Si potrebbe pensare: che relazione c'è tra lo sviluppo dell'approccio per processi in un'azienda e la garanzia della sicurezza dei lavoratori? A guardare bene, tale legame esiste.
In questa pubblicazione racconterò l'esperienza di RZD nell'ampliamento dell'applicazione dell'approccio per processi e la sua influenza sul livello della cultura della sicurezza sul lavoro.
RZD possiede nella sua struttura un sistema di gestione multilivello, composto dai livelli: operativo, territoriale e centrale.
Data la natura diversificata delle sue attività, l'azienda ha implementato un approccio gestionale funzionale e situazionale, oltre a espandere attivamente l'introduzione dell'approccio per processi. Il suo sviluppo è volto principalmente alla creazione di un sistema di miglioramento continuo delle attività aziendali.
Nella prima fase, RZD ha organizzato la modellazione dei processi aziendali che descrivono tutte le aree di attività. Nello sviluppo dei processi aziendali si tiene conto di: elenco dei lavori, esecutori, responsabili, risorse utilizzate, documentazione normativa e sistemi automatizzati.
Oggi in azienda, grazie a software specializzati, sono descritti oltre 2 milioni di modelli di processo. Circa 550 processi aziendali sono direttamente collegati alla sicurezza sul lavoro. Qual è il vantaggio di questo approccio?
Primo: la visibilità. I processi aziendali sono visualizzati in forma grafica, simili a diagrammi di flusso; in questo modo, possiamo tracciare l'intera catena interconnessa di processi e procedure e valutarla dal punto di vista della presenza di pericoli e rischi. E, cosa più importante, adottare misure per la loro localizzazione. Naturalmente, la conduzione di tale analisi deve essere combinata con lo studio dei dati ottenuti durante le procedure standard del sistema di gestione HSE, come: valutazione dei rischi, audit e altri. In questo caso, i modelli dei processi aziendali fungono da strumento supplementare di visualizzazione e analisi.
Secondo: l'efficienza tecnologica. In caso di rotazione del personale, sia per i quadri intermedi e il personale tecnico-ingegneristico che per i dirigenti di livello superiore, lo studio dei modelli di processo permette di farsi rapidamente un'idea del processo tecnologico, della sua esecuzione passo dopo passo e delle misure di sicurezza applicate per i lavoratori.
Terzo: identificazione di funzioni duplicate e procedure inefficienti. L'analisi dei modelli di processo aziendale consente di individuare operazioni ridondanti e azioni inefficienti, anche nell'ambito della garanzia di condizioni di lavoro sicure per i dipendenti.
Quarto: visualizzazione chiara dei responsabili per l'attuazione di ogni procedura, dell'elenco degli atti normativi e dei regolamenti interni, nonché dei sistemi di controllo automatizzati utilizzati.
Quinto: l'approccio per processi facilita il compito di sviluppare e aggiornare gli atti normativi locali, inclusi i documenti sulla sicurezza sul lavoro e le schede tecnologiche.
L'azienda ha stabilito il requisito che tutti i documenti normativi debbano essere approvati allegando i processi aziendali aggiornati.
Nella fase iniziale, la modellazione aziendale ha incontrato resistenza nelle divisioni della società, poiché non vi era una chiara comprensione della sua utilità e la descrizione dei processi aziendali con la costruzione dei modelli richiedeva risorse aggiuntive. L'atteggiamento è cambiato dopo che questo approccio ha avuto uno sviluppo di massa e i suoi vantaggi sono diventati evidenti.
L'esperienza nella creazione di modelli a livello del nostro dipartimento ha permesso di definire più chiaramente le fasi di funzionamento del sistema di gestione della sicurezza sul lavoro e dei suoi singoli elementi, apportando le necessarie correzioni e precisazioni.
Formalizzando e automatizzando i processi aziendali, riduciamo il tempo necessario per l'analisi delle attività produttive e l'identificazione dei rischi, garantendo, se necessario, la possibilità di una rapida correzione dei processi grazie alla trasparenza di tutte le procedure. Un altro vantaggio è che viene definito il proprietario di ogni processo e viene specificata la responsabilità dei dirigenti nel garantire la sicurezza sul lavoro.
La sinergia tra l'approccio per processi e il sistema HSE permette di elevare il livello della cultura della sicurezza sul lavoro, oltre a migliorare gli indicatori produttivi ed economici.
In questo modo, la costruzione e il perfezionamento dei processi trasversali interfunzionali consentono di garantire un'interazione efficace tra i dipendenti dei vari reparti, stabilendo chiari confini di responsabilità e un'interazione verticale e orizzontale regolamentata, riducendo il livello di infortuni sul lavoro, incidenti e scarti, e portando la cultura della sicurezza a un livello di sviluppo qualitativamente superiore.