, da kein klares Verständnis für deren Nutzen vorhanden war und die Beschreibung der Geschäftsprozesse sowie der Aufbau der Modelle zusätzliche Ressourcen erforderten. Die Einstellung änderte sich, nachdem dieser Ansatz eine breite Anwendung fand und seine Vorteile sichtbar wurden.
Die Erfahrung bei der Erstellung von Modellen auf Ebene unserer Abteilung ermöglichte es, die Funktionsphasen des HSE-Managementsystems und seiner einzelnen Elemente klarer zu definieren sowie notwendige Korrekturen und Präzisierungen vorzunehmen.
Durch die Formalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen verkürzen wir die Zeit für die Analyse der Produktionstätigkeit und die Risikoidentifizierung. Zudem ermöglichen wir bei Bedarf eine schnelle Anpassung der Prozesse durch die Transparenz aller Abläufe. Ein weiterer Vorteil ist, dass für jeden Prozess ein Verantwortlicher festgelegt und die Verantwortung der Führungskräfte für die Arbeitssicherheit konkretisiert wurde.
Die Synergie zwischen dem Prozessansatz und dem HSE-Managementsystem ermöglicht es, das Niveau der Arbeitssicherheitskultur zu heben sowie die produktiven und wirtschaftlichen Kennzahlen zu verbessern.
Somit ermöglicht der Aufbau und die Feinabstimmung durchgängiger, funktionsübergreifender Prozesse eine effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter in den Abteilungen. Dies geschieht durch die Festlegung klarer Verantwortungsbereiche sowie einer geregelten vertikalen und horizontalen Interaktion, was die Zahl der Arbeitsunfälle, Havarien und Mängel reduziert und die Sicherheitskultur auf eine qualitativ höhere Entwicklungsstufe hebt.