Siapa yang Mengelola HSE dalam Kontrak?

ISO 45001, yang tidak bosan-bosannya saya kutip dan bedah bagian demi bagian, menghadirkan satu lagi proses yang menarik bagi kita – manajemen organisasi kontraktor.

Proses manajemen kontraktor dari sudut pandang finansial sudah jelas karena telah ada sejak lama. Proses komersial ini melahirkan istilah "orang kontrak" (contract specialist). Orang ini biasanya memiliki latar belakang pendidikan hukum atau keuangan, mampu menavigasi industri, memahami proses bisnis perusahaan, mampu menghitung biaya, melihat keuntungan finansial, melakukan negosiasi, dan banyak hal lainnya yang sangat penting bagi komponen komersial pekerjaan seorang spesialis kontrak.

Namun, di hadapan kita ada persyaratan manajemen kontrak melalui kacamata HSE… Artinya, kita berbicara tentang seorang "HSE Contract Specialist".

Bayangkan sejenak jumlah kontrak yang dimiliki oleh perusahaan operator fasilitas produksi berbahaya. Mulai dari penyediaan katering, semua jenis pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan, logistik personel/peralatan/limbah berbahaya, pasokan, pekerjaan konstruksi, dan seterusnya.

Tujuan utama dari proses manajemen organisasi kontraktor adalah untuk mencapai tujuan produksi perusahaan secara aman, berkualitas, dan lengkap, bukan untuk "memeras kontraktor habis-habisan", "menghancurkan kontraktor", "menekan kontraktor dengan denda", "menyabotase pekerjaan kontraktor", "sekadar memeriksa sertifikat saja", dan sebagainya… Setuju atau tidak, ketika seorang karyawan kontraktor meninggal di lokasi kerja, hal itu memberikan dampak buruk yang serius bagi operator fasilitas tersebut. Belum lagi penyelidikan dan kunjungan dari perwakilan instansi terkait.

Secara garis besar, pekerjaan "HSE Contract Specialist" dapat dibagi menjadi 3 tahap: tahap persiapan, pelaksanaan pekerjaan dengan kontraktor, dan penyelesaian kontrak. Namun, perlu segera ditegaskan bahwa pekerjaan semacam ini tidak boleh dilakukan sendirian. Ini adalah kerja sama yang terkoordinasi antara "spesialis kontrak hukum/keuangan", karyawan yang ditunjuk sebagai penanggung jawab kontrak, karyawan yang bertanggung jawab atas seluruh anggaran kontrak, dan "HSE Contract Specialist".

Meskipun terlihat sederhana, perlu dipahami bahwa setiap kegiatan besar yang singkat akan terurai menjadi serangkaian tindakan komponen yang kompleks. Karyawan yang mengelola proses HSE dalam kontrak harus memiliki pemahaman yang jelas dan keterkaitan dengan masalah hukum dan keuangan.

Mari kita coba bedah semuanya secara detail.

1. Tahap Persiapan:

• Evaluasi kesesuaian kandidat berdasarkan matriks penilaian seleksi yang dilakukan.
• Menentukan jenis kontrak
• Pengembangan kriteria evaluasi organisasi kontraktor terkait masalah keselamatan industri dalam kerangka seleksi (baik untuk tahap pertama untuk menentukan "shortlist", maupun untuk tahap kedua untuk menentukan pemenang tender).
• Penyiapan dan pembaruan pasal-pasal kontrak standar terkait persyaratan di bidang HSE.
• Partisipasi dalam audit pra-kualifikasi kandidat yang mengajukan proposal untuk berpartisipasi dalam prosedur seleksi pelaksanaan pekerjaan / penyediaan layanan.
• Penyusunan laporan hasil audit pra-kualifikasi kandidat yang mengajukan proposal untuk berpartisipasi dalam prosedur seleksi pelaksanaan pekerjaan / penyediaan layanan (berdasarkan pengalaman saya, hal ini tidak terlalu sering dibutuhkan).
• Berpartisipasi dalam memberikan klarifikasi atas permintaan peserta tender

2. Tahap selanjutnya adalah bekerja dengan kontraktor.

Tahap ini diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak. "HSE Contract Specialist" membantu menemukan solusi sistemis untuk masalah yang muncul selama pelaksanaan pekerjaan kontrak:

Kegiatan utama meliputi, namun tidak terbatas pada:

• Pelaksanaan inspeksi pra-mobilisasi
• Pelaksanaan sesi penilaian risiko besar untuk seluruh proyek bersama dengan kontraktor
• Pelaksanaan sesi pra-instalasi sebelum memulai proyek
• Pengawasan aktivitas di lokasi
• Pembentukan skema komunikasi dengan manajemen organisasi kontraktor.
• Pemberian peringkat kepada organisasi kontraktor berdasarkan hasil audit pra-mobilisasi dan pelaksanaan pekerjaan
• Penentuan skema pembayaran motivasi berdasarkan kontrak untuk kontraktor
• Bantuan metodologis dan konsultasi penuh selama pekerjaan kontrak untuk organisasi kontraktor dan penanggung jawab kontrak

3. Tahap akhir manajemen organisasi kontraktor.

• Pemantauan pelaksanaan kegiatan
• Penyiapan dan pelaksanaan rapat penutupan berdasarkan hasil pekerjaan, termasuk data statistik aktivitas kontraktor (selama setahun atau selama periode kontrak)
• Pengembangan dashboard hasil akhir
• Penyiapan rekomendasi yang beralasan untuk kerja sama lebih lanjut dengan organisasi kontraktor
• Partisipasi dalam penyelesaian sengketa akhir

Seperti yang kita lihat, persyaratan kualifikasi untuk karyawan HSE semacam itu sangat tinggi, sehingga organisasi yang memutuskan untuk menerapkan proses manajemen kontraktor harus menyadari bahwa dengan mengambil "sembarang orang HSE", mereka tidak akan bisa mendapatkan hasil yang cepat.

Solusi jangka pendeknya adalah – membajak spesialis tersebut atau menyewa konsultan eksternal (membutuhkan biaya finansial yang besar!).

Solusi jangka panjangnya adalah – mendidik spesialis tersebut di dalam perusahaan sendiri (membutuhkan biaya tidak hanya finansial, tetapi juga waktu). Diperlukan sumber daya karyawan yang mampu melatih orang baru.

Jagalah spesialis Anda, mereka adalah dasar dari modal intelektual dan manusia perusahaan Anda serta kunci kesuksesan!