Tampaknya, apa hubungan antara pengembangan pendekatan berbasis proses di perusahaan dengan jaminan keselamatan pekerja? Jika diperhatikan lebih dekat, hubungan tersebut memang ada.
Dalam artikel ini, saya akan membagikan pengalaman OJSC RZD dalam memperluas penerapan pendekatan berbasis proses dan pengaruhnya terhadap tingkat budaya keselamatan kerja.
Dalam strukturnya, OJSC RZD memiliki sistem manajemen bertingkat yang terdiri dari tingkat lini, teritorial, dan pusat.
Mengingat kegiatan operasional yang beragam, perusahaan menerapkan pendekatan manajemen fungsional dan situasional, serta secara aktif memperluas implementasi pendekatan berbasis proses. Pengembangannya terutama ditujukan untuk membangun sistem perbaikan berkelanjutan dalam operasional perusahaan.
Pada tahap pertama, OJSC RZD menyelenggarakan pemodelan proses bisnis yang mencakup seluruh lini kegiatan. Dalam penyusunan proses bisnis, hal-hal yang diperhitungkan meliputi: daftar pekerjaan, pelaksana, penanggung jawab, sumber daya yang digunakan, dokumen regulasi, serta sistem terotomasi.
Saat ini, lebih dari 2 juta model proses telah dipetakan di perusahaan menggunakan perangkat lunak khusus. Sekitar 550 proses bisnis berkaitan langsung dengan HSE. Apa keunggulan dari pendekatan ini?
Pertama, visualisasi yang jelas. Proses bisnis ditampilkan dalam bentuk grafis seperti diagram alir, sehingga kita dapat melacak seluruh rangkaian proses dan prosedur yang saling terkait serta mengevaluasinya dari sudut pandang potensi bahaya dan risiko. Dan yang terpenting, mengambil langkah untuk mengendalikannya. Tentu saja, analisis semacam ini harus dipadukan dengan kajian data yang diperoleh dari prosedur standar Sistem Manajemen HSE, seperti penilaian risiko kerja, audit HSE, dan lainnya. Dalam hal ini, model proses bisnis berfungsi sebagai alat bantu tambahan untuk visualisasi dan analisis.
Kedua, penguasaan teknologi dan prosedur. Saat terjadi pergantian personel, baik di tingkat manajer menengah dan staf teknik maupun manajemen tingkat atas, mempelajari model proses memungkinkan mereka untuk dengan cepat memahami proses teknologi, tahapan pelaksanaannya langkah demi langkah, serta langkah-langkah keselamatan yang diterapkan bagi para pekerja.
Ketiga, identifikasi fungsi ganda dan prosedur yang tidak efisien. Analisis model proses bisnis memungkinkan ditemukannya duplikasi operasional dan tindakan yang tidak efektif, termasuk dalam hal penyediaan kondisi kerja yang aman bagi karyawan.
Keempat, tampilan yang jelas mengenai penanggung jawab untuk setiap pelaksanaan prosedur, daftar peraturan perundang-undangan dan kebijakan internal perusahaan, serta sistem manajemen terotomasi yang digunakan.
Kelima, pendekatan berbasis proses mempermudah penyusunan dan pembaruan dokumen regulasi internal perusahaan, termasuk dokumen HSE dan instruksi kerja teknis.
Perusahaan telah menetapkan persyaratan bahwa seluruh dokumen regulasi harus disahkan dengan melampirkan proses bisnis yang telah diperbarui.
Pada tahap awal, pemodelan bisnis sempat menghadapi penolakan di berbagai divisi perusahaan karena belum adanya pemahaman yang jelas mengenai tujuannya, sementara pendeskripsian proses bisnis dan pembuatan model membutuhkan sumber daya tambahan. Sikap tersebut berubah setelah pendekatan ini berkembang secara masif dan manfaatnya mulai terlihat nyata.
Pengalaman menyusun model di tingkat departemen kami memungkinkan penentuan tahapan operasional Sistem Manajemen HSE beserta elemen-elemennya secara lebih jelas, serta penerapan koreksi dan penyesuaian yang diperlukan.
Dengan memformalkan dan mengotomatisasi proses bisnis, kami mempersingkat waktu analisis kegiatan operasional dan identifikasi risiko, serta memastikan kemampuan penyesuaian proses yang cepat bila diperlukan berkat transparansi seluruh prosedur. Keunggulan lainnya adalah ditetapkannya pemilik untuk setiap proses dan diperjelasnya tanggung jawab para manajer dalam menjamin keselamatan kerja.
Sinergi antara pendekatan berbasis proses dan Sistem Manajemen HSE memungkinkan peningkatan budaya keselamatan kerja sekaligus memperbaiki kinerja operasional dan ekonomi.
Dengan demikian, pembangunan dan penyempurnaan proses lintas fungsi secara menyeluruh dapat memastikan kolaborasi yang efektif antarpekerja di berbagai divisi dengan batasan tanggung jawab yang jelas, serta interaksi vertikal dan horizontal yang terstandarisasi, sehingga menekan angka kecelakaan kerja, insiden operasional, dan cacat produksi, sekaligus membawa budaya keselamatan ke tingkat perkembangan yang lebih berkualitas.