Có vẻ như việc phát triển phương pháp tiếp cận theo quy trình trong công ty không mấy liên quan đến việc đảm bảo an toàn cho người lao động? Tuy nhiên, nếu xem xét kỹ hơn, mối liên hệ này thực sự tồn tại.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về kinh nghiệm của RZD trong việc mở rộng ứng dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình và tác động của nó đối với mức độ văn hóa an toàn lao động.
RZD sở hữu một hệ thống quản lý đa cấp trong cơ cấu tổ chức, bao gồm các cấp: cơ sở, khu vực và trung ương.
Với đặc thù hoạt động đa ngành, công ty đã triển khai các phương pháp quản lý theo chức năng và theo tình huống, đồng thời đang tích cực mở rộng việc áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình. Sự phát triển này trước hết nhằm mục tiêu hình thành một hệ thống cải tiến liên tục các hoạt động của công ty.
Ở giai đoạn đầu, RZD đã tổ chức mô hình hóa các quy trình kinh doanh mô tả tất cả các lĩnh vực hoạt động. Khi xây dựng các quy trình kinh doanh, các yếu tố sau được tính đến: danh mục công việc, người thực hiện, người chịu trách nhiệm, nguồn lực sử dụng, tài liệu định mức và các hệ thống tự động hóa.
Hiện nay, với sự hỗ trợ của phần mềm chuyên dụng, công ty đã mô tả hơn 2 triệu mô hình quy trình. Khoảng 550 quy trình kinh doanh có liên quan trực tiếp đến HSE. Vậy ưu điểm của phương pháp này là gì?
Thứ nhất là tính trực quan. Các quy trình kinh doanh được hiển thị dưới dạng đồ họa, tương tự như sơ đồ khối, nhờ đó chúng ta có thể theo dõi toàn bộ chuỗi quy trình và thủ tục liên kết với nhau, đồng thời đánh giá chúng dưới góc độ các mối nguy và rủi ro hiện hữu. Quan trọng nhất là thực hiện các biện pháp để khoanh vùng chúng. Tất nhiên, việc thực hiện phân tích như vậy phải được kết hợp với việc nghiên cứu dữ liệu thu được từ các quy trình HSE tiêu chuẩn như: đánh giá rủi ro nghề nghiệp, hệ thống quản lý HSE, kiểm toán và các quy trình khác. Trong trường hợp này, các mô hình quy trình kinh doanh đóng vai trò là công cụ bổ trợ cho việc trực quan hóa và phân tích.
Thứ hai là tính công nghệ. Khi có sự thay đổi nhân sự, từ cấp quản lý trung gian và nhân viên kỹ thuật cho đến lãnh đạo cấp cao, việc nghiên cứu các mô hình quy trình cho phép nhanh chóng nắm bắt được quy trình công nghệ, các bước thực hiện cụ thể cũng như các biện pháp an toàn đang được áp dụng cho người lao động.
Thứ ba là phát hiện các chức năng chồng chéo và các thủ tục kém hiệu quả. Việc phân tích các mô hình quy trình kinh doanh giúp nhận diện các thao tác bị trùng lặp và các hành động không hiệu quả, bao gồm cả trong lĩnh vực đảm bảo điều kiện lao động an toàn cho nhân viên.
Thứ tư là hiển thị trực quan những người chịu trách nhiệm thực hiện từng thủ tục, danh mục các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy định nội bộ, cũng như các hệ thống quản lý tự động đang được áp dụng.
Thứ năm, phương pháp tiếp cận theo quy trình giúp đơn giản hóa việc xây dựng và cập nhật các văn bản quy định nội bộ, bao gồm các tài liệu về HSE và các quy trình kỹ thuật.
Công ty đã thiết lập yêu cầu rằng tất cả các tài liệu quy định phải được phê duyệt kèm theo các quy trình kinh doanh đã được cập nhật.
Ở giai đoạn đầu, việc mô hình hóa kinh doanh đã gặp phải sự phản kháng tại các đơn vị trong công ty do chưa hiểu rõ mục đích của nó, đồng thời việc mô tả quy trình và xây dựng mô hình đòi hỏi thêm nguồn lực. Thái độ đã thay đổi sau khi phương pháp này được phát triển rộng rãi và các ưu điểm của nó trở nên rõ rệt.
Kinh nghiệm xây dựng các mô hình tại cấp phòng ban của chúng tôi đã cho phép xác định rõ ràng hơn các giai đoạn vận hành của hệ thống quản lý HSE và các thành phần riêng lẻ của nó, từ đó thực hiện các điều chỉnh và bổ sung cần thiết.
Bằng cách chính thức hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh, chúng tôi rút ngắn thời gian phân tích hoạt động sản xuất và nhận diện rủi ro, đồng thời đảm bảo khả năng điều chỉnh quy trình nhanh chóng khi cần thiết nhờ tính minh bạch của mọi thủ tục. Một ưu điểm khác là chủ sở hữu của từng quy trình đã được xác định và trách nhiệm của các cấp quản lý trong việc đảm bảo an toàn lao động đã được cụ thể hóa.
Sự cộng hưởng giữa phương pháp tiếp cận theo quy trình và hệ thống quản lý HSE giúp nâng cao mức độ văn hóa an toàn lao động, đồng thời cải thiện các chỉ số sản xuất và kinh tế.
Như vậy, việc xây dựng và tinh chỉnh các quy trình xuyên suốt và liên chức năng cho phép đảm bảo sự tương tác hiệu quả giữa nhân viên các bộ phận, thiết lập ranh giới trách nhiệm rõ ràng, cũng như sự phối hợp theo chiều dọc và chiều ngang có quy chuẩn, giúp giảm thiểu tai nạn lao động, sự cố và sai sót, đồng thời đưa văn hóa an toàn lên một tầm phát triển chất lượng hơn.