ISO 45001, mà tôi không ngừng trích dẫn và phân tích chi tiết, đã mang đến cho chúng ta một quy trình thú vị khác – quản lý các tổ chức nhà thầu.
Quy trình quản lý nhà thầu từ góc độ tài chính là điều dễ hiểu vì nó đã tồn tại từ lâu. Quy trình thương mại này đã mang lại cho chúng ta thuật ngữ "nhân viên hợp đồng". Người này thường có trình độ chuyên môn về luật hoặc tài chính, biết cách định hướng trong ngành, hiểu các quy trình kinh doanh của công ty, biết tính toán chi phí, nhận thấy lợi ích tài chính, đàm phán và nhiều kỹ năng khác mà không có chúng thì không thể hình dung được khía cạnh thương mại trong công việc của một nhân viên hợp đồng.
Tuy nhiên, trước mắt chúng ta là yêu cầu quản lý hợp đồng thông qua lăng kính HSE… Nghĩa là chúng ta đang nói về một "nhân viên hợp đồng chuyên trách HSE".
Hãy tưởng tượng trong giây lát số lượng hợp đồng của một công ty vận hành cơ sở sản xuất nguy hiểm. Cung cấp thực phẩm, tất cả các loại dịch vụ bảo trì và sửa chữa, hậu cần nhân sự/thiết bị/chất thải nguy hại, cung ứng, công trình xây dựng, v.v.
Mục tiêu chính của quy trình quản lý nhà thầu là thực hiện các mục tiêu sản xuất của công ty một cách an toàn, chất lượng và đầy đủ, chứ không phải là "bóc lột nhà thầu", "chèn ép nhà thầu", "đè bẹp nhà thầu bằng các khoản phạt", "phá hoại công việc của nhà thầu", "chỉ kiểm tra chứng chỉ cho có lệ" và vân vân… Bạn phải đồng ý rằng khi một nhân viên của nhà thầu tử vong tại công trường, điều đó sẽ để lại một vết nhơ nghiêm trọng cho cả đơn vị vận hành cơ sở. Chưa kể đến các cuộc điều tra và chuyến thăm từ đại diện của các cơ quan chức năng.
Một cách tương đối, công việc của "nhân viên hợp đồng chuyên trách HSE" có thể chia thành 3 giai đoạn: chuẩn bị, làm việc trực tiếp với nhà thầu và kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên, cần phải nói ngay rằng công việc này không bao giờ được thực hiện đơn độc. Đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa "nhân viên hợp đồng chuyên trách luật/tài chính", nhân viên được chỉ định chịu trách nhiệm về hợp đồng, nhân viên chịu trách nhiệm về toàn bộ ngân sách hợp đồng và "nhân viên hợp đồng chuyên trách HSE".
Dù có vẻ đơn giản, nhưng cần hiểu rằng mỗi hoạt động lớn và ngắn gọn lại mở ra như một chiếc quạt với một loạt các hành động thành phần phức tạp. Nhân viên dẫn dắt các quy trình HSE trong hợp đồng phải có sự hiểu biết rõ ràng và mối liên hệ chặt chẽ với các vấn đề pháp lý và tài chính.
Hãy thử phân tích chi tiết mọi thứ.
1. Giai đoạn chuẩn bị:
2. Giai đoạn tiếp theo – làm việc với nhà thầu.
Giai đoạn này cần thiết để đảm bảo các điều khoản của hợp đồng được thực hiện. "Nhân viên hợp đồng chuyên trách HSE" giúp tìm ra giải pháp hệ thống cho các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc theo hợp đồng:
Các hoạt động chính bao gồm nhưng không giới hạn ở:
3. Giai đoạn kết thúc quản lý nhà thầu.
Như chúng ta thấy, yêu cầu về trình độ chuyên môn của một nhân viên HSE như vậy là rất cao, vì vậy tổ chức nào quyết định triển khai quy trình quản lý nhà thầu phải nhận thức được rằng việc tuyển dụng "bất kỳ nhân viên HSE nào" sẽ không thể mang lại kết quả nhanh chóng.
Giải pháp ngắn hạn sẽ là – chiêu mộ một chuyên gia như vậy hoặc thuê tư vấn bên ngoài (tốn kém về tài chính!).
Giải pháp dài hạn – đào tạo một chuyên gia như vậy ngay trong nội bộ công ty (tốn kém không chỉ về tài chính mà còn về thời gian). Cần phải có nguồn lực từ nhân viên có khả năng đào tạo người mới.
Hãy trân trọng các chuyên gia của bạn, họ là nền tảng của vốn trí tuệ và con người của công ty bạn và là chìa khóa của thành công!