Hình ảnh của bộ phận HSE như một công cụ phát triển văn hóa an toàn

Kinh nghiệm của Nornickel

Hiệu quả của an toàn sản xuất không chỉ phụ thuộc vào chất lượng của các yêu cầu, quy trình và rào cản kỹ thuật. Điều quan trọng không kém là cách người lao động nhìn nhận chính bộ phận an toàn lao động và công nghiệp (HSE) — như những người kiểm soát hay những đối tác có khả năng giúp khối sản xuất làm việc an toàn hơn.

Tại Nornickel, việc xây dựng hình ảnh của bộ phận HSE đã trở thành một trong những định hướng độc lập nhằm phát triển văn hóa an toàn.

An toàn không chỉ được quyết định bởi hệ thống mà còn bởi thái độ đối với nó

Trong một công ty công nghiệp lớn, sự an toàn được đảm bảo bởi nhiều yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: rào cản kỹ thuật, quy trình, hệ thống quản lý rủi ro, đào tạo, kiểm soát và công việc của các chuyên viên HSE.

Tuy nhiên, hiệu quả của toàn bộ hệ thống xét cho cùng lại được thể hiện qua hành vi của từng cá nhân cụ thể. Người lao động đưa ra quyết định dừng công việc mất an toàn hoặc tiếp tục thực hiện nó. Người quản lý định hình thái độ đối với các yêu cầu an toàn trong tập thể. Còn chuyên viên HSE, thông qua sự tương tác hàng ngày với khối sản xuất, phần lớn sẽ quyết định liệu sự an toàn có bị coi đơn thuần là một hệ thống các rào cản hạn chế hay là điều kiện tất yếu để làm việc hiệu quả.

Do đó, công tác phát triển văn hóa an toàn tại Nornickel được xây dựng xoay quanh con người và hành vi của họ. Và một trong những đúc kết quan trọng là sự thấu hiểu rằng: thái độ của người lao động đối với bộ phận HSE ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tạo ra sự thay đổi trong sản xuất của chính bộ phận đó.

Hình ảnh của HSE — một phạm trù quản trị

Từ «hình ảnh» khi áp dụng vào an toàn sản xuất đôi khi được hiểu như một nhiệm vụ của truyền thông nội bộ. Trên thực tế, đây là một phạm trù quản trị có ý nghĩa lớn hơn rất nhiều.

Hãy hình dung hai tình huống. Trong tình huống thứ nhất, chuyên viên HSE chỉ được nhìn nhận như một người xuống khu vực sản xuất để vạch lá tìm sâu, phát hiện vi phạm và quy kết người có lỗi. Trong tình huống thứ hai — họ là một chuyên gia mà người lao động có thể tìm đến khi gặp vấn đề, cùng thảo luận về rủi ro, nhận được sự hỗ trợ chuyên môn và cùng nhau tìm ra giải pháp.

Thẩm quyền chính thức của chuyên viên có thể giống nhau, nhưng tính chất tương tác với khối sản xuất sẽ khác biệt về bản chất.

Khi bộ phận này chỉ được nhìn nhận như một cơ quan kiểm soát, người lao động sẽ có xu hướng hạn chế tối đa việc tiếp xúc với họ. Một tình huống tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn có thể sẽ không được đem ra thảo luận cho đến khi nó biến thành một vi phạm hoặc sự cố thực sự.

Với mô hình đối tác, cơ hội tiếp nhận thông tin sẽ đến sớm hơn rất nhiều — ngay từ giai đoạn còn là sự nghi ngờ, bất tiện, rủi ro tiềm ẩn hoặc thao tác chưa an toàn.

Vì vậy, việc phát triển hình ảnh của HSE không phải là nỗ lực nhằm làm cho bộ phận này được yêu thích hơn. Đó là việc tạo ra các điều kiện để chuyên viên HSE và người lao động trực tiếp sản xuất có thể tác động hiệu quả hơn đến sự an toàn.

Từ giám sát đến hợp tác đối tác

Về mặt lịch sử, bộ phận an toàn lao động tại nhiều tổ chức công nghiệp trước hết được hình thành với vai trò kiểm soát. Và việc kiểm soát tuân thủ các yêu cầu đến nay vẫn là phần quan trọng hàng đầu của hệ thống an toàn.

