Seberapa sering kita bertanya pada diri sendiri: "Mengapa mereka tidak mendengarkan kita? Mengapa mereka tidak membaca instruksi? Mengapa mereka melanggar?" dan sebagainya. Ada banyak sekali pertanyaan "mengapa" yang muncul bagi seorang spesialis HSE selama bekerja. Dan sangat sering kita mencoba menyampaikan informasi kepada pekerja dengan mengeluarkan instruksi, peraturan, atau standar baru.
Namun, praktik menunjukkan bahwa informasi yang sampai ke pekerja biasa sering kali tidak sesuai dengan yang kita harapkan, atau bahkan tidak sampai sama sekali. Sekali lagi muncul pertanyaan: "Mengapa?" Karena mandor atau atasan langsung lainnya tidak memiliki waktu untuk memahaminya sendiri dan menyampaikan secara jelas serta konstruktif informasi yang mungkin tidak mereka pahami, atau mereka pahami tetapi dengan cara yang salah. Untuk mengatasi situasi seperti ini dan menginformasikan pekerja secara lebih efektif, organisasi kami menggunakan beberapa pendekatan yang juga membantu memastikan produktivitas sistem manajemen HSE.
Pertama: mengadakan hari HSE dan pengarahan keselamatan lima menit (safety briefing). Hari HSE di setiap departemen diadakan dalam format rapat yang dipimpin oleh kepala departemen sebulan sekali dengan melibatkan spesialis dari departemen HSE. Selama pelaksanaannya, isu-isu HSE terkini dibahas, kemudian dibuatkan notulen yang mencerminkan masalah yang didiskusikan dan tindakan yang perlu dilakukan berdasarkan hasil pembahasan tersebut. Pengarahan keselamatan lima menit diadakan pada awal setiap shift oleh atasan langsung untuk menarik perhatian pekerja pada isu-isu keselamatan yang paling penting. Untuk setiap prosedur, dokumen peraturan telah dikembangkan dan penanggung jawab telah ditunjuk. Apa manfaat dari solusi ini? Para pemimpin, dengan satu atau lain cara, akan terlibat dalam masalah HSE, sementara para pekerja menyadari persyaratan keselamatan dasar dan segera menerima informasi terkait masalah HSE.
Kedua: melakukan pengarahan di tempat kerja bersama dengan para pemimpin. Hal ini sangat membantu kami karena, pertama, ini memberikan kontrol tambahan atas pelaksanaan pengarahan, yang benar-benar bukan sekadar pendekatan formal. Kedua, ini sangat membantu dalam memahami, khususnya, mengapa pekerja melanggar persyaratan HSE tertentu. Ketiga, selama pengarahan, spesialis HSE membantu menjawab pertanyaan pekerja yang tidak selalu bisa dijawab oleh mandor. Selain itu, saya ingin mencatat bahwa dengan pendekatan ini, pekerja membangun kepercayaan terhadap spesialis HSE, yang berdampak positif pada keselamatan di organisasi secara keseluruhan.
Ketiga: melakukan inspeksi rutin bersama perwakilan departemen. Selama inspeksi, penting untuk menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yang sesuai dengan kondisi kerja dan pekerjaan yang dilakukan di departemen tersebut, guna memberikan contoh kepada pekerja. Saat melakukan inspeksi semacam ini, penting untuk tidak hanya memperhatikan pelanggaran, tetapi juga mengidentifikasi penyebab pelanggaran tersebut, serta mewawancarai pekerja. Bagaimanapun juga, pekerjalah yang paling tahu di mana letak area yang paling bermasalah dan akan memberikan umpan balik tentang masalah yang ada.
Keempat: menyelenggarakan pelatihan HSE. Ya, pelatihan HSE adalah tanggung jawab pemberi kerja. Di organisasi kami, pelatihan dilakukan dengan melibatkan spesialis HSE. Pendekatan terhadap pekerja selama pelatihan sangatlah penting. Jelaskan apa yang tidak dipahami, jangan mengabaikan pertanyaan yang mungkin kurang nyaman. Selama saya mengadakan pelatihan, saya telah melatih banyak pekerja. Dan banyak dari mereka yang tertarik dengan masalah HSE serta mempelajari sesuatu yang berguna berkat pelatihan tersebut. Saat mengadakan pelatihan tentang penggunaan APD, kami menerima umpan balik tentang peralatan pelindung yang tersedia di organisasi dan menyelesaikan masalah yang memerlukan perhatian kami.
Jadi, ada empat instrumen. Empat instrumen yang mungkin akan membantu membangun hubungan dengan pekerja, menangani masalah mendesak, dan memantau kepatuhan terhadap persyaratan keselamatan. Menurut saya, ini adalah solusi yang cukup sederhana dan mudah diterapkan. Seorang spesialis HSE adalah seseorang yang tidak hanya harus memiliki segudang pengetahuan tentang HSE, tetapi juga keterampilan komunikasi dengan orang lain. Dan pendapat setiap pekerja akan selalu membantu menarik perhatian pada hal-hal yang tidak kita perhatikan atau yang sama sekali tidak kita ketahui.