HSEプロジェクトマネージャーのある一日:えっ?もう金曜日?

26 10月 2023 🇷🇺 オリジナル: русский 1 分で読める

金曜日は、通常、一週間で最も奇妙な日です。午前中に細かなやり残しがすべて溜まり、午後は分析と総括に充てられます。

私の考えでは、金曜日こそが「マルチタスク」という名にふさわしい日です。この災難に対処するための手法は数多くありますが、まずは先延ばし(プロクラスティネーション)の根本的な原因を理解する必要があります。

先延ばしは、不快だと感じる何かに取り組まなければならないという思いから生じます。

その際、脳内では痛みに関わる領域が活性化されます。しかし、いざ仕事に取り掛かれば、その感覚は消えてしまいます。

先延ばしとは、本質的に4つの要素から成る習慣です:

  1. キュー(プログラムされた状態に入り、習慣的な反応を引き起こすきっかけ)。例えば、ToDoリストにある「タスク」や、現場巡視の際に対処が難しい現場責任者がいるエリアなど。
  2. キューに対する私たちの反応(定型的な行動)。
  3. 報酬(新しい行動の強化、新しい報酬)。
  4. 他の方法ではできないという信念、思い込み。サポートグループ。

先延ばしに対処する効果的な方法は、最終結果ではなくプロセスに集中することです。

伝統的に、金曜日には週の締めくくり会議を行い、一週間の総括、達成できたタスクの分析、および次の期間に持ち越すタスクの確認を行います。ちなみに、これは管理リソースを含むリソースの要請を行う絶好の機会でもあります。

かつて私にとって金曜日は、一週間で最も恐ろしい日であり、その疲れが週末全体に響いていました。それは、私の愛するチームが締めくくり会議で、やり残しや問題、期限切れのリスク、活用されていないITアプリケーション、形式的な活動、そして根本原因の特定されていない課題などをすべて私に投げつけてきたからです。

ある時、これ以上は耐えられないと感じました。そこで、チーム全員でオフラインで集まった際、私たちは「一週間の始まりと毎日の始まりは、常に最も不快なタスクから取り掛かる」という約束をしました。するとどうでしょう?これが功を奏したのです!金曜日には、分かりやすくて簡単なタスクだけが残るようになりました。

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