Quem gere a HSE nos contratos?

A ISO 45001, que não me canso de citar e analisar detalhadamente, apresentou-nos outro processo interessante: a gestão de organizações contratadas.

O processo de gestão de contratados do ponto de vista financeiro é claro, pois existe há muito tempo. Este processo comercial deu-nos o termo "gestor de contratos". Esta pessoa geralmente tem formação jurídica ou financeira, sabe orientar-se no setor, compreende os processos de negócio da empresa, sabe calcular custos, ver benefícios financeiros, negociar e muito mais, sem o qual a componente comercial do trabalho de um gestor de contratos é impensável.

No entanto, deparamo-nos com a exigência de gerir contratos sob o prisma da HSE… Ou seja, estamos a falar de um "gestor de contratos HSE".

Imagine por um momento a quantidade de contratos que uma empresa operadora de uma instalação industrial perigosa possui. Fornecimento de alimentação, todos os tipos de serviços de manutenção e reparação, logística de pessoal/equipamento/resíduos perigosos, abastecimento, obras de construção e assim por diante.

O principal objetivo do processo de gestão de contratados é cumprir as metas de produção da empresa de forma segura, com qualidade e na totalidade, e não "esfolar o contratado", "destruir o contratado", "esmagar o contratado com multas", "sabotar o trabalho do contratado", "verificar os certificados e pronto", entre outros… Concordará que, quando um funcionário de uma empresa contratada morre no local, isso lança uma sombra séria também sobre o operador da instalação. Sem mencionar as investigações e visitas de representantes das estruturas competentes.

O trabalho do "gestor de contratos HSE" pode ser dividido em 3 etapas: preparatória, o trabalho propriamente dito com o contratado e o encerramento do contrato. No entanto, deve-se ressalvar imediatamente que, em caso algum, este trabalho é realizado isoladamente. É um trabalho coordenado entre os "gestores de contratos jurídicos/financeiros", o funcionário designado responsável pelo contrato, o funcionário responsável por todo o orçamento do contrato e o "gestor de contratos HSE".

Apesar da aparente simplicidade, é preciso compreender que cada grande evento se desdobra, por sua vez, num leque de ações componentes complexas. O funcionário que gere os processos de HSE nos contratos deve ter uma compreensão clara e uma interligação com as questões jurídicas e financeiras.

Vamos analisar tudo detalhadamente.

1. Etapa preparatória:

• Avaliação da conformidade dos candidatos de acordo com a matriz de avaliação das seleções realizadas.
• Determinar o tipo de contrato
• Desenvolvimento de critérios de avaliação para organizações contratadas em questões de segurança industrial no âmbito das seleções realizadas (tanto para a primeira fase de definição da "shortlist", como para a segunda fase de definição do vencedor do concurso).
• Preparação e atualização de cláusulas contratuais tipo relativas aos requisitos de HSE.
• Participação na realização de auditorias de pré-qualificação de candidatos que apresentaram propostas para participar no procedimento de seleção para a execução de trabalhos / prestação de serviços.
• Preparação de relatórios sobre os resultados das auditorias de pré-qualificação dos candidatos que apresentaram propostas para participar no procedimento de seleção para a execução de trabalhos / prestação de serviços (na minha experiência, isto não é necessário com muita frequência).
• Participar em esclarecimentos a pedido dos licitantes

2. A etapa seguinte é o trabalho com o contratado.

Esta etapa é necessária para garantir o cumprimento das condições do contrato. O "gestor de contratos HSE" ajuda a encontrar soluções sistémicas para os problemas que surgem durante a execução dos trabalhos contratuais:

Principais atividades, incluindo, mas não se limitando a:

• Realização de inspeção pré-mobilização
• Realização de grandes sessões de avaliação de riscos de todo o projeto em conjunto com o contratado
• Realização de sessões pré-instalação antes do início do projeto
• Controlo das atividades no local
• Formação de esquemas de comunicação com a gestão da organização contratada.
• Atribuição de uma classificação à organização contratada com base nos resultados da auditoria pré-mobilização e da execução dos trabalhos
• Definição de esquemas de pagamentos motivacionais por contrato para os contratados
• Assistência metodológica e consultiva completa durante os trabalhos contratuais para a organização contratada e para os responsáveis pelo contrato

3. Etapa final da gestão de organizações contratadas.

• Controlo da execução das medidas
• Preparação e realização da reunião de encerramento sobre os resultados dos trabalhos, incluindo dados estatísticos sobre a atividade do contratado (por ano ou pelo período do contrato)
• Desenvolvimento do dashboard final
• Preparação de uma recomendação fundamentada sobre o trabalho futuro com a organização contratada
• Participação em disputas finais

Como vemos, os requisitos de qualificação para tal funcionário de HSE são muito elevados, pelo que a organização que decide implementar o processo de gestão de contratados deve estar ciente de que contratar "qualquer técnico de segurança" não trará resultados rápidos.

Uma solução a curto prazo seria contratar esse especialista de outra empresa ou contratar um consultor externo (financeiramente dispendioso!).

A solução a longo prazo é formar esse especialista dentro da própria empresa (dispendioso não só financeiramente, mas também em termos de tempo). É necessário ter o recurso de um funcionário que ensine o recém-chegado.

Cuide dos seus especialistas, eles são a base do capital intelectual e humano da sua empresa e a chave do sucesso!