Sekilas mungkin tampak tidak ada hubungan antara pengembangan pendekatan proses di perusahaan dengan jaminan keselamatan pekerja. Namun, jika dicermati lebih jauh, hubungan tersebut memang ada.
Dalam publikasi ini, saya akan membagikan pengalaman JSC "RZD" dalam memperluas penerapan pendekatan proses dan dampaknya terhadap tingkat budaya HSE.
JSC "RZD" memiliki sistem manajemen bertingkat dalam strukturnya, yang terdiri dari: tingkat lini, teritorial, dan pusat.
Mengingat aktivitasnya yang beragam, perusahaan menerapkan pendekatan manajemen fungsional dan situasional, serta secara aktif memperluas penerapan pendekatan proses. Pengembangannya terutama ditujukan untuk membentuk sistem peningkatan berkelanjutan dalam aktivitas perusahaan.
Pada tahap pertama, JSC "RZD" menyelenggarakan pemodelan proses bisnis yang mencakup seluruh bidang kegiatan. Dalam pengembangan proses bisnis ini, hal-hal yang dipertimbangkan meliputi: daftar pekerjaan, pelaksana, penanggung jawab, sumber daya yang digunakan, dokumentasi peraturan, dan sistem otomatis.
Saat ini, dengan bantuan perangkat lunak khusus, perusahaan telah memetakan lebih dari 2 juta model proses. Sekitar 550 proses bisnis terkait langsung dengan keselamatan kerja (HSE). Apa keuntungan dari pendekatan ini?
Pertama, visibilitas. Proses bisnis ditampilkan dalam bentuk grafis, seperti diagram alir, sehingga kita dapat melacak seluruh rantai proses dan prosedur yang saling terkait serta mengevaluasinya dari sudut pandang bahaya dan risiko. Dan yang terpenting, mengambil langkah-langkah untuk melokalisasinya. Tentu saja, analisis semacam ini harus dikombinasikan dengan studi data yang diperoleh dari prosedur standar sistem manajemen HSE, seperti: penilaian risiko, audit, dan lainnya. Dalam hal ini, model proses bisnis menjadi alat visualisasi dan analisis tambahan.
Kedua, efisiensi teknis. Saat terjadi pergantian personel, baik manajer tingkat menengah, staf teknis, maupun pimpinan tingkat atas, mempelajari model proses memungkinkan mereka untuk dengan cepat memahami proses teknologi, pelaksanaan langkah demi langkahnya, serta langkah-langkah keselamatan yang diterapkan bagi pekerja.
Третье. Identifikasi fungsi ganda dan prosedur yang tidak efisien. Analisis model proses bisnis memungkinkan identifikasi operasi yang tumpang tindih dan tindakan yang tidak efisien, termasuk dalam bidang penyediaan kondisi kerja yang aman bagi karyawan.
Keempat, tampilan visual yang jelas mengenai penanggung jawab setiap prosedur, daftar peraturan perundang-undangan dan peraturan internal, serta sistem manajemen otomatis yang digunakan.
Kelima, pendekatan proses mempermudah tugas pengembangan dan pemutakhiran peraturan internal, termasuk dokumen HSE dan kartu teknologi.
Perusahaan telah menetapkan persyaratan bahwa semua dokumen regulasi harus disetujui dengan melampirkan proses bisnis yang telah diperbarui.
Pada tahap awal, pemodelan bisnis menghadapi penolakan di berbagai unit perusahaan karena kurangnya pemahaman yang jelas tentang tujuannya, sementara pemetaan proses bisnis dan pembangunan model membutuhkan sumber daya tambahan. Sikap ini berubah setelah pendekatan tersebut berkembang secara luas dan manfaatnya mulai terlihat nyata.
Pengalaman dalam membentuk model di tingkat departemen kami memungkinkan kami untuk menentukan tahap-tahap fungsi sistem manajemen HSE dan elemen-elemen individualnya secara lebih jelas, serta membuat penyesuaian dan klarifikasi yang diperlukan.
Dengan meresmikan dan mengotomatiskan proses bisnis, kami mengurangi waktu untuk analisis kegiatan produksi dan identifikasi risiko, serta memastikan kemampuan untuk menyesuaikan proses dengan cepat jika diperlukan berkat transparansi semua prosedur. Keuntungan lainnya adalah pemilik setiap proses telah ditentukan dan tanggung jawab manajer dalam memastikan keselamatan kerja telah dikonkretkan.
Sinergi antara pendekatan proses dan sistem manajemen HSE memungkinkan peningkatan tingkat budaya keselamatan kerja, serta memperbaiki indikator produksi dan ekonomi.
Dengan demikian, pembangunan dan penyempurnaan proses lintas fungsi yang menyeluruh memungkinkan interaksi yang efektif antar karyawan di berbagai unit, dengan penetapan batas tanggung jawab yang jelas, serta interaksi vertikal dan horizontal yang teregulasi. Hal ini mengurangi tingkat kecelakaan kerja, insiden, dan produk cacat, sekaligus membawa budaya keselamatan ke tingkat perkembangan yang lebih berkualitas.