Nhưng nếu vai trò của HSE trong nhận thức của người lao động chỉ thu hẹp ở việc kiểm soát, bộ phận này sẽ trở thành một bên giám sát đứng ngoài hoạt động sản xuất. Trong khi đó, quản trị an toàn hiện đại đòi hỏi sự phối hợp chung trong việc nhận diện rủi ro, phân tích các thao tác sản xuất, tìm kiếm giải pháp, phát triển kỹ năng an toàn và ngăn ngừa sự cố.

Chính vì thế, một trong những hướng phát triển của bộ phận HSE tại Nornickel gắn liền với việc thay đổi nhận thức về bộ phận này — từ «người giám sát» sang người hỗ trợ và đối tác chuyên môn của khối sản xuất.

Điều này không có nghĩa là từ bỏ tính nghiêm khắc. Chuyên viên HSE vẫn phải kiểm soát các yêu cầu bắt buộc và xử lý các vi phạm. Điều thay đổi ở đây là tỷ trọng giữa các vai trò: chỉ ghi nhận vấn đề thôi là chưa đủ — điều quan trọng là phải giúp giải quyết vấn đề đó.

Hình ảnh của bộ phận HSE được cấu thành từ những yếu tố nào

Từ năm 2023, Nornickel đã thu thập phản hồi một cách có hệ thống về cách nhìn nhận của các cấp quản lý và người lao động tại các đơn vị sản xuất đối với bộ phận HSE. Thông tin thu được dùng để xây dựng chương trình nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận.

Trong quá trình này, điều quan trọng là phải thoát khỏi câu hỏi chung chung «bạn đánh giá tốt hay xấu về HSE?». Một câu trả lời như vậy hầu như không thể sử dụng để đưa ra các quyết định quản trị.

Do đó, nhận thức về bộ phận được xem xét thông qua bốn yếu tố cụ thể.

• Giao tiếp. Các chuyên viên HSE tương tác với người lao động như thế nào? Họ có biết cách giải thích các yêu cầu không? Có sự đối thoại hai chiều hay việc giao tiếp chỉ được xây dựng thông qua các biên bản yêu cầu khắc phục và lời nhắc nhở?
• Khả năng tiếp cận. Người lao động có thể tìm đến chuyên viên HSE khi phát sinh vấn đề thực tế trong sản xuất và nhận được sự hỗ trợ chuyên môn hay không?
• Tính hữu ích. Người lao động có nhìn thấy giá trị thực tiễn từ công việc của bộ phận này không? Các hành động của họ có giúp làm cho một thao tác cụ thể hoặc nơi làm việc trở nên an toàn hơn không?
• Quyết định và hành động. Các chuyên viên có khả năng đưa ra những quyết định chuyên nghiệp và thỏa đáng trong các vấn đề an toàn ở mức độ nào?

Bằng cách này, khái niệm trừu tượng về hình ảnh được chuyển hóa thành những định hướng công việc quản trị cụ thể.

Hình ảnh bắt đầu từ hành vi của các chuyên viên HSE

Không thể thay đổi thái độ của khối sản xuất đối với bộ phận HSE chỉ bằng một chiến dịch truyền thông. Nếu nói về tinh thần đối tác, nhưng khi tương tác trực tiếp lại chỉ thể hiện mô hình hành vi giám sát áp đặt, thì hiệu ứng mang lại sẽ hoàn toàn ngược lại.

Vì vậy, việc xây dựng hình ảnh trước hết phải bắt đầu từ chính nội bộ của bộ phận.

Tại Nornickel, một tổ hợp các sáng kiến đang được triển khai: phát triển chuyên môn cho các chuyên viên HSE, thực tập thực tế tại khu vực sản xuất, tìm kiếm các thao tác mất an toàn, thiết lập quy tắc tương tác với khối sản xuất, cơ chế phản hồi và hệ thống xếp hạng đánh giá bộ phận.

Điều cốt yếu là mỗi chuyên viên phải hiểu rằng: bất kỳ sự tương tác nào với khối sản xuất không chỉ ảnh hưởng đến việc giải quyết một vấn đề cụ thể, mà còn tác động đến sự sẵn sàng của người lao động trong việc chủ động tìm đến HSE trong tương lai.

Nếu người lao động nhận được sự hỗ trợ thiết thực, khả năng lần sau họ chủ động báo cáo sớm về vấn đề sẽ tăng lên. Nếu thay vì sự giúp đỡ, họ chỉ nhận lại những lời nhắc nhở mang tính hình thức, phản ứng tự nhiên có thể sẽ là xu hướng né tránh và giảm thiểu tối đa sự tương tác về sau.

Như vậy, chính văn hóa giao tiếp của các chuyên viên HSE cũng trở thành một phần của văn hóa an toàn.

Chuyên viên HSE phải am hiểu hoạt động sản xuất

Một yếu tố quan trọng khác là thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận HSE và khối sản xuất.

Các yêu cầu an toàn không thể được áp dụng một cách hiệu quả nếu tách rời khỏi bối cảnh sản xuất thực tế. Chuyên viên HSE không chỉ phải nắm vững các quy định tiêu chuẩn, mà còn phải hiểu rõ quy trình công nghệ, điều kiện thực hiện công việc thực tế, những hạn chế hiện có và nguyên nhân phát sinh các hành vi mất an toàn.

Chính vì lý do đó, một trong những công cụ phát triển năng lực cho nhân sự HSE là các đợt thực tập thực tế tại hiện trường sản xuất.

Mục tiêu của việc này không đơn thuần là mở rộng kiến thức kỹ thuật. Chuyên viên càng hiểu rõ công việc thực tế của khối sản xuất bao nhiêu, thì khả năng quyết định của họ được đón nhận như một giải pháp chuyên nghiệp và có tính khả thi càng cao bấy nhiêu.

Uy tín của bộ phận không chỉ được tạo dựng từ thẩm quyền quy định trên văn bản, mà từ năng lực thấu hiểu các vấn đề trong sản xuất và đề xuất được những giải pháp vừa đảm bảo an toàn, vừa cho phép hoàn thành nhiệm vụ sản xuất.

Phản hồi như một công cụ quản trị

Việc trao quyền cho người lao động đánh giá sự tương tác với các chuyên viên HSE mang một ý nghĩa đặc biệt.

Công ty đang phát triển hệ thống xếp hạng bộ phận, cho phép tiếp nhận phản hồi trực tiếp từ khối sản xuất. Đối với đội ngũ quản lý, điều này mang lại cơ hội nhìn thấy những điểm mù khó có thể nhận diện thông qua hệ thống quản lý phân cấp thông thường.

Người quản lý có thể đánh giá rất cao kiến thức chuyên môn của một nhân viên, trong khi người lao động trực tiếp lại có thể đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp, tiếp cận hoặc chất lượng phản hồi từ chính nhân viên đó.

Ngoài ra, bản thân logic trong mối quan hệ cũng thay đổi. Chuyên viên HSE không còn là người duy nhất đi đánh giá người khác. Khối sản xuất cũng có cơ hội đánh giá lại chất lượng công việc của bộ phận HSE.

Không phải để làm hài lòng khối sản xuất, mà để mang lại giá trị thiết thực

Khi làm việc về hình ảnh, điều quan trọng là không được đánh tráo mục tiêu.

Nhiệm vụ của HSE không phải là giành lấy điểm số đánh giá cao bằng mọi giá. Một quyết định chuyên môn trong lĩnh vực an toàn đôi khi về mặt khách quan sẽ gây ra sự hạn chế cho hoạt động sản xuất. Chuyên viên có thể buộc phải dừng công việc hoặc giữ vững lập trường gây bất tiện cho người lao động hoặc cấp quản lý.

Do đó, hình ảnh tích cực không đồng nghĩa với việc hoàn toàn không có xung đột.

Câu hỏi cốt lõi nằm ở chỗ khác: liệu người lao động có hiểu được nguyên nhân đằng sau quyết định đã đưa ra hay không, có coi chuyên viên HSE là người có năng lực và nhất quán hay không, có nhìn thấy lợi ích thực tế từ hành động của họ và sẵn sàng tìm đến họ một lần nữa hay không?

Đối với bộ phận HSE, điều quan trọng là phải giữ được sự cân bằng giữa tinh thần đối tác và tính nghiêm khắc chuyên môn.

Hình ảnh của HSE và văn hóa an toàn có mối liên hệ trực tiếp

Việc phát triển hình ảnh của bộ phận không tồn tại tách biệt khỏi công tác phát triển văn hóa an toàn chung.

Để tiến tới một nền văn hóa trưởng thành hơn, việc các chuyên viên HSE hoàn thành tốt chức trách của mình thôi là chưa đủ. Điều cần thiết là bản thân người lao động phải sẵn sàng báo cáo về các rủi ro, từ chối thực hiện các công việc mất an toàn, thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn và tham gia vào việc khắc phục chúng.

Và để làm được điều đó, cần phải có sự tin tưởng trong quá trình tương tác.

Người lao động phải hiểu rằng việc lên tiếng báo cáo về một vấn đề sẽ không chỉ dẫn đến việc truy tìm người có lỗi, mà trước hết là hướng tới việc tìm kiếm giải pháp.

Chính tại điểm này, hình ảnh không còn là câu chuyện của truyền thông mà chuyển hóa thành một nhân tố của văn hóa an toàn.

Từ chức năng kiểm soát — đến chức năng tạo ảnh hưởng

Ở một giai đoạn phát triển nhất định của hệ thống an toàn, sẽ nảy sinh một câu hỏi mang tính nguyên tắc: giới hạn của việc kiểm soát nằm ở đâu?

Không thể bố trí một chuyên viên HSE đứng cạnh từng người lao động và giám sát từng thao tác một. Một hệ thống trưởng thành phải tạo ra được những điều kiện để các quyết định an toàn vẫn được đưa ra ngay cả khi không có mặt chuyên viên kiểm soát ở đó.

Vì vậy, vai trò của bộ phận HSE ngày càng trở nên rộng mở hơn. Bộ phận này không chỉ phải kiểm soát việc tuân thủ các yêu cầu, mà còn phải tác động đến môi trường nơi con người đưa ra quyết định: thông qua đội ngũ quản lý, hoạt động đào tạo, tổ chức quy trình, tạo động lực, làm gương và chất lượng tương tác hàng ngày.

Và ở đây, hình ảnh có mối liên hệ trực tiếp với khả năng tạo ảnh hưởng của bộ phận.

Một người có thể nắm giữ thẩm quyền chính thức rất lớn nhưng lại có sức ảnh hưởng rất hạn chế. Và ngược lại, năng lực chuyên môn, sự nhất quán và niềm tin cho phép tác động vào tình huống sớm hơn rất nhiều trước khi phát sinh sự cần thiết phải sử dụng đến các biện pháp hành chính.

Từ niềm tin — đến hành vi an toàn

Kinh nghiệm của Nornickel cho thấy rằng hình ảnh của bộ phận HSE nên được nhìn nhận không phải như một nhiệm vụ truyền thông hay đánh bóng tên tuổi, mà như một trong những công cụ quản trị an toàn sản xuất.

Mục tiêu không nằm ở việc làm sao để bộ phận này được lòng người lao động. Điều quan trọng là các chuyên viên HSE phải dễ hiểu đối với khối sản xuất, dễ tiếp cận, chuyên nghiệp và hữu ích; để người lao động nhìn thấy mối liên hệ giữa hành động của HSE và sự cải thiện an toàn thực tế; để sự tương tác bắt đầu trước khi một vấn đề tiềm ẩn biến thành sự cố.

Để đạt được điều này, cần phải đồng thời phát triển năng lực chuyên môn của đội ngũ HSE, sự am hiểu của họ về hoạt động sản xuất, chất lượng giao tiếp, các quy tắc tương tác với người lao động, cơ chế phản hồi và khả năng theo đuổi các vấn đề đã phát hiện cho đến khi có giải pháp triệt để.

Khi đó, bản thân vai trò của bộ phận sẽ thay đổi. Họ vẫn giữ sự nghiêm khắc ở những nơi mà sự an toàn đòi hỏi, nhưng không còn bị nhìn nhận đơn thuần như một hệ thống giám sát. HSE trở thành đối tác của khối sản xuất và là trung tâm chuyên môn sâu, có khả năng giúp đỡ các cấp quản lý và người lao động nhận diện cũng như loại bỏ các rủi ro.

Chính mô hình tương tác như vậy sẽ tạo ra những điều kiện để sự an toàn trở thành nhiệm vụ chung của bộ phận HSE, đội ngũ quản lý và những người lao động trực tiếp sản xuất.