Al termine dello stage, i futuri dirigenti devono presentare una relazione sui risultati ottenuti durante una riunione, alla presenza della direzione e di tutti i responsabili degli altri reparti.
La parte finale dello stage si è rivelata la sfida più complessa per i futuri manager. È stata proprio la necessità di parlare in pubblico a causare la maggiore ansia a tutti, poiché in precedenza la maggior parte dei tirocinanti non aveva avuto altre esperienze se non la comunicazione all'interno di piccoli gruppi di lavoro.
Secondo i sondaggi sociali, nella classifica delle fobie, la paura di parlare in pubblico è tra i tre timori più forti e spaventosi per le persone.
Dopotutto, la valutazione non deve riguardare se stessi o il proprio reparto, ma un collega di un'altra unità. E non sempre, specialmente i manager alle prime armi, riescono a esprimere sinceramente la propria opinione e le proprie osservazioni. Entra in gioco un effetto di protezione del tipo «oggi a me, domani a te» o «non sono affari miei».
Secondo i feedback dei partecipanti allo stage:
«...Personalmente, la cosa più difficile è presentare la relazione sullo stage concluso durante la riunione... C'è bisogno di formazione su come parlare, di cosa parlare e, soprattutto, su cosa sia essenziale».
E alla domanda «Cosa è "mancato" durante lo stage nella posizione di responsabile HSE?» sono state ricevute queste risposte:
«….Forse bisognerebbe aggiungere come reagire alle critiche...»
Pertanto, per iniziare, è stato ideato un formato familiare e comprensibile per tutti: il «Rapporto di stage». Compilandolo, è necessario iniziare dai punti di forza e dalle pratiche positive. In questo modo si consolida l'idea che la ricerca di buone pratiche sia il risultato principale dei sopralluoghi e dell'interazione con il personale.
Successivamente, valutando gli indicatori, è stata delineata la dinamica dei cambiamenti, i rischi con i relativi livelli e i segnali premonitori che sono stati eliminati più o meno rapidamente. Sulla base di tali indicatori è stata fornita una valutazione della gestione dei rischi e dell'efficacia delle misure adottate. Complessivamente, ciò permette di individuare delle tendenze: positive, negative o l'assenza di tendenze, il che è comunque un risultato. Gradualmente, si è formata una valutazione finale dello stato della sicurezza sul lavoro nel reparto basata su indicatori qualitativi e quantitativi, consentendo di valutare in modo assolutamente oggettivo la situazione HSE nell'unità in cui è stato effettuato il sopralluogo.
Quando tutto diventa chiaro, anche la relazione diventa semplice. Tuttavia, molti hanno vissuto l'esperienza del parlare in pubblico con grande ansia. Non a caso gli analisti scrivono che parlare in pubblico è una delle fobie più forti per l'uomo. (Nella mia esperienza, uno specialista talentuoso e competente ha rinunciato a partecipare a eventi in cui avrebbe dovuto tenere presentazioni per due giorni, condividendo esclusivamente la sua esperienza, a causa di un improvviso peggioramento della salute).
L'esperienza di presentare la propria relazione in una riunione con circa 100 partecipanti ha permesso ai tirocinanti — futuri dirigenti a tutti gli effetti — di acquisire competenze in presentazioni efficaci, nell'espressione di una posizione personale e della propria opinione, competenze che si sono rivelate utili nel loro successivo lavoro come manager.
5 giorni che, di fatto, sono stati un corso per giovani manager, grazie al quale sono stati acquisiti strumenti indispensabili per organizzare e garantire condizioni di sicurezza senza perdere di vista l'essenziale.