Wer steuert HSE in Verträgen?

ISO 45001, die ich unermüdlich zitiere und in ihre Einzelteile zerlege, hat uns einen weiteren interessanten Prozess beschert – das Management von Auftragnehmern.

Der Prozess des Auftragnehmermanagements ist aus finanzieller Sicht klar, da er schon lange existiert. Dieser kommerzielle Prozess hat uns den Begriff „Contract Manager“ geschenkt. Diese Person hat in der Regel einen juristischen oder finanziellen Hintergrund, kennt sich in der Branche aus, versteht die Geschäftsprozesse des Unternehmens, kann Kosten kalkulieren, finanziellen Nutzen erkennen, Verhandlungen führen und vieles mehr, ohne das die kommerzielle Komponente der Arbeit eines Contract Managers undenkbar wäre.

Doch wir stehen vor der Anforderung des Vertragsmanagements durch das Prisma von HSE... Das heißt, wir sprechen von einem „HSE-Contract-Manager“.

Stellen Sie sich für einen Moment die Anzahl der Verträge eines Betreibers einer gefährlichen Produktionsanlage vor. Verpflegung, alle Arten von Wartungs- und Reparaturarbeiten, Personal-/Geräte-/Gefahrgutlogistik, Versorgung, Bauarbeiten und so weiter und so fort.

Das Hauptziel des Auftragnehmermanagements besteht darin, die Produktionsziele des Unternehmens sicher, qualitativ hochwertig und in vollem Umfang zu erreichen, und nicht darin, den „Auftragnehmer auszunehmen“, ihn „fertigzumachen“, mit „Bußgeldern zu erdrücken“, die „Arbeit des Auftragnehmers zu sabotieren“, „Zertifikate zu prüfen und das war's“ und so weiter... Sie werden mir zustimmen, dass es einen schweren Schatten auf den Anlagenbetreiber wirft, wenn ein Mitarbeiter eines Auftragnehmers auf der Anlage ums Leben kommt. Ganz zu schweigen von den Untersuchungen und Besuchen von Vertretern der entsprechenden Behörden.

Die Arbeit eines „HSE-Contract-Managers“ lässt sich grob in drei Phasen unterteilen: Vorbereitung, die eigentliche Arbeit mit dem Auftragnehmer und der Vertragsabschluss. Es muss jedoch sofort klargestellt werden, dass eine solche Arbeit keinesfalls im Alleingang erfolgt. Es ist eine koordinierte Zusammenarbeit zwischen den eigentlichen „Rechts-/Finanz-Contract-Managern“, dem für den Vertrag verantwortlichen Mitarbeiter, dem für das gesamte Vertragsbudget verantwortlichen Mitarbeiter und dem „HSE-Contract-Manager“.

Trotz der scheinbaren Einfachheit muss man verstehen, dass sich jede große kurzfristige Maßnahme wiederum wie ein Fächer in einen Komplex von Teilaktionen entfaltet, die ebenfalls recht komplex sind. Ein Mitarbeiter, der HSE-Prozesse in Verträgen leitet, muss ein klares Verständnis und eine Verbindung zu rechtlichen und finanziellen Fragen haben.

Versuchen wir, alles im Detail zu analysieren.

1. Vorbereitungsphase:

• Bewertung der Eignung der Bewerber anhand der Bewertungsmatrix der durchgeführten Auswahlverfahren.
• Bestimmung des Vertragstyps
• Entwicklung von Kriterien zur Bewertung von Auftragnehmern in Fragen der Arbeitssicherheit im Rahmen der Auswahlverfahren (sowohl für die erste Phase zur Ermittlung der „Shortlist“ als auch für die zweite Phase zur Ermittlung des Gewinners der Ausschreibung).
• Vorbereitung und Aktualisierung von Standard-Vertragsklauseln hinsichtlich der HSE-Anforderungen.
• Teilnahme an Präqualifizierungs-Audits von Bewerbern, die Angebote für die Teilnahme am Auswahlverfahren für die Ausführung von Arbeiten / Erbringung von Dienstleistungen eingereicht haben.
• Erstellung von Berichten über die Ergebnisse der Präqualifizierungs-Audits von Bewerbern, die Angebote für die Teilnahme am Auswahlverfahren eingereicht haben (meiner Erfahrung nach ist dies nicht sehr oft erforderlich).
• Teilnahme an Klärungen auf Anfragen von Ausschreibungsteilnehmern

2. Die nächste Phase ist die Arbeit mit dem Auftragnehmer.

Sie ist notwendig, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen. Der „HSE-Contract-Manager“ hilft dabei, systemische Lösungen für Probleme zu finden, die während der Vertragserfüllung auftreten:

Wesentliche Maßnahmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Durchführung einer Prüfung vor der Mobilisierung
• Durchführung großer Risikobewertungssitzungen für das gesamte Projekt gemeinsam mit dem Auftragnehmer
• Durchführung von Pre-Installation-Sessions vor Projektbeginn
• Kontrolle der Aktivitäten vor Ort
• Erstellung von Kommunikationsschemata mit der Leitung des Auftragnehmers.
• Zuweisung eines Ratings für den Auftragnehmer basierend auf den Ergebnissen des Pre-Mobilization-Audits und der Arbeitsausführung
• Festlegung von Motivationsschemata für Zahlungen im Rahmen des Vertrags für Auftragnehmer
• Vollständige methodische und beratende Unterstützung während der Vertragsarbeiten für den Auftragnehmer und die für den Vertrag Verantwortlichen

3. Die Abschlussphase des Auftragnehmermanagements.

• Kontrolle der Umsetzung von Maßnahmen
• Vorbereitung und Durchführung der Abschlussbesprechung basierend auf den Arbeitsergebnissen, einschließlich statistischer Daten zur Tätigkeit des Auftragnehmers (für das Jahr oder den Vertragszeitraum)
• Entwicklung eines abschließenden Dashboards
• Erstellung einer begründeten Empfehlung für die weitere Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer
• Teilnahme an abschließenden Streitigkeiten

Wie wir sehen, sind die Qualifikationsanforderungen an einen solchen HSE-Mitarbeiter sehr hoch. Daher muss sich eine Organisation, die sich für die Einführung eines Auftragnehmermanagement-Prozesses entscheidet, darüber im Klaren sein, dass sie mit „irgendeinem HSE-Mitarbeiter“ keine schnellen Ergebnisse erzielen wird.

Eine kurzfristige Lösung wäre es, einen solchen Spezialisten abzuwerben oder einen externen Berater zu engagieren (finanziell aufwendig!).

Die langfristige Lösung ist die Ausbildung eines solchen Spezialisten innerhalb des eigenen Unternehmens (kostspielig nicht nur in finanzieller Hinsicht, sondern auch zeitlich). Es muss die Ressource eines Mitarbeiters vorhanden sein, der den Neuling einarbeitet.

Schützen Sie Ihre Spezialisten, sie sind die Basis des intellektuellen und menschlichen Kapitals Ihres Unternehmens und der Garant für den Erfolg